Làm sao để điều phối một phiên thảo luận không nhàn chán

Khi khán giả buồn ngủ, hoặc cứ sau vài phút lại “lướt điện thoại”, thì đó là báo động đỏ cho phiên thảo luận. Việc chuẩn bị để nói trong buổi thảo luận có thể khá căng thẳng, bạn sẽ phải lên kịch bản nội dung, diễn đạt sao cho súc tích và lo lắng có thể bị chồng chéo với phần trao đổi của các diễn giả khác. Tuy nhiên, tình hình thậm chí còn căng hơn, khi bạn được yêu cầu làm người “cầm trịch” dẫn dắt buổi thảo luận (panelist). Điều phối một phiên thảo luận là một thách thức ngay cả đối với các chuyên gia có kinh nghiệm. Ngay cả khi bạn biết trước tất cả thì vẫn có yếu tố không thể đoán định trước. Vị trí panelist thường dành cho những người biết lắng nghe nhất, cũng là người có khiếu về nghệ thuật nói chuyện. Họ phải rất giỏi ứng biến, có hiểu về bất kỳ chủ đề cụ thể nào và biết tránh những gì dễ gây ra nhàm chán khiến khán giả buồn ngủ. Dưới đây là 19 bí quyết đưa được chúng tôi tổng hợp để giúp bạn đi đúng hướng khi tham gia điều phối một phiên thảo luận.

1. Chuẩn bị thật tốt

Scott Kirsner, người đã điều phối hơn 300 cuộc thảo luận tại các sự kiện như triển lãm điện tử tiêu dùng và các hội nghị khác nhau của Trường Kinh doanh Harvard khuyên rằng, “hãy gửi cho các diễn giả một e-mail trước sự kiện, liệt kê ba câu hỏi bạn dự định và hỏi họ xem có vấn đề nào khác mà họ cho là quan trọng không”. Tại sự kiện, hãy giao lưu với các diễn giả và đảm bảo mọi người được làm quen với nhau, nhưng tránh nói về những nội dung dự kiến.

2. Ngồi cùng với diễn giả

Bạn không thể điều hành một buổi thảo luận tốt khi đứng trên bục. Hãy ngồi ở giữa các diễn giả để có thể dễ dàng giao tiếp bằng mắt, và nếu cần, có thể chạm vào cánh tay một người nào đó, đặc biệt là trong tình huống cần ngắt, chẳng hạn như: “Cảm ơn anh về những ví dụ hấp dẫn, và sau đây chúng ta sẽ lắng nghe thêm quan điểm từ các diễn giả khác”.

3. Người điều phối không phải là diễn giả

Giống như một người chỉ huy dàn nhạc sẽ không bao giờ chơi nhạc cụ trong buổi biểu diễn. Công việc của bạn là khuyến khích diễn giả thể hiện những màn trình diễn tuyệt vời. Bạn không thể đảm nhiệm cả hai vai trò cùng một lúc. Như một nhạc trưởng, bạn cũng cần kiên quyết không để diễn giả nào chi phối phiên thảo luận.

4. Đừng để diễn giả tự giới thiệu

Đó là công việc của người điều phối. Hãy giới thiệu về diễn giả ngắn gọn nhất có thể, đặc biệt nếu khán giả đang cầm sẵn trong tay một bản lịch trình sự kiện và thông tin chi tiết về diễn giả rồi. Ba dòng giới thiệu là dài nhất cho bất kỳ ai, bởi không mấy ai quan tâm nơi các diễn giả làm việc từ mấy chục năm trước, hoặc lần đầu tiên bạn gặp họ như thế nào.

