Năng suất số

Ths VŨ TUẤN ANH - Chuyên gia chuyển đổi số khởi nghiệp và đổi mới sáng tạo• 28/03/2022 11:00

Năng suất số là một trong những mục tiêu quan trọng tuy nhiên nó lại ít được đề cập trong chiến lược cũng như thực hiện chuyển đổi số.

>>Chuyển đổi quản lý trong chuyển đổi số

Trên thực tế, năng suất số thực sự là một phần quan trọng tích hợp trong tất cả các mục tiêu chuyển đổi số nói trên.

Tự động hóa các nghiệp vụ làm tăng năng suất lao động, đồng thời tiết kiệm chi phí. (Ảnh: Trung tâm Điều độ hệ thống điện TP HCM)

Tự động hóa các nghiệp vụ làm tăng năng suất lao động, đồng thời tiết kiệm chi phí. (Ảnh: Trung tâm Điều độ hệ thống điện TP HCM).

Năng suất số - áp lực vận hành doanh nghiệp

Năng suât số không còn là một điều gì đó xa vời mà đã hiện diện tạo ra những áp lực thật sự trong vận hành doanh nghiệp. Một chủ cửa hàng café nhỏ cũng quan tâm tới việc nhân viên của mình sẽ thao tác vận hành ra sao trên các apps đặt món. Một chủ doanh nghiệp SME quan tâm tới 100 nhân viên của mình nhận, thực thi và báo cáo tình hình hoạt động thông qua các ứng dụng giao việc và quản trị hiệu suất.

Một doanh nghiệp có nhà máy rất quan tâm tới nhân viên sử dụng hệ thống lập kế hoạch sản xuất thông minh nhằm điều động các lệnh sản xuất, mua nguyên vật liệu, kế hoạch bảo trì cũng như kế hoạch tuyển dụng đảm bảo sản xuất kịp tiến độ.

Năng suất số phụ thuộc đầu tiên vào tốc độ số hóa trong doanh nghiệp. Tốc độ số hóa và mức độ số hóa càng cao thì càng mang lại gia tăng trong năng suất số. Bản chất của vấn đề này nằm ở chỗ khi chuyển đổi số, doanh nghiệp chuyển đổi một phần thay vì toàn bộ hệ thống vận hành. Như vậy trong doanh nghiệp sẽ tồn tại một phần đã số hóa và một phần là truyền thống. Người nhân viên sẽ phải làm việc trên cả hai không gian số và truyền thống.

Quay trở lại ví dụ trong nhà máy, người nhân viên sẽ phải in ra các thông tin nhằm phối hợp với kho và bên mua hàng nếu như giải pháp chuyển đổi số trong nhà máy chỉ dừng lại ở số hóa dữ liệu mà chưa thực hiện số hóa quy trình. Tương tự như vậy, trong cửa hàng café, sau khi nhận được đơn hàng nếu như không có quy trình phối hợp với bếp thì các lệnh đặt món vẫn phải in ra theo quy trình truyền thống. Các phân tích về năng suất cũng như quy trình nghiệm vụ cần được thực hiện để đảm bảo chuyển đổi số đồng nhất giảm thiểu tối đa hiện trang “nửa nạc nửa mỡ” trong chuyển đổi số.

>>Không còn lãnh đạo cấp trung?

Quy trình đơn giản, dễ áp dụng

Yếu tố thứ hai trong chuyển đổi số tác động tới năng suất số đó chính là quy trình trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần có các quy trình và bảng mô tả công việc rõ ràng để chỉ dẫn nhân viên cần làm gì ở mọi vị trí và sẽ phối hợp với nhau như thế nào. Quy trình rất quan trọng khi định hướng cho nhân viên 5 W 1 H: What- làm gì, Who – ai làm, Whom- làm với ai, When- làm khi nào và Where- làm ở đâu cuối cùng How- làm thế nào.

Quy trình càng rõ ràng, đơn giản sẽ giúp cho nhân viên gia tăng năng suất thông qua quy tắc 4 dễ 1 khó đơn giản: Dễ dạy – Dễ nhớ - Dễ tuân thủ - Dễ làm theo và khó sai.

Các công nghệ, giải pháp số còn mang lại các hoạt động nhằm tối ưu hóa và gia tăng năng suất của nhân viên. Ví dụ hiện tại, các doanh nghiệp đang sủ dụng Chatbot để tương tác và giải quyết khiếu nại khách hàng. Giải pháp này chính là công cụ gia tăng năng suất của nhân viên phục vụ khách hàng. Các doanh nghiệp khi chuyển đổi số bên cạnh đầu tư các hệ thống số cốt lõi cần nghiên cứu triển khai các công cụ số đơn giản dễ áp dụng.

Chuyển đổi số về bản chất nhằm tạo ra dòng thông tin khi doanh nghiệp vận hành. Tất cả các thực thi, vận hành và làm việc tại mọi vị trí là kết quả của quá trình tiếp nhận, xử lý thông tin và ra quyết định. Chúng ta có thể thấy năng suất số phụ thuộc rất nhiều vào tính chính xác, tính cập nhật, tính đấy đủ, tính chi tiết và tốc độ xử lý thông tin trên toàn hệ thống. Dòng thông tin chính là đầu vào quan trọng cho tất cả công việc bên cạnh 4 M truyền thống bao gồm Material- nguyên vật liệu, Machine- Máy móc, Manpower- con người và Method – cách thức tiến hành.