[eMagazine] Bật mí "Tế bào gốc" của Viettel Post trong quá trình chuyển đổi số

Vừa qua, phòng Đào tạo – Truyền thông của Viettel Post được vinh danh tại Giải thưởng Kinh doanh quốc tế 2019 (International Business Awards – IBA Stevie Awards) đánh dấu sự thành công của chiến lược lấy đào tạo là nền tảng, truyền thông là mũi nhọn.

Trao đổi với báo Diễn đàn Doanh nghiệp, ông Đinh Thanh Sơn - Phó Tổng giám đốc Viettel Post cho biết: Đây là mô hình đào tạo mới được doanh nghiệp tiên phong áp dụng và trở thành kênh hoạt động hiệu quả giúp người lao động kịp thời thích nghi với sự thay đổi hằng ngày của công nghệ, nâng cao kiến thức, năng suất lao động từ đó gắn bó với doanh nghiệp.

- Thành công trong việc chuyển đổi từ E-learning thành Digital Learning đã giúp Viettel Post vinh dự nhận giải quốc tế. Ông có thể bật mí thêm về khái niệm rất thú vị và mới mẻ này được không?

Do đặc thù phân tán vùng miền, do thời gian làm việc kéo dài nên việc tập trung CBNV để đào tạo là rất khó khăn. Chúng tôi đã phải số hóa bằng các bài giảng ngắn từ 1-3 phút, bằng các cuộc thi qua Mocha với 15 câu hỏi ngắn, nhờ đó CBNV của chúng tôi có thể học mọi lúc mọi nơi, và bản thân họ tự nhận thấy rằng việc học là niềm vui, là hữu ích cho công việc.

Viettel Post sẽ không chỉ thay đổi trong các công cụ, mà là sự thay đổi theo hướng thiết kế lấy nhân viên làm trung tâm, các ứng dụng sẽ phải phát triển từ “thiết kế hướng dẫn” sang “thiết kế trải nghiệm” và sử dụng tư duy thiết kế chính là chìa khóa ở đây.

Hiện nay, phòng đào tạo của Viettel Post không chỉ dừng lại ở việc sở hữu lượng nội dung lớn nữa mà sẽ phải phục vụ nội bộ, bên ngoài và cung cấp các giao diện dễ sử dụng, bao gồm cả ứng dụng di động với ngữ cảnh và lộ trình đơn giản để giúp mọi người có thể tìm thấy những gì họ cần. Nhiệm vụ của đào tạo Viettel Post phải đưa ra được các đề xuất hiệu quả và lập bản đồ thư viện kỹ năng dựa trên nội dung đang có để giúp dễ dàng ánh xạ nội dung đến các công việc và vai trò khác nhau.

Ngoài ra, chúng tôi chia ra thành học “vi mô” và học “vĩ mô”: Nếu với vi mô là những thứ chúng ta có thể nhanh chóng đọc, xem hoặc tiêu thụ chúng chỉ mất 10 phút thậm chí ít hơn. Đây chính là các video, bài viết, công văn, kế hoạch hoặc một bộ hướng dẫn giúp chúng ta suy nghĩ theo mạch, nhanh hơn và thuận tiện hơn rất nhiều.

Mặt khác, học vĩ mô là điều khiến chúng ta thực sự muốn học một miền hoàn toàn mới. Bởi theo quan điểm của ban lãnh đạo Viettel Post, ở vị trí mới chúng ta phải học “vĩ mô” để bắt đầu: hiểu công việc, văn hóa, con người, hệ thống.

Chính vì vậy ở hệ thống đào tạo của Viettel Post được chia rất rõ ràng, những khóa học Vi mô mang tính chất “Tôi cần kiến thức đó ngay”, “Tôi có thể áp dụng kiến thức đó ngay vào công việc”, hình thức dưới dạng Video, Infographic độ dài dưới 2 phút, bám sát các chủ đề nóng, chỉ cần nhìn hình ảnh là có thể làm theo một cách dễ dàng.

Khóa học Vĩ mô là khóa học cung cấp những kiến thức mới cho học viên. Trung bình các khóa học sẽ diễn ra khoảng vài giờ hoặc vài ngày. Với nội dung đầy đủ từ mục tiêu, phạm vi cho tới vì sao lại thế để tìm hiểu được gốc rễ vấn đề, để từ đó học viên có thể rút ra bài học, kinh nghiệm cho mình.

- Là lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo công tác Đào tạo – truyền thông tại Viettel Post, Ông có thể chia sẻ thêm về chiến lược lấy đào tạo là nền tảng, truyền thông là mũi nhọn của doanh nghiệp?