5. Làm quen với khán giả

“Hãy gặp gỡ nhiều người trong khán giả và đưa câu chuyện hoặc nhận xét về doanh nghiệp của họ vào thảo luận”, Porter Gale - tác giả cuốn Your Network Is Your Net Worth kiêm panelist nổi tiếng tại Mỹ nói. Đây là lời khuyên hữu ích, có thể làm buổi thảo luận thêm sinh động. Cách làm là chọn ra ba hoặc bốn người để trò chuyện vài phút trước khi bắt đầu cuộc thảo luận, tìm hiểu họ đến từ đâu, tại sao họ tới hội thảo, điều gì làm họ hứng thú, sau đó đan xen những đóng góp của họ vào phiên thảo luận.

6. Thu hút khán giả trong vòng năm phút đầu tiên

Điều này cho phép khán giả hiểu rằng bạn biết về họ. Bạn có thể yêu cầu một vài người giới thiệu bản thân với các thông tin cơ bản như tên tuổi, công ty. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt ra vài câu hỏi kích thích người được hỏi đưa ra quan điểm cá nhân, hội trường sẽ bàn tán về các câu trả lời, thậm chí vỗ tay hoặc cười – đó là cách làm “náo nhiệt” không khí ban đầu.

7. Đúng giờ

Là người điều phối, công việc của bạn phải chú ý đến thời gian! Dippak Khurana, đồng sáng lập và CEO của công ty chuyên quảng cáo trên điện thoại Vserv (Ấn Độ) cho biết: “Một người điều phối hiệu quả là người đảm bảo rằng mỗi thành viên trong phiên thảo luận đều có thời gian như nhau để đưa ra quan điểm của mình về một chủ đề thảo luận cụ thể.”

Một người điều phối thực sự tài tình sẽ can thiệp nếu một diễn giả chiếm phần lớn thời gian hay lạc đề, hoặc cuộc trò chuyện chung hướng tới vấn đề không được quan tâm. Các câu hỏi, câu trả lời đúng thời gian, và khả năng điều phối đúng nhịp độ trong phiên thảo luận của panelist thường sẽ đảm bảo khán giả tiếp tục tham gia và thích thú. Hay khi bị quá thời lượng theo lịch trình, khán giả sẽ bồn chồn và bạn sẽ nhận được những cái nhìn đầy khó chịu từ đơn vị tổ chức. Nếu không có ai trong khán phòng nháy cho bạn biết dấu hiệu là còn bao nhiêu phút cho phần đang nói, hãy đặt điện thoại di động của bạn ở chế độ rung trong túi khi sắp hết thời gian.

8. Đừng nhân nhượng

Vào thời điểm diễn giả thứ năm đang trả lời cùng một câu hỏi như bốn người khác đã trả lời trước thì khả năng người đó có thể đóng góp thông tin thú vị gần như bằng không. Khi bạn đặt câu hỏi, nhận được hai câu trả lời là nhiều. Thay vào đó, hãy hỏi một câu hỏi liên quan, một ví dụ cụ thể, hoặc đơn giản là thay đổi và hỏi các diễn giả khác về một điều gì khác.

9. Mời diễn giả hỏi nhau

Khi bạn gửi email trước hoặc trò chuyện với các diễn giả tại chỗ, hãy khuyến khích họ đặt câu hỏi cho nhau. Thông thường, những câu hỏi này sẽ sắc bén hơn hoặc có tính “khiêu khích” hơn những gì trong danh sách của bạn; và các diễn giả thường thẳng thắn hơn khi nhận được câu hỏi từ người đồng cấp.

10. Cao siêu + Cụ thể + Khán giả

Khi bạn lên kế hoạch cho những gì bạn muốn dẫn dắt, hãy chia nó thành ba phần bằng nhau. “Cao siêu” là những câu hỏi mà bạn đưa ra cho các diễn giả cơ hội thảo luận về những gì đang xảy ra ở tầm vĩ mô. “Cụ thể” là bạn mời họ chia sẻ những điều thực sự liên quan đến khán giả. Còn “Khán giả” có nghĩa là không chỉ dành thời gian cho hỏi đáp mà còn tìm ra những cách sáng tạo để đưa khán giả vào cuộc trò chuyện. Ví dụ, sau khi bạn hỏi các diễn giả về các thất bại trong quá khứ, bạn có thể đề nghị khán giả chia sẻ câu chuyện của mình.

