Doanh nghiệp "tung chiêu" 4.0 chống chọi COVID-19

Ngay sau khi chỉ thị của Thủ tướng về lệnh “cách ly toàn xã hội”, các doanh nghiệp đều hưởng ứng và cùng quyết tâm thực hiện tốt nhất.

Tuy nhiên, kịch bản mà các doanh nghiệp mường tượng ra trong bối cảnh này là các vấn đề như: quản lý nhân viên, ký kết hợp đồng, gửi hóa đơn, họp trực tuyến, tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên và giao dịch với các cơ quan nhà nước sẽ rất khó khăn.

Khó khăn đầu tiên mà doanh nghiệp phải đối diện là vấn đề quản lý nhân sự. Trừ công việc bắt buộc còn hầu hết các doanh nghiệp đều cho cán bộ công nhân viên nghỉ tại nhà và điểm danh trực tuyến.

Điều này sẽ gây khó khăn cho điều phối công việc và làm giảm năng suất hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã linh hoạt bằng cách kết nối công nghệ như Facebook, Skype,…để nhân viên làm trực tuyến cùng xử lý công việc.

Như vậy, chỉ cần với công nghệ thì doanh nghiệp vẫn có thể điều hành công ty được. Mọi dữ liệu đều đã có sẵn trên mạng tổng nên cán bộ công nhân viên sẽ không gặp khó khăn về thông tin. Với cách ứng phó này vẫn đảm bảo được cách ly mà công việc không bị trì trệ.

Hiện nay, có nhiều ứng dụng và công cụ có thể đáp ứng và xử lý được những khó khăn đó. Hầu hết các doanh nghiệp đều đã triển khai từ trước ngày cách ly nên việc giao dịch hóa đơn và thanh toán cũng không gặp khó khăn.

Trên thị trường đã xuất hiện loại hình chữ ký số mới giúp doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản là có thể phân quyền cho nhiều người cùng ký một lúc và ký trên nhiều nền tảng (PC, Laptop, Tablet, Mobile) như eSign. Như vậy việc giao dịch ký kết hợp đồng cũng không phải là quá khó khăn.

Người dùng ký và gửi chứng từ ngay tới khách hàng qua email, phát hành hóa đơn trên điện thoại, rút ngắn thời gian giao dịch. Chưa kể một số nhà phát hành như MISA còn tích hợp chức năng thanh toán trên hóa đơn điện tử meInvoice.vn để khách hàng tra cứu hóa đơn có thể thanh toán qua: Vnpay QR, ví điện tử, internet banking,… nhằm tăng tính linh động trong thanh toán cho cả người mua và người bán.

Chị Trần Thị Phương Mai, Giám đốc công ty phong thủy Tâm Linh Việt chia sẻ: “Tôi đã chuẩn bị phương án ứng phó bằng cách ký kết hợp đồng online và tư vấn phong thủy trực tuyến cho khách hàng. Tuy không thuận tiện nhưng 15 ngày sẽ qua nhanh. Chúng ta sẽ toàn thắng”.

Nhưng khó khăn để ứng phó chật vật nhất vẫn là họp trực tuyến. Bởi lẽ hầu hết nhân viên chưa quen với hình thức này. Để triển khai và thích nghi cũng cần có một thời gian. Tuy nhiên, khi đã quen rồi thì lại rất phù hợp với thời đại 4.0 và sẽ tạo cảm giác năng động cho cán bộ công nhân viên khi mùa đại dịch đi qua.

Thói quen của các công ty trước đây luôn là họp trực tiếp. Tại đó có thể đưa ra các ý kiến tranh luận và phản biện. Quan trọng hơn là cảm xúc trực tiếp khiến cho nhân viên sẽ tốt hơn là họp trực tuyến.

Muốn đạt hiệu quả cao cho việc này và vẫn tạo cảm xúc tốt các doanh nghiệp cần có hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các công cụ phổ biến như Cisco webex, Zoom, Google Hangout, Skype,… để bất kỳ nhân viên nào cũng là chuyên gia họp trực tuyến, biết cách đưa ra và lắng nghe ý kiến hợp lý trong phòng họp trực tuyến.

Khó khăn này chưa qua, khó khăn khác đã đến. Điều đó làm tinh thần của nhân viên khi ở nhà làm việc sẽ bị giảm xuống rất nhiều. Yếu tố môi trường và không khí làm việc quyết đỉnh rất nhiều đến tính sáng tạo và năng động trong công việc của nhân viên. Việc ở nhà trong không gian bó hẹp sẽ khiến nhân viên bị tù túng và bí bách.

"Binh pháp" để ứng phó với tình huống này đòi hỏi sự sáng tạo, chủ động trong thay đổi cách xây dựng văn hóa công ty, sử dụng trang tin nội bộ nhằm tuyên truyền, khích động tinh thần làm việc, các trò chơi online đậm văn hóa…

Anh Cao Văn Tuấn, Giám đốc sàn đấu giá cổ vật Hải Phòng chia sẻ: “Tôi thường xuyên tạo các hiệu ứng online và bán đấu giá online cho nhân viên của tôi tương tác với các khách hàng để vẫn giữ được cảm xúc. Mọi giao dịch sau khi kết thúc lệnh giới nghiêm khi ấy sẽ triển khai”.

Và cuối cùng là khó khăn khi giao dịch với ngân hàng bị gián đoạn. Trong khi đó với các doanh nghiệp tài chính là huyết mạch để vận hành công ty.

Khi lệnh cách ly có hiệu lực thì kế toán khó khăn để ra ngân hàng giao dịch, dòng tiền của công ty đối mặt với việc bị ngưng trệ: tiền bán hàng không về, lương không thể trả cho nhân viên… Giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET cùng dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử BankHub, chỉ cần internet banking, kế toán có thể thực hiện đủ nghiệp vụ:  Thanh toán, tự động hạch toán lệnh chuyển tiền,… mà không cần đến ngân hàng.

Toàn quốc đã ra một lệnh tổng tấn công với COVID-19 trong 15 ngày. Đây là khoảng thời gian vàng để chúng ta có thể chiến thắng được giặc dịch. Mỗi một doanh nghiệp là một binh đoàn kiên cường chiến đấu. Lúc này hơn ai hết doanh nghiệp cần giữ vững tinh thần nhân viên và chuẩn bị đầy đủ kịch bản để ứng phó trước mọi tình huống.