Đầu năm 2020, đại dịch ập đến và càn quét thế giới, các thành phố buộc phải thực hiện các biện pháp giãn cách để chống dịch, các doanh nghiệp buộc phải nhanh chóng chuyển sang chế độ làm việc từ xa nếu không muốn phá sản và đóng cửa hoàn toàn.

Đó hoàn toàn là một thách thức đối với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp ít dựa vào công nghệ hoặc chưa chú trọng vào đầu tư công nghệ, nhưng cũng không còn cách nào khác.

Làm việc từ xa lên ngôi

Phương thức làm việc từ xa cũng chẳng phải là mới mẻ gì, nó đã có từ lâu. Ví dụ như IBM, họ đã làm việc từ xa từ những năm 1980, đến năm 2017, họ đã có 40% nhân viên làm việc từ xa.

Nhưng làm việc từ xa thời đó không dành cho tất cả các công ty vì quá đắt và phức tạp, nhất là những công ty ít tiền, người lao động không quen sử dụng công nghệ. Các công ty triển khai làm việc từ xa thường là các công ty công nghệ với lực lượng lao động giỏi công nghệ và nhiều tiền như IBM.

Cho đến khi “bão” Covid càn quét, các công ty trên khắp thế giới buộc phải đối mặt với hiện thực: đóng cửa phá sản hoặc chuyển đổi từ làm việc trực tiếp sang làm việc từ xa để duy trì hoạt động.

May thay giờ đây, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, mọi thứ không còn đắt và phức tạp như trước nữa. Công nghệ dễ và rẻ đã biến phương thức làm việc từ xa trở nên phổ biến và đơn giản, kể cả với những người không giỏi công nghệ lắm.

“Thiên thời”, “địa lợi”, “nhân hòa” có đủ nên cả thế giới đổ xô làm việc từ xa. Và vì vẫn có thể duy trì hoạt động, thậm chí có lợi nhuận nên hình thức làm việc này được các ông chủ doanh nghiệp thích và triển khai hàng loạt.

Làm việc từ xa được yêu thích nhiều đến nỗi nhiều công ty còn tuyên bố cho làm từ xa mãi mãi. Jack Dorsey, CEO của Twitter tuyên bố vào tháng 5/2020 rằng: “nhân viên Twitter giờ đây có thể làm việc tại nhà mãi mãi”. Cũng vào tháng đó, CEO Facebook có tuyên bố tương tự khi cho phép các nhân viên có thể làm việc từ xa vĩnh viễn và tích cực tuyển dụng nhân viên làm từ xa.

Việt Nam cũng vậy, các công ty nhanh chóng chuyển sang làm từ xa khi có dịch, thường ít nhất 50% theo chủ trương của Nhà nước, một số công ty có lợi thế công nghệ thì nhiều hơn như FPT Software Việt Nam cho 70% nhân viên làm từ xa từ 3/8/2020.

Các công ty công nghệ bán các công cụ phục vụ làm việc từ xa nhờ thế cũng lên ngôi theo.

Zoom - một công cụ họp trực tuyến có doanh thu năm 2019 là 623 triệu USD. Nhưng chỉ sau hơn 1 năm đại dịch, doanh thu năm 2020 là 2,6 tỷ USD. Cho đến nửa đầu năm 2021, con số mà công ty này đạt được là 2 tỷ USD. Các công ty công nghệ khác cũng ghi nhận sự tăng trưởng mạnh.

Vì công nghệ dễ dùng, chẳng cần đào tạo nhiều nên những người lao động sau một thời gian bỡ ngỡ cũng đã nhanh chóng quen với nó. Khi kỹ năng đã đầy đủ, công việc vẫn có thể giải quyết tương tự như khi đi làm trực tiếp, lại còn hoàn toàn chủ động về thời gian, họ thích. Rồi quá nhiều người thích. Thế là làm việc từ xa lên ngôi.

Lộ ra nhiều bất cập

Sau hơn một năm bùng nổ làm việc từ xa, các công ty giờ đây lại muốn kéo nhân viên trở lại văn phòng.

Tháng 7 vừa qua, Twitter lần đầu tiên mở văn phòng tại San Francisco và New York kể từ đại dịch.

Tháng 8/2020, Facebook cũng tuyên bố nhân viên chỉ được làm việc từ xa đến mùa hè năm 2021.

