Không bổ sung hồ sơ quá 2 lần: Chặn tình trạng “ngâm” thủ tục hành chính

Bộ Tư pháp đang lấy ý kiến dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 63/2010/NĐ-CP về kiểm soát thủ tục hành chính, trong đó đề xuất một nguyên tắc đáng chú ý: người dân, doanh nghiệp chỉ phải cung cấp thông tin một lần.

Theo dự thảo, đối với những thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành được kết nối, chia sẻ, công chức, viên chức được phân công giải quyết hồ sơ có trách nhiệm chủ động khai thác, thay vì tiếp tục yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại. Cùng với đó, dự thảo quy định không để cá nhân, tổ chức phải đi lại bổ sung hồ sơ quá 2 lần cho một vụ việc. Trường hợp từ chối giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ, cán bộ phải nêu rõ lý do bằng văn bản.

Hai quy định này hướng vào một thực tế lâu nay vẫn khiến người làm thủ tục mất nhiều thời gian: thông tin đã được cơ quan nhà nước nắm giữ nhưng vẫn phải nộp lại, trong khi hồ sơ có thể được yêu cầu bổ sung nhiều lần, mỗi lần phát sinh thêm một loại giấy tờ. Với doanh nghiệp, việc một hồ sơ bị kéo dài không chỉ làm tăng số lần đi lại hay chi phí hành chính. Trong nhiều trường hợp, tiến độ đầu tư, kinh doanh, thực hiện hợp đồng hoặc triển khai dự án cũng có thể bị ảnh hưởng nếu thủ tục liên quan chưa hoàn tất.

Trao đổi với phóng viên, Luật sư Tạ Anh Tuấn – Giám đốc Công ty Luật TNHH Tạ Anh Tuấn cho rằng, điểm đáng chú ý của dự thảo không chỉ nằm ở việc cắt giảm giấy tờ, mà còn ở việc xác định rõ hơn trách nhiệm của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Theo Luật sư Tuấn, khi thông tin đã có trong hệ thống và cơ quan nhà nước có khả năng khai thác, việc tiếp tục yêu cầu người dân, doanh nghiệp tự đi xin xác nhận, sao chụp rồi nộp lại cùng một nội dung sẽ làm giảm ý nghĩa của việc số hóa dữ liệu.

“Nguyên tắc người dân, doanh nghiệp chỉ cung cấp thông tin một lần là rất cần thiết. Khi dữ liệu đã có và có thể khai thác thì cơ quan giải quyết thủ tục phải chủ động sử dụng. Không nên để việc các hệ thống chưa kết nối tốt hoặc cán bộ chưa khai thác dữ liệu trở thành lý do khiến người làm thủ tục phải tiếp tục nộp lại giấy tờ”, Luật sư Tạ Anh Tuấn phân tích.

Tương tự, quy định không được yêu cầu bổ sung hồ sơ quá 2 lần, theo Luật sư Tuấn, cần được hiểu là giới hạn tối đa để tăng trách nhiệm của người tiếp nhận và xử lý hồ sơ, chứ không phải mặc nhiên cho phép cán bộ được yêu cầu bổ sung hai lần. Ngay từ lần tiếp nhận đầu tiên, hồ sơ cần được kiểm tra kỹ, những nội dung còn thiếu hoặc chưa đúng phải được hướng dẫn đầy đủ để người dân, doanh nghiệp có thể hoàn thiện. Nếu mỗi lần bổ sung lại phát sinh thêm một yêu cầu mới thì dù chưa vượt quá giới hạn 2 lần, mục tiêu giảm thời gian và chi phí tuân thủ vẫn khó đạt được.

“Không nên hiểu rằng quy định cho phép cán bộ yêu cầu bổ sung hồ sơ hai lần. Hai lần là mức trần. Điều cần làm là hướng dẫn đúng, đủ ngay từ đầu để người dân, doanh nghiệp không phải quay lại nhiều lần chỉ vì những yêu cầu lẽ ra có thể được nêu rõ ngay khi tiếp nhận hồ sơ”, Luật sư Tuấn nói.

Việc yêu cầu cán bộ phải nêu rõ lý do bằng văn bản khi từ chối giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ cũng được Luật sư Tạ Anh Tuấn đánh giá là cần thiết. Khi lý do và căn cứ được thể hiện rõ, người dân, doanh nghiệp có thể biết chính xác hồ sơ đang thiếu gì, cần bổ sung trên cơ sở nào, đồng thời có căn cứ để phản ánh nếu xuất hiện yêu cầu không phù hợp.

Theo dự thảo, việc thay đổi phương thức giải quyết thủ tục hành chính được kỳ vọng giúp giảm ít nhất 30% thời gian xử lý và chi phí tuân thủ. Ước tính, nếu các giải pháp được thực hiện hiệu quả, chi phí tuân thủ có thể giảm khoảng 23.000 tỷ đồng mỗi năm cho người dân và doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo Luật sư Tuấn, để những con số này trở thành hiệu quả thực tế, việc giới hạn số lần bổ sung hồ sơ phải đi cùng với khả năng khai thác dữ liệu và trách nhiệm cụ thể của người xử lý. Nếu thông tin đã có nhưng cơ quan vẫn không khai thác được, hoặc hồ sơ phải qua nhiều khâu với những yêu cầu khác nhau, việc cắt giảm giấy tờ trên quy định chưa chắc đồng nghĩa với thủ tục đã thực sự đơn giản hơn.

“Người dân, doanh nghiệp quan tâm nhất là một thủ tục mất bao lâu, phải đi lại bao nhiêu lần và phát sinh bao nhiêu chi phí. Vì vậy, cải cách chỉ thực sự có ý nghĩa khi dữ liệu được khai thác thay cho giấy tờ, hồ sơ được hướng dẫn đầy đủ ngay từ đầu và trách nhiệm của người giải quyết được xác định rõ”, Luật sư Tạ Anh Tuấn nhận định.