Lời giải đảm bảo năng suất nhân sự khi làm việc từ xa

Quản lý nhân viên luôn là bài toán mà mọi doanh nghiệp đều trăn trở. Đặt trong bối cảnh dịch bệnh bùng phát như hiện nay, công tác này càng gặp nhiều khó khăn hơn khi nhân viên làm việc từ xa - thời điểm mà sợi dây liên kết giữa nhân viên và doanh nghiệp mong manh nhất.

Nhằm hỗ trợ kịp thời cho các doanh nghiệp giữa giai đoạn dịch bệnh căng thẳng quản lý nhân sự để duy trì hoạt động, Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội (Hanoisme) phối hợp cùng MISA tổ chức hội thảo trực tuyến với chủ đề “Quản trị nhân sự - Duy trì hiệu suất làm việc từ xa”.

Nan giải bài toán quản lý nhân sự từ xa mùa dịch

Phát biểu tại hội thảo, ông Mạc Quốc Anh – Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hanoisme chia sẻ: “Kể cả giai đoạn chưa có dịch bệnh cũng có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp vấn đề trong quản trị nhân sự. Nhìn ở khía cạnh tích cực, Covid tạo ra một bối cảnh mới, vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp chậm lại, nhìn nhận vấn đề trong bộ máy, trong quy trình quản trị và ứng dụng công nghệ để đổi mới tổ chức, tối ưu hiệu quả hoạt động”.

Hiện nay cả nước có 820.000 doanh nghiệp, trong đó, có 98,2% là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhưng theo ông Mạc Quốc Anh, kể cả giai đoạn chưa có dịch bệnh cũng có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã gặp vấn đề trong quản trị nhân sự. Do đó những sai lầm mà các doanh nghiệp này đang gặp phải:

Thứ nhất, là đã sao chép quy trình của nhau, trong khi đó, quy trình làm việc của mỗi công ty, doanh nghiệp là rất khác nhau.

Thứ hai, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đánh giá không cần hệ thống, không cần quy trình, không cần quản trị, không cần áp dụng các công nghệ vào trong các hoạt động quản trị và nghĩ là nhỏ là chỉ tập trung vào việc bán hàng, marketing còn quy trình này thì để làm sau cũng được.

Thứ ba, doanh nghiệp không theo sát và áp dụng một cách hời hợt và đôi khi không áp đặt trong việc thực hiện các quy trình.

Thứ tư, quy trình cần được kiểm soát từng ngóc ngách, bởi đôi khi, việc áp dụng công nghệ và phụ thuộc quá vào công nghệ nhưng lại không kiểm soát được các ngóc ngách dẫn đến không đánh giá được các con số, chỉ số một cách toàn diện.

“Tôi mong muốn các sai lầm đó chúng ta cần đánh giá từng con số, từng chỉ số, nhưng phải biết cái gì là cần thiết. Để công tác quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Để trung hòa nó cần thông qua công tác phân quyền trong cơ cấu tổ chức nhưng phải đảm bảo tất cả cùng một góc nhìn. Khi áp dụng các công tác quản trị nhân sự, để duy trì hiệu quả, quan trọng nhất là phải đồng tâm hiệp lực trên một nền tảng công nghệ", ông Mạc Quốc Anh nhấn mạnh.

Tại hội thảo, chuyên gia nhân sự Phan Sơn - Giám đốc chuyên môn tại Học viện quản trị HRD Academy cũng chỉ ra 9 thách thức khi làm việc từ xa. Đó là, các vấn đề làm việc nhóm và giao tiếp (57,1%); các yếu tố phân tâm ở nhà (48,5%); duy trì sự tương tác/tác động của tập thể (46,2%); không gian làm việc thực tế (44,2%); cách ly xã hội (38,8%); cơ sở hạ tầng công nghệ (36,8%); ranh giới mờ nhạt giữa cuộc sống cá nhân và công việc (35,8%); lo lắng về tác động của Covid-19 (35,5%); không có quyền truy cập các công cụ/thông tin cần thiết (35,5%).

