Bí mật nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Ảnh minh họa.

Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù nhìn bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ vẫn đang căng ra để dự trù và xử lý bất kỳ sự cố không mời mà đến nào.

Đối với người làm nghề này, mỗi sự kiện, đặc biệt là những sự kiện lớn với vô vàn công đoạn chuẩn bị thường phải thức trắng nhiều đêm liền. Tới ngày sự kiện diễn ra, dù chân tay rã rời, đầu óc căng thẳng tưởng chừng như muốn nổ tung nhưng vẫn phải buộc bản thân không được phép mệt mỏi, phải tỉnh táo cân não để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Vậy tại sao lại phải cân não trong tổ chức sự kiện?

Cảm hứng - Ý tưởng

Người làm nghề sự kiện phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá. Cảm hứng là điều không bao giờ được phép mất đi và phải luôn luôn dồi dào trong trái tim một người làm nghề sự kiện. Cảm hứng trong công việc quyết định rất nhiều đến việc cho ra đời những ý tưởng hay, nội dung hấp dẫn.

Tuy nhiên việc duy trì, nuôi dưỡng nguồn cảm hứng để nó không bị bào mòn là một thử thách đối với người làm sự kiện. Tổ chức quá nhiều chương trình, các chương trình có tính chất giống nhau hay khách hàng đặt ra những đòi hỏi hóc búa là những yếu tố khiến người tổ chức sự kiện dễ lâm vào tình trạng bí ý tưởng.

Có người từng khẳng định rằng: nghề tổ chức sự kiện là nghề của những ý tưởng. Ý tưởng chính là cái "hồn" của một sự kiện. Một sự kiện thành công không thể đi theo lối mòn cũ rích, trở thành bản sao của những người đi trước. Cái cốt lõi yêu cầu trong ý tưởng chính là khả năng sáng tạo, đôi khi là độ "liều" và "điên" của người làm nghề.

Nhưng để có một ý tưởng mới lạ, hay ho thì không phải dễ dàng gì. Ngoài ra, người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Công việc này thực tế tốn rất nhiều công sức, thời gian, nhiều khi phải mất ăn mất ngủ thì đứa con tinh thần ưng ý mới được chào đời.

Đàm phán

Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp là công việc quan trọng của người tổ chức sự kiện. Người làm nghề này phải luôn bắt bộ não hoạt động hết công suất, theo hướng làm cách nào để "quản lý" được khách hàng và giải quyết được những mong muốn, kỳ vọng của họ, vừa không khiến họ phật lòng. Vì một khi khách hàng đã không thấy thoải mái, họ sẽ không ký kết hợp đồng, đồng nghĩa với việc bạn đã thua trên bàn đàm phán.

Nhưng thua cũng có nhiều kiểu thua. Cái kết hoàn hảo nhất cho một cuộc đàm phán là cái kết "win-win" - đôi bên cùng có lợi và cùng thấy thỏa mãn. Ngoài nội dung chương trình không hợp lý thì yếu tố dễ dẫn đến việc phá hủy cái kết "win-win" nhất chính là vấn đề tài chính. Bởi có tiền mới có thể làm sự kiện. Khách hàng yêu cầu quá cao trong khi đó ngân sách lại hạn hẹp khiến mọi ý tưởng hay ho đều không thể thực hiện được.

Người chịu trách nhiệm đàm phán với khách hàng bằng mọi giá phải giải thích được tính bất khả thi ấy để "mặc cả". Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng hiểu được triết lý "tiền nào của nấy" nên trong quá trình đàm phán việc phải cân não liên tục là điều dễ hiểu.

Bên cạnh đó người tổ chức sự kiện cũng phải làm việc với nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được coi là một mắt xích trong chuỗi vận hành sự kiện và chỉ cần một mắt xích bị đứt, dây chuyền lập tức bị gián đoạn và ảnh hưởng. Đó là lý do vì sao những người làm công tác tổ chức sự kiện luôn phải lường trước và có phương án dự phòng cho những rủi ro từ nhà cung cấp để không bị rơi vào tình thế "tiến thoái lưỡng nan".

Một sự kiện không biết đến bao nhiêu hạng mục, một hạng mục có đến bao nhiêu thể loại, một thể loại thì lại có bao nhiêu nhà cung cấp với các mức giá cao thấp khác nhau. Vì thế khi làm việc với các đơn vị cung cấp bạn phải biết người, biết nghề và biết giá nếu như bạn không muốn bị "hớ". Gọi cái bàn cái ghế còn dễ, giả dụ như bạn gọi ca sĩ - người mẫu hạng A thì bạn sẽ thấy cái sự đàm phán đó thật sự phải cần cân não.

Giải quyết khủng hoảng

Trong nghề sự kiện đầy rẫy những nguy hiểm rình rập thì các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những cơn đau tim. Trong những tình huống ấy, người tổ chức sự kiện cùng team của mình phải có một tinh thần thép để giữ được bình tĩnh, cân não thật nhanh để tìm ra hướng giải quyết ổn thỏa.

Lấy ví dụ như khi dàn âm thanh có vấn đề, vũ công không thể lên trình diễn thì phải chỉ đạo MC cứu cánh bằng vài tiết mục tấu hài độc diễn hay giao lưu với khán giả. Thậm chí diễn viên trên sân khấu quên thoại, người làm sự kiện phải xử trí bằng cách cầm lời thoại đứng dưới nhắc.

Có trường hợp gần giờ diễn thì một người mẫu vô ý làm rách trang phục. Vậy là dù nhà thiết kế có đau đớn đến thế nào cũng phải chấp nhận cắt luôn phần rách, "chế biến" trang phục thành một mẫu mới. Bi hài hơn là có lúc người đạo diễn sự kiện còn phải chỉ đạo người mẫu tự trang điểm cho nhau, hoặc ekip cũng phải vào phụ đánh phấn tô son vì chuyên gia trang điểm không thể đến kịp giờ.

Chừng ấy những yếu tố không mời mà đến tưởng như nhỏ nhặt nhưng hoàn toàn có thể làm bể show ngay lập tức nếu người làm sự kiện không có hướng giải quyết kịp thời. Nhiều lúc những người trong nghề hay ví von rằng người làm nghề này còn cần phải có một "trái tim nóng" và một "cái đầu lạnh".

"Trái tim nóng" để luôn duy trì được nhiệt huyết với nghề, không ngại khó ngại khổ. Còn "cái đầu lạnh" tức là luôn phải tỉnh táo và bình tĩnh trong mọi tình huống, sáng suốt lựa chọn những phương án tối ưu nhất để tổ chức, giải quyết những vấn đề cân não của tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho tới khi sự kiện khép màn thành công.

(*) Nội dung tham khảo cuốn:
Nghề sự kiện- Thiên đường nơi địa ngục.
Tác giả: Lê Trần Đắc Ngọc.

Theo Trí Thức Trẻ