Các tình huống pháp luật lao động: Từ hợp đồng lao động bằng văn bản sang hợp đồng điện tử cần điều kiện gì?!

VCCI sẽ tiến hành hướng dẫn thực hiện một số tình huống trong thực tiễn mà nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn trong trong quá trình áp dụng. Tại mỗi tình huống người đọc không chỉ nắm bắt được các quy định mới, mà còn có được những điểm mà người sử dụng lao động cần lưu ý hoặc những gợi ý về quy trình, thủ tục, cách thức tiến hành của doanh nghiệp.

Tình huống 3. Người sử dụng lao động (NSDLĐ) có thể thay thế Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với Người lao động (NLĐ) bằng văn bản sang  hình thức  thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được không? pháp luật quy định điều kiện gì?

Bộ Luật lao động (BLLĐ) 2019 lần đầu tiên quy định hình thức HĐLĐ giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (sau đây gọi là HĐLĐ điện tử). HĐLĐ điện tử có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản.

Theo Luật giao dịch điện tử 2005 thì Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.

Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định: Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

       1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

       2.Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.

       3.Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

NSDLĐ và NLĐ có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện HĐLĐ, song phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử và pháp luật lao động về HĐLĐ trong BLLĐ2019.
• Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
• Việc nhận, gửi, thời điểm, địa điểm nhận, gửi thông điệp dữ liệu trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải được thực hiện theo quy định tại các Điều 17, 18, 19 và 20 của Luật giao dịch điện tử 2005.

Theo Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định: Điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử

1.Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

1. Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
2. Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
3. Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
4. Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

2.Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn quy định tại Khoản 1 Điều này.

HĐLĐ điện tử được các bên ký kết thông qua việc sử dụng chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký. Chữ ký điện tử phải đảm bảo an toàn, có giá trị pháp lý và có chứng thực của một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử đăng ký và hoạt động theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử và bên chấp nhận chữ ký điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Như vậy, NSDLĐ có thể giao kết HĐLĐ điện tử với NLĐ. Tuy nhiên, NSDLĐ cần lưu ý các quy định của Luật giao dịch điện tử về việc đáp ứng các điều kiện của thông điệp dữ liệu để có giá trị như bản gốc, cũng như quy định về chữ ký điện tử trước khi giao kết. Các nguyên tắc, nội dung, thẩm quyền giao kết, nghĩa vụ mỗi bên trong quá trình giao kết vẫn phải đảm bảo tuân thủ quy định của BLLĐ 2019 về HĐLĐ.

Còn nữa...