Văn phòng điện tử-Lời giải cho bài toán năng suất lao động

Trên 90% các doanh nghiệp đang thực hiện kí văn bản và lưu trữ văn bản theo phương pháp thủ công truyền thống: kí tay, đóng dấu, gửi chuyển phát, lưu trữ tài liệu trên giấy tại văn phòng. Mặc dù thường xuyên gặp phải những vấn đề như chờ đợi người kí chưa sắp xếp được thời gian, quên kí, đi vắng; chuyển phát văn bản chưa đến, bị thất lạc; lưu trữ văn bản chồng chất trong văn phòng, tìm kiếm hết cả buổi... nhưng các doanh nghiệp lại "quên" hoặc chưa từng nghĩ tới một công cụ có thể giải quyết hết các "nỗi niềm" này.

Thấu hiểu Doanh nghiệp, Trung tâm CID (Trung tâm Tin học và Công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công thương) cung cấp giải pháp Văn phòng Điện tử (ERP Store), giúp gỡ khó cho doanh nghiệp trong xử lí văn bản, tập trung thời gian và nguồn lực vào cải thiện năng suất lao động.

Kí nội bộ và kí giữa các doanh nghiệp

Hiện nay chỉ một số các doanh nghiệp lớn đang ứng dụng kí điện tử nội bộ để giúp làm tăng hiệu quả quá trình trao đổi văn bản, giấy tờ; còn lại hầu hết các doanh nghiệp đều chưa ứng dụng hoặc chưa nghĩa đến một công cụ trợ giúp hiệu quả quá trình kí và lưu trữ văn bản, hướng đến một văn phòng không giấy tờ. ERP Store giúp doanh nghiệp kí văn bản theo hai hướng: kí nội bộ và kí giữa doanh nghiệp với nhau - chức năng chưa sản phẩm nào khác trên thị trường làm được.

Nhiều lợi ích đem lại cho doanh nghiệp

Ngoài sự tiện lợi không thể phủ định dành cho các đối tượng tham gia quá trình kí văn bản bao gồm cả nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp vì có thể kí từ bất kì đâu và vào bất cứ thời gian nào, ERP Store giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn và văn phòng phẩm, giải phóng không gian lưu trữ hồ sơ-tài liệu, và quản lí văn bản rất thuận tiện theo các trường thông tin cơ bản. Doanh nghiệp cũng không phải lo đầu tư vào cơ sở hạ tầng cho hệ thống vì ERP Store được vận hành trên nền tảng cloud: chi phí thấp, hiệu quả cao.

Hợp pháp và bảo mật

Khi sử dụng hệ thống ERP Store, doanh nghiệp sẽ băn khoăn hai vấn đề quan trọng đó là giá trị pháp lý của chữ kí và tính bảo mật của hệ thống. Căn cứ vào các quy định của Luật Giao dịch Điện tử do Chính phủ ban hành, chữ kí điện tử thông qua hệ thống ERP Store là hoàn toàn hợp pháp. Ưu việt hơn hẳn so với dịch vụ chuyển phát văn bản khi chức năng bảo mật thông tin trở nên khó kiểm soát, ERP Store giúp giải quyết vấn đề bảo mật thông qua hệ thống mã hóa bất đối xứng theo chuẩn RSA/AES 265 bits. Hệ thống có chức năng đánh water mark gắn với cá nhân người đọc văn bản hoặc gửi văn bản ra ngoài. Vì vậy chỉ cần mở văn bản ra là biết những cá nhân nào đã "chạm" vào văn bản.

Sử dụng dễ dàng, hỗ trợ thiết bị chữ kí số

Tất cả những người dùng đều đồng ý rằng hệ thống rất dễ sử dụng ngay cả đối với những user ngại sử dụng công nghệ. Ngoài kí trực tiếp, hệ thống hỗ trợ kí thông qua các thiết bị chữ kí số như SIM CA, USB Token hay thiết bị di động. Thêm nữa, hệ thống có khả năng tích hợp với các phần mềm hiện có của doanh nghiệp để bổ sung những chức năng còn thiếu trong hệ thống. Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống kí nội bộ thì chỉ cần thêm các API giao tiếp để tích hợp được với hệ thống ERP Store và thực hiện kí được với doanh nghiệp ngoài.

Diệu Oanh