Khi tốc độ phát triển càng nhanh, Viettel Post càng đau đáu phải làm sao để giải quyết bài toán nhân sự đông, mạng lưới lớn, thương hiệu được bảo vệ. Đó cũng là lí do ngày 1.7.2016, mô hình Phòng Đào tạo - Truyền thông ra đời với kỳ vọng rất lớn từ Ban Tổng giám đốc Viettel Post là phải giải được bài toán khó đó.

Thứ nhất, nó xuất phát từ nội tại nhu cầu của doanh nghiệp mình. Chúng tôi có đội ngũ CBNV hơn 22,000 người, phân bố trên 63 tỉnh thành, trình độ CBNV không đồng đều vì thế công tác đào tạo trong doanh nghiệp luôn được chúng tôi đặt lên hàng đầu để có được nền móng tốt cho sự phát triển bền vững.

Thứ hai, dịch vụ mà chúng tôi đang cung cấp là một dịch vụ khá phức tạp, trải qua nhiều khâu và phụ thuộc khá nhiều vào yếu tố con người. Do vậy, để phát triển một đội ngũ những người VTP bán hàng chuyên nghiệp, có tâm và “tử tế”, không có cách nào khác tốt hơn ngoài công tác đào tạo.

Thứ ba, nếu chỉ có hoạt động đào tạo thì mọi kiến thức cần truyền đạt rất khó có thể ngấm nhanh xuống các lớp nhân viên bên dưới. 

Vì thế, chúng tôi kết hợp hoạt động đào tạo với truyền thông để những kiến thức của hoạt động đào tạo được truyền tải một cách mềm mại, dễ tiếp thu và dễ ứng dụng hơn; từ đó nâng cao hiệu quả của hoạt động đào tạo - truyền thông.

Tuy nhiên, để thực hiện được mô hình này là cả một sự kỳ công của tất cả con người Viettel Post, từ đội ngũ lãnh đạo đến từng nhân viên. Với đội ngũ lãnh đạo, chúng tôi đã huấn luyện họ để trở thành những người giảng viên không chỉ có kinh nghiệm mà còn có kỹ năng giải giảng tốt để có thể truyền tải thông điệp đến đội ngũ CBNV trên toàn Tổng Công ty.

Nói một cách giản đơn, đào tạo là nền tảng sẽ giúp CBNV tại Viettel Post có được kiến thức chắc chắn nhất như móng của một ngôi nhà. Nếu nhà không vững từ móng thì chuyện xây nhà cao, nhà đẹp tốt nhất đừng nghĩ đến; chúng tôi chủ trương xây cho CBNV một hiểu biết chung, kiến thức nghiệp vụ cơ bản, tính gắn kết với tổ chức và thấm nhuần văn hoá Viettel.

Tiếp đó chúng tôi sử dụng truyền thông là mũi nhọn để chuyển hoá toàn bộ tư duy, định hướng chiến lược, sự kỳ vọng của cấp chỉ huy đến người cuối cùng - nhân sự tuyến đầu. Bất kỳ mệnh lệnh, kết luận, chính sách, sản phẩm, nghiệp vụ cũng đều được đào tạo và truyền thông cụ thể để CBNV luôn có hành trang tốt nhất phục vụ khách hàng, thích ứng với chính kỷ nguyên số hiện nay.

- Được biết, hoạt động đào tạo của Viettel Post không chỉ là công tác giảng dạy, mà còn là kênh truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả. Song với lượng nhân viên đông tới hàng nghìn người, lại phân bổ tại hơn 60 tỉnh thành, nhu cầu tiếp nhận thông tin của con người lại thay đổi nhanh chóng thì hoạt động truyền thông tại Viettel Post đã được số hóa như thế nào?

Nhờ gắn đào tạo với truyền thông, những bài giảng tại Viettel Post không còn khô cứng nữa. Chúng tôi đã chuyển thể qua rất nhiều hình thức: trước đây chúng tôi đã chuyển thể nó trên words hoặc slides như bao doanh nghiệp khác. Tuy nhiên sau đó, chúng tôi nhận thấy rằng với điều kiện hoạt động của CBNV là di chuyển trên đường nhiều, nếu không có cách tiếp cận khác thì không có hiệu quả cao. Chúng tôi đã clip hóa toàn bộ bài giảng, tận dụng mạng xã hội để tiếp cận hữu hiện đến tận CBNV tuyến đầu.

Tiếp theo, chúng tôi chuẩn hóa dần bằng cách tận dụng các kênh khác của Tập Đoàn như E-learning hay Mocha, và chúng tôi cùng đóng góp công sức để phát triển các kênh này hiệu quả như bây giờ.

- Có nhiều ý kiến cho rằng trong công cuộc chuyển đổi số, việc thay đổi nhận thức của CBNV là việc quan trọng nhất nhưng cũng khó khăn nhất. Vậy Viettel Post làm như thế nào giải quyết bài toán này và để giúp mỗi thành viên hiểu, tin, yêu và gắn bó với doanh nghiệp lâu dài ?