Bên cạnh việc bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh, ông Sơn nhận định: “Những rào cản từ việc không có hệ thống quy trình, quy định, văn hóa doanh nghiệp và công cụ quản lý từ xa là thách thức lớn nhất cho tổ chức. Bởi trước Covid, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều chưa có thói quen làm việc từ xa, tương tác hoàn toàn trên môi trường trực tuyến”.

Thêm vào đó, giảm hiệu suất không phải nhân viên không làm được việc mà vấn đề nằm ở việc thiếu thông tin do khoảng cách giữa nhân viên với lãnh đạo và người làm nhân sự khiến thông tin truyền đạt thiếu sự đồng nhất, thông suốt và bị trễ. Bởi vậy, họ khó tiếp cận với mục tiêu của doanh nghiệp, bị rời rạc và thiếu sự tập trung hơn, gây ảnh hưởng đến hiệu suất và giảm sút về doanh số.

Cũng theo ông Phan Sơn, hiệu suất của nhân sự khi làm từ xa sẽ chịu tác động từ 4 yếu tố chính: hệ thống quy trình/quy định và công nghệ, năng lực nhân viên, văn hóa doanh nghiệp và ảnh hưởng từ lãnh đạo. Trong đó, ông Sơn nhấn mạnh ứng dụng công cụ phần mềm quản lý và triển khai công việc là bước tiên quyết để vận hành doanh nghiệp từ xa. Bởi không thể tương tác trực tiếp thì chỉ khi sử dụng các ứng dụng mới đảm bảo tính kết nối để có sự gắn kết, tạo động lực làm việc cho nhân viên ngay trên môi trường số.

Lời giải đảm bảo năng suất nhân sự khi làm việc từ xa

Để đảm bảo cho lời giải năng suất nhân sự khi làm việc từ xa, bà Đinh Thị Thúy – Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần MISA chia sẻ: “Bộ giải pháp quản lý nhân sự trên Nền tảng Quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS là công cụ để MISA vận hành doanh nghiệp từ xa với gần 2500 nhân sự toàn quốc, đồng thời, đang giúp hơn 12.000 doanh nghiệp sử dụng để duy trì hiệu suất khi làm việc tại nhà”.

Bà Thúy nhấn mạnh bộ giải pháp quản lý nhân sự này được xây dựng với đầy đủ các mảng nghiệp vụ: Quản lý nhân sự, Chính sách lương thưởng và phúc lợi, Tuyển dụng, Đào tạo và phát triển. Nhờ kết nối với các hệ thống nội bộ như quản lý bán hàng, kế toán… và tích hợp các đối tác thứ 3 như sàn tuyển dụng, cơ quan bảo hiểm xã hội/thuế… mà người làm công tác nhân sự có thể làm việc được ở bất cứ đâu. Hệ thống cũng tự động ghi nhận các dữ liệu liên quan như doanh số từng nhân viên, thông tin hồ sơ ứng viên/nhân viên, tính lương, thuế thu nhập… giúp người làm nhân sự tiết kiệm được tối đa thời gian.

Khi “online hóa” toàn bộ quy trình như vậy cũng mang tới trải nghiệm làm việc từ xa tốt nhất cho nhân viên. Việc báo cáo từ xa dễ dàng hơn, nhân viên được ghi nhận thành tích chính xác, khách quan và nhanh chóng. Nhà quản lý cũng nắm bắt được tiến độ chung của bộ phận, dễ phát hiện “điểm nóng” để xử lý kịp thời hơn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng xây dựng văn hóa doanh nghiệp trên môi trường số nhờ những ứng dụng như AMIS mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp. Đây chính là những công cụ không thể thiếu để không chỉ là quản lý mà còn là gắn kết nhân sự, đảm bảo duy trì hiệu suất trong bối cảnh làm việc từ xa như hiện nay.