Minh bạch hoá chi phí quản lý vận hành chung cư

Tại giai đoạn dự án đã vận hành và có cư dân về ở, việc thay đổi đơn vị quản lý có thể làm phát sinh một số rủi ro ảnh hướng tới các bên liên quan.

Tại Hà Nội, nhiều dự án chung cư có sự thay đổi đơn vị quản lý sau một thời gian bàn giao cho cư dân. Nguyên do là theo quy định của Nhà nước, sau 12 tháng kể từ ngày dự án được bàn giao và đưa vào sử dụng, chủ đầu tư cần tổ chức Hội nghị Nhà Chung cư lần đầu để quyết định Ban quản trị - là đại diện cho các chủ sở hữu của chung cư, những cá nhân này đồng thời có quyền đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành (còn gọi là Ban quản lý). 

Như vậy có thể hiểu là: Khi chưa tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức việc quản lý vận hành nhà chung cư. Sau khi tổ chức thì Ban quản trị chung cư có quyền quyết định lựa chọn Ban quản lý mới.

Phần lớn các dự án khi đi vào vận hành thì chủ đầu tư và chủ sở hữu sẽ có các quan điểm khác nhau liên quan tới quỹ bảo trì hoặc tính minh bạch trong sở hữu diện tích chung riêng. Do đó, sau Hội nghị nhà chung cư thì nhiều Ban quản trị và cư dân sẽ chọn thay đổi đơn vị quản lý mới, thay thế với đơn vị ban đầu được chọn bởi chủ đầu tư. Việc này sẽ diễn ra theo hình thức đấu thầu và thông thường đơn vị quản lý mới sẽ được chọn lựa dựa trên yếu tố chi phí cạnh tranh.

Song, việc thay đổi đơn vị quản lý có thể phát sinh nhiều rủi ro, đặc biệt trong quá trình chuyển giao. Vậy nên, bên cạnh yếu tố chi phí, để giảm thiểu rủi ro, các bên liên quan cần lưu ý các vấn đề sau khi cân nhắc chuyển đổi đơn vị quản lý tại dự án:

Thứ nhất, mỗi dự án sẽ có những yêu cầu vận hành riêng biệt được đơn vị quản lý hiện tại xử lý theo nguyên tắc và quy định riêng của đơn vị đó. Việc thay đổi đơn vị quản lý sẽ cần nhiều thời gian bàn giao để đơn vị mới tiếp quản thành thục, đơn cử như những vấn đề liên quan đến hệ thống, quy trình quản lý, dữ liệu cư dân.

Những rủi ro trong quá trình chuyển giao sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành sau này và đời sống của cư dân. Việc này còn chưa kể tới sự khác biệt giữa hai đơn vị quản lý trong cách thức xử lý vấn đề, cư dân cũng cần thời gian để làm quen và thích nghi.

Thứ hai, những đơn vị được lựa chọn chủ yếu dựa trên yếu tố cạnh tranh trong phí dịch vụ, thường chỉ cung cấp các dịch vụ quản lý cơ bản của tòa nhà. Vì vậy khó có thể nhận định rằng họ đạt được những tiêu chuẩn của một đơn vị quản lý chuyên nghiệp. Từ đó không chỉ ảnh hưởng tới chất lượng vận hành mà về lâu dài sẽ tác động xấu tới tuổi thọ, giá trị của dự án.

Thứ ba, các thành viên của Ban quản trị nên là những cá nhân có trình độ, hiểu biết về quyền và trách nhiệm của mình, đồng thời có chuyên môn cơ bản trong công tác quản lý vận hành. Quản lý vận hành không chỉ là bảo vệ, dọn dẹp vệ sinh, thu phí mà còn là việc bảo trì, hỗ trợ phía sau, liên quan tới máy móc và thiết bị tại dự án.

Công tác quản lý vận hành còn liên quan đến hệ thống MEP - bao gồm 04 hạng mục chính: Hệ thống thông gió và điều hòa không khí; cấp thoát nước và thiết bị vệ sinh; hệ thống điện; hệ thống báo cháy và chữa cháy.

Các đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp khi trực tiếp điều hành sẽ trực tiếp nắm cách thức vận hành và chủ động lên lịch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị chuyên dụng này nhằm đảm bảo chất lượng vận hành tốt nhất. Tiêu chí này chỉ thường có ở các đơn vị quản lý chuyên nghiệp.

Thứ tư, khi cư dân chủ động đấu thầu đơn vị quản lý, ngoài vấn đề chi phí dịch vụ cũng cần quan tâm tới các tiêu chí về tên tuổi của nhà quản lý gắn liền với các dịch vụ chuyên nghiệp như: hồ sơ kỹ thuật, kế hoạch nhân sự, quản trị rủi ro, lịch trình bảo dưỡng...

Điểm ưu việt của những Ban quản lý chuyên nghiệp là công tác quản lý minh bạch tài chính với hai phía quan trọng là Chủ đầu tư và Cư dân. Hiện nay, các đơn vị chuyên nghiệp có xu hướng áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa và minh bạch chi phí vận hành tòa nhà, từ đó góp phần tránh được những xung đột liên quan giữa các bên.