Google cũng vậy. CEO Sundar Pichai cho biết trong một email gửi đến các nhân viên của mình: “Chúng tôi đang chào đón hàng chục nghìn nhân viên Google trở lại trên cơ sở tự nguyện”.

Tình hình diễn ra tương tự với Apple, Amazon, Microsoft và nhiều công ty lớn khác.

Tuy nhiên, dưới sự phản đối quyết liệt của người lao động do virus vẫn còn tồn tại và chưa được khống chế hoàn toàn, đa số các kế hoạch này đều phải lùi thời gian đến năm 2022.

Lý giải về việc gọi nhân viên trở lại văn phòng, các công ty đều nêu lý do về hiệu quả, hiệu suất làm việc hoặc thiếu tương tác, sáng tạo, thực tế.

Mới đây, tạp chí Nature Human Behavior công bố kết quả nghiên cứu của Microsoft được thu thập từ 61.000 nhân viên trong thời gian từ 12/2019 - 7/2020. Theo đó, Microsoft kết luận rằng việc chuyển sang làm việc tại nhà đã làm giảm 25% sự tương tác và khả năng giao tiếp giữa các nhân viên trong bộ phận so với trước đây. “Nếu không có biện pháp khắc phục, những tác động tiêu cực này có thể ảnh hưởng xấu đến khả năng thu thập và chia sẻ thông tin giữa các nhóm, làm giảm khả năng sáng tạo và năng suất”, họ nói.

Không những thế, Amazon, Google, Facebook và nhiều công ty khác còn đang đổ nhiều tiền vào bất động sản văn phòng.

Thế là mâu thuẫn bắt đầu nổi lên. Nhiều người lao động tuyên bố bỏ việc, kiện cáo nếu công ty buộc họ đi làm trực tiếp.

Chính vì thế, cần một phương án cân bằng lợi ích giữa đôi bên – ông chủ và nhân viên.

Văn phòng lai

Một văn phòng “lai” đi kèm giải pháp làm việc “lai” một cách linh hoạt có lẽ là biện pháp mềm dẻo nhất trong thời điểm hiện tại, khi thỏa mãn được lợi ích của cả đôi bên.

Đó là giải pháp mà người lao động có thể đến công ty một nửa thời gian, còn lại là làm tại nhà, hay có thể lựa chọn đến công ty khi cần  thiết hoặc theo lịch.

Một cuộc khảo sát của Savills với 100.000 chủ đầu tư và khách thuê doanh nghiệp trong đó có Việt Nam nhận được 55% ý kiến cho rằng, họ muốn làm việc tại văn phòng 3 lần/tuần.

Làm việc “lai” vừa đáp ứng được mong muốn nâng cao hiệu suất làm việc và giao tiếp tương tác của chủ doanh nghiệp, vừa duy trì được lợi ích làm việc tại nhà của người lao động.

Đi kèm với hình thức làm việc linh hoạt này, quy trình làm việc cũng phải thay đổi cho phù hợp. Cần quy định rõ ràng việc nào làm trực tiếp, việc nào làm tại nhà.

Không gian làm việc cũng phải thay đổi. Văn phòng giờ chỉ là nơi mọi người tập trung để gặp mặt trao đổi, họp hành để cải thiện vấn đề tương tác, giao tiếp giữa đồng nghiệp và khả năng phối hợp, sáng tạo.

Các không gian đa năng sẽ phải được thiết kế rộng rãi hơn để giữ khoảng cách, giảm tối đa tiếp xúc, đồng thời giúp nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Như cửa tự động, vách kính, chấm công bằng camera AI nhận diện khuôn mặt, bàn đứng nơi mọi người có thể đăng nhập bằng máy tính xách tay của riêng họ, phòng chờ thư giãn để cập nhật email, các phòng cách âm cho các cuộc họp qua điện thoại, khu vực trà, cà phê cho các cuộc trò chuyện nhóm không chính thức.

Mô hình làm việc “lai” này có lẽ sẽ duy trì một thời gian. Tuy nhiên, chỉ khi nào tự nó chứng minh được hiệu quả thì nó mới có thể “sống sót”. Không có chuyện các ông chủ lớn lại vung tiền qua cửa sổ không có mục đích. Hãy xem họ thiết kế văn phòng để làm việc linh hoạt hay làm 100% tại trụ sở là chúng ta sẽ biết được ý định của họ.

Có thể bạn quan tâm