Đúng như bạn nói, khó khăn lớn nhất của chúng tôi là thay đổi nhận thức của CBNV về hoạt động đào tạo, bởi nếu con người không thay đổi để thích ứng thì không thể chuyển đổi số thành công được. Tôi chưa khẳng định rằng đến thời điểm hiện tại Viettel Post đã thành công trong công cuộc đào tạo mà chúng tôi đang từng bước chuyển đổi để đi đến mục tiêu cuối cùng. Trên chặng đường đó, để vượt qua những khó khăn này, chúng tôi đã tìm ra nhiều cách làm khác nhau.

Thứ nhất là chúng tôi có các hoạt động để kích thích CBNV luôn có khát khao vươn lên, chỉ rõ cho họ lộ trình thăng tiến trong công việc, tạo sự đồng thuận về chuyển đổi số trong toàn Tổng công ty.

Thứ hai và cũng rất quan trọng, chúng tôi tạo thói quen cho CBNV: học và thi theo ngày giờ cố định, chúng tôi đưa kết quả đào tạo vào kết quả đánh giá KPI và đánh giá cá nhân để nâng lương, thăng chức.

Thứ ba, chúng tôi đã biến các kiến thức khô khan trở thành một món ăn tinh thần cho CBNV bằng chính cách mà họ giải trí, các bài giảng luôn sử dụng bằng các tiểu phẩm để rút kinh nghiệm, bài giảng được chuyển hoá thành nội dung được tinh gọn đưa vào thành một video động để CBNV vừa dễ theo dõi và dễ tiếp thu. Từ lúc nào, CBNV không còn cảm giác “phải học” nữa.

Thứ tư là chính tại đơn vị luôn có tinh thần thúc đẩy học tập mọi lúc mọi nơi, vừa chơi mà vừa học. Luôn có những khen thưởng dành cho những nhân sự thi nhanh, đúng và chuẩn hoá được kiến thức.

Thành công lớn nhất của chúng tôi là đã thay đổi được nhận thức của CBNV từ “phải học” thành “được học”, “khao khát học” vì chỉ có học mới có được sự thăng tiến, phát triển tư duy, điều mà chúng tôi đã nêu rõ trong Lộ trình thăng tiến cho CBNV khi vào Viettel Post.

- Và hiện nay, nhiều doanh nghiệp khác trong tập đoàn Viettel cũng đã áp dụng và ghi nhận tích cực về mô hình đào tạo của Viettel Post?

Hiện tại, chúng tôi đã chuyển giao mô hình này cho một số Tổng công ty trong Tập đoàn Viettel. Các Tổng công ty này được coi là công ty dịch vụ số, tuy nhiên khi họ cấu trúc lại tổ chức, họ nhận thấy rằng họ vẫn thiếu đi một nền tảng gốc là đào tạo con người. Khi mô hình Đào tạo Truyền Thông tại Viettel Post được đánh giá là tốt hơn trước đây, họ đã nghiên cứu, tìm hiểu, học hỏi cách thức tổ chức hoạt động của mô hình này.

Bản thân chúng tôi cũng muốn chia sẻ kinh nghiệm của mình cho tất cả mọi người, bởi cả Tập đoàn tốt thì chúng tôi cũng sẽ tốt lên. Hơn thế nữa, khi chúng tôi đã chuyển giao những gì chúng tôi có, chúng tôi phải cam kết đi tìm những cái mới mẻ hơn để đổi mới chính mình. Nếu chúng tôi coi đó là thành công thì ngày mai sẽ không có gì mới cả.

Đặc biệt hơn là chúng tôi tiết kiệm chi phí tối đa. Nói đến Phòng Đào tạo Truyền thông, hẳn nhiều người sẽ nghĩ ngay đến một “trung tâm chi phí”, tuy nhiên tại Viettel Post, Phòng Đào tạo Truyền Thông lại là “trung tâm giá trị” khi chúng tôi được ghi nhận bằng những khoản lợi nhuận thu về nhờ hoạt động chuyển giao này.

Mô hình của Viettel Post khi được chuyển giao thành công đã bước đầu được Ban Tổng giám đốc của các bên đánh giá khá cao và đang có những bước thay đổi trong chính nội bộ cơ quan họ. Tất nhiên để đo đếm hiệu quả thực sự bằng các con số, chúng ta cần có thêm thời gian bởi hiệu quả của hoạt động đào tạo- truyền thông không thể tính theo tháng mà phải là một năm, hai năm hoặc hơn thế.

- Viettel Post dường như mang sứ mệnh tạo dựng một ngành Bưu chính Việt Nam mang tầm khu vực và thế giới. Ông có hi vọng một ngày nào đó mô hình đào tạo của Viettel Post trở thành là một Học viện trong tương lai để đào tạo nên đội ngũ nhân sự cho ngành Bưu chính Việt Nam?

