Tối ưu hóa hệ thống kế toán quản trị tại doanh nghiệp bán lẻ

Nhìn lại một thương vụ M&A từ góc độ kế toán quản trị

Tại sao Thế Giới Di Động lại chọn Trần Anh, chứ không phải là HC, Pico, Mediamart trong thương vụ M&A đình đám hồi đầu năm nay? Ngoài các tính toán thuộc về doanh số, thương hiệu, điểm bán, hãy thử nhìn động tác thâu tóm này dưới góc độ kế toán quản trị. Với ngành hàng bán lẻ hãy đặt những câu hỏi đơn giản: Doanh số hôm nay đạt bao nhiêu? Có bao nhiêu nhà cung cấp đang đến hạn thanh toán? Các khoản chiết khấu nhà cung cấp đang nợ là như thế nào? Tháng này có thể ra báo cáo tài chính trước ngày 10 hay không? Hoặc các câu hỏi chi tiết hơn như: Hãy chỉ ra sản phẩm (chi tiết đến model) nào đang tồn kho lâu nhất, tại tỉnh nào, cửa hàng nào? Có lẽ các doanh nghiệp khác sẽ gặp khó, nhưng Trần Anh lại có thể đưa ra câu trả lời ngay. Bởi vì Trần Anh đã áp dụng công nghệ và phần mềm quản trị từ rất sớm, qua việc đầu tư cho giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle ERP quy mô lớn, áp dụng tất cả các khâu trong chuỗi quản trị và kế toán là một khâu trong mắt xích đó. Như vậy đứng trên khía cạnh kế toán quản trị, có thể nói: Thế Giới Di Động chọn Trần Anh vì sổ sách kế toán minh bạch, chính xác.

Tình huống này phản ánh một thực tế phổ biến là không có nhiều doanh nghiệp làm như Trần Anh, có khi cũng muốn và có thể bán mình, nhưng không thống kê được một cách chính xác xem “tài sản của tôi là bao nhiêu”, không định được giá của chính mình chứ chưa nói đến các báo cáo chi tiết hơn. Kế toán quản trị bài bản sẽ là lời giải, được tạo bởi 3 cấu phần bao gồm: một là, phần mềm, hệ thống công nghệ thông tin (IT) hỗ trợ; hai là, các quy trình hoạt động mà kế toán quản trị tham gia với tư cách là một mắt xích quan trọng; ba là, con người, những nhân sự có chuyên môn vận hành bài bản quy trình và hệ thống đó.

Triển khai kế toán quản trị thế nào là hợp lý?

Vấn đề quan trọng nhất của ông chủ là trả lời câu hỏi: Chiến lược phát triển hệ thống bán lẻ là gì, mục tiêu cuối cùng là gì?

Các quỹ đầu tư luôn có mục đích rõ ràng là đầu tư vào chuỗi bán lẻ để nâng giá trị doanh nghiệp rồi bán lại. Các start-up cũng vậy, nếu muốn huy động vốn nhiều phải nâng cao giá trị doanh nghiệp. Nếu đó là mục tiêu thì ngay từ đầu, sẽ phải đầu tư hệ thống kế toán quản trị, ghi nhận đủ giá trị doanh nghiệp, sổ sách minh bạch, thống kê phân tích rõ ràng. Tất nhiên, chi phí ban đầu không hề rẻ cho các lựa chọn như SAP, Oracle, Navi… Đi kèm đó là hệ thống phần cứng, chuyên gia IT, hệ thống quy trình để vận hành nên một lần nữa, kinh phí là điều các doanh nghiệp nên cân nhắc xác định có đầu tư lớn cho việc phát triển hay không.

Ngược lại, nếu không đầu tư thì nhiều khả năng sẽ chỉ mãi dậm chân với quy mô nhỏ. Bài học phổ biến là các start-up thường phát triển đến một quy mô nhất định mới chuyển đổi hệ thống kế toán quản trị. Đó là thời điểm doanh nghiệp thấy lúng túng về quản trị số liệu và không trả lời được các câu hỏi đã nêu ở trên, hoặc là thời điểm doanh nghiệp phải chuẩn bị cho “trận đánh lớn” chinh phục thị trường.

Ở khía cạnh khác, nếu mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp đơn giản là “công ty của gia đình tôi, tôi xây dựng và nó sẽ mãi mãi gắn với tôi”, có thể thấy cách quản trị cũng hết sức đơn giản tương xứng: sổ sách chỉ để đối phó cơ quan thuế, nhẩm tính nhanh các thương vụ rồi quyết định cũng rất nhanh chóng, quản lý chặt về số tiền thu vào và chi ra, còn lại gần như không để tâm quá nhiều. Một ngày đẹp trời, nếu họ muốn mở rộng quy mô thì sẽ có ngay một bức tường dựng trước mặt ông chủ công ty gia đình: không thể phân tích, đánh giá số liệu và sổ sách, dẫn đến không thể phân tích và dự đoán, không thể ra quyết định phù hợp với thị trường.

Vậy, làm sao để tối ưu hóa hệ thống kế toán quản trị tại doanh nghiệp bán lẻ? Chúng tôi xin đưa ra một số kinh nghiệm khi xây dựng kế toán quản trị ở lĩnh vực bán lẻ trong điều kiện muốn quan tâm đến mô hình phát triển chuẩn và quy mô lớn:

Việc xây dựng kế toán quản trị ra sao chính nằm ở tư duy, tầm nhìn, và chiến lược của nhà lãnh đạo. Để đến khi doanh nghiệp cần mở rộng, cần huy động vốn nhưng lại không biết giá trị của mình là bao nhiêu, không thuyết phục được nhà đầu tư, thì thật là đáng tiếc! 

Bài viết được thực hiện với sự tham gia của Bùi Văn Hậu

Ông Hậu có 8 năm đảm nhiệm vị trí kế toán trưởng tại công ty Hệ thống Thông tin FPT (FIS), và sau đó là phó phòng phụ trách kế toán công ty VinEcom – Vingroup, trưởng phòng kế toán quản lý công ty thành viên tập đoàn T&T. Hiện ông là kế toán trưởng của chuỗi bán lẻ Bibomart.

Doanh nhân