Việt Nam chúng ta hiện tại có hơn 400 các công ty bưu chính chuyển phát, nhưng tại Việt Nam chưa có một trường đại học nào đào tạo chuyên sâu để làm nghề và không đi theo xu hướng chung của thị trường. Tôi lấy ví dụ như: hiện tại chúng ta đã chuyển đổi từ Bưu chính truyền thống sang thành Thương mại điện tử, tuy nhiên chưa có trường đại học nào đào tạo cho sinh viên nghề “giao hàng Thương mại điện tử”.

Thực sự, chúng tôi muốn phát triển hơn nữa hoạt động đào tạo tại Viettel Post để có thể đưa ra một nền tảng cơ bản nhất cho nghề giao nhận. Chúng tôi cũng kỳ vọng, với người Bưu chính Viettel, chúng tôi sẽ cấp cho họ chứng chỉ “đã được đào tạo cơ bản” về nghề giao hàng và chuyển phát, để sau này họ có cống hiến cho Viettel Post hay không thì họ cũng tự hào rằng họ là những người đã được đào tạo bài bản.

Ngoài ra, chúng tôi muốn hướng đến những giá trị xã hội, đó là hoạt động đào tạo cho khách hàng, cho đối tác của chúng tôi, vì một ngành Bưu chính Việt Nam phải vươn ra tầm khu vực và thế giới. Ngoài những kiến thức nội bộ, chúng tôi đã và đang xây dựng kiến thức về bán hàng online, cách tìm kiếm khách hàng, các bài giảng marketing dành cho chính khách hàng, đối tác của Viettel Post và dành cho những ai mong muốn được học hỏi thêm.

Còn về trở thành Học viện tương lai thì đấy là khát vọng của chúng tôi. Việc chưa có một trường đại học nào tại Việt Nam đào tạo chuyên sâu về logistics/ bưu chính đã gây rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp Bưu chính, khiến ngân sách dành cho hoạt động đào tạo on-job trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp.

Vì thế, chúng tôi kỳ vọng học viện tương lai này sẽ là nơi lan toả kiến thức, góp một phần nhỏ công sức của mình phát triển thị trường Bưu chính Việt Nam cởi mở, chuyên nghiệp và có tính cạnh tranh như chính cách Viettel Post đang triển khai hoạt động kinh doanh vậy.

Đội ngũ giảng viên nội bộ của Viettel Post không chỉ là đội ngũ nhân sự đào tạo tại các chi nhánh mà còn là Ban Tổng Giám đốc, là chỉ huy các đơn vị, là chính những người có kinh nghiệm đi trước. Đương nhiên là toàn bộ kiến thức đó đều được chuẩn hoá từ chính nền tảng.

Giảng viên tại Viettel Post đều được đào tạo bài bản từ cách giảng bài, cách trình bày thuyết phục, tác phong chuyên nghiệp qua các khoá học đào tạo giảng viên nội bộ. Khóa học này dành cho bất kỳ ai có nhu cầu muốn chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm của mình, mong muốn trở thành giảng viên nội bộ để tạo giá trị cho chính đơn vị họ công tác.

Họ chính là “Người được chọn” để là đại diện cho Ban Tổng Giám đốc truyền tải cho nhân viên tuyến đầu vững nghiệp vụ, chắc tư duy và yêu tổ chức.

- Với những gì đã chia sẻ, độc giả đang thấy một doanh nghiệp luôn đề cao và rất tin vào giá trị của hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp. Viettel Post đã có hệ thống giảng viên “cây nhà lá vườn” cùng đồng hành đầy bản lĩnh. Họ cũng được coi là những người thầy, người cô của hàng nghìn CBCNV trong Viettel Post, vậy nhân ngày 20/11 sắp tới, Ông có lời chia sẻ nào gửi tới nhưng người giảng viên đặc biệt này?

Nhân ngày hiến chương nhà giáo Việt Nam 20/11, xin chúc những giảng viên - “Người được chọn” của chúng tôi luôn có những bài giảng phong phú nhiều màu sắc; mỗi khoá học, mỗi giờ đào tạo đều giúp CBNV mở ra một cánh cửa mới, lĩnh hội được một bầu trời tri thức mới. Các bạn hãy là những người truyền cảm hứng, để mỗi CBNV Bưu chính Viettel đều có tư duy vững vàng, kiến thức chắc chắn và cùng chung tay xây dựng Tổng Công ty phát triển vươn tầm thế giới.

Thay mặt Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nói riêng và Bưu chính Viettel nói chung gửi tới các giảng viên lời cảm ơn và chúc bạn công tác tốt.

- Xin cảm ơn ông!

Minh Ngọc