11. Đừng đưa ra phỏng đoán về diễn giả

Bạn muốn chắc chắn rằng các diễn giả thực sự thoải mái. Vì vậy, ngoài việc đảm bảo bạn biết họ đang nói gì, hãy tìm hiểu xem có vấn đề gì khiến họ không thoải mái hay không. Bà Shonali Burke, Chủ tịch và CEO của công ty tư vấn Shonali Burke Consulting (Mỹ) nói: “Điều này nghe có vẻ như quá mức cần thiết nhưng thực tế không hề quá chút nào. Nói chuyện với một diễn giả mà công ty của anh ta đang gặp khủng hoảng hoặc đang bị báo chí “soi”, bạn sẽ biết những gì họ có thể hoặc không thể nói ra và làm thế nào để khơi ra một cách chuyên nghiệp nếu cần. Điều này sẽ làm giảm bớt rất nhiều căng thẳng từ phía họ và sẽ giúp công việc điều phối thảo luận của bạn trôi chảy hơn”.

12. Theo sát người đối thoại

Khi diễn giả nói một điều gì đó thú vị hoặc khó hiểu, bạn có thể đặt vấn đề “Hãy nói cho tôi biết rõ thêm” hoặc “Ý của anh là gì?” hay “Chị có thể giải thích chi tiết hơn không?”. Điều đó sẽ giúp cuộc trò chuyện tiếp tục đi sâu hơn.

13. Đảm bảo khán giả có những trải nghiệm tuyệt vời

Là panelist, một trong những thách thức khó khăn và thường xuyên nhất mà bạn phải đối mặt là liệu có nên cắt bớt những trao đổi dài dòng của các diễn giả và phải làm sao cho khéo léo. Thật lúng túng khi phải cắt lời ai đó, đặc biệt nếu đó là người có tầm ảnh hưởng và bạn có thể lo lắng sẽ xúc phạm họ; nhưng vẫn phải cắt.
Trách nhiệm của người điều phối không phải là làm thỏa mãn cái tôi của các diễn giả mà là phục vụ khán giả, đặt câu hỏi mà họ muốn và đảm bảo cuộc thảo luận diễn ra sao cho thật chu đáo. Bạn muốn cầm trịch hội thảo mà không phải chạy theo tiêu chuẩn của một người nào. Đưa ra quan điểm của các diễn giả là một phần tất yếu của buổi thảo luận và bạn được chọn để duy trì mục đích đó.

Nếu bạn tự hỏi liệu có ai đó đang kéo dài quá lâu không, thì có thể khán giả cũng nghĩ như vậy. Hãy nhớ rằng khán giả cũng sẽ cổ vũ bạn ngăn ai đó độc thoại. Một cách để tiết chế các diễn giả nói dông dài là ngắt bằng một tuyên bố tích cực, chẳng hạn như “Quan điểm của anh X là vô cùng thú vị và độc đáo, và tôi rất muốn biết chị Y nghĩ gì về vấn đề này?”. Ngắt mạch là một cách thay thế tốt hơn nhiều so với việc chỉ đơn giản là ngồi đó không thoải mái, hoặc thực hiện những động tác nửa vời để ám chỉ một thông điệp đơn giản là “Dừng lại”.

14. Đừng để diễn giả nào phát biểu quá lố

Một diễn giả nào đó có thể phát biểu quá lố. Chúng ta từng thấy điều này xảy ra và nó có thể gây phản cảm với những người liên quan. Lời khuyên của Lieb trong lúc này là: “Ngắt lời người đó một cách dứt khoát nhưng lịch sự”.

15. Làm cho bài thuyết trình dễ tiếp nhận và hữu ích

“Nếu bạn đang sử dụng file trình chiếu, hãy chèn một hashtag vào mỗi trang, cũng như trên trang mạng xã hội của các diễn giả”, Shonalie Burke đưa ra lời khuyên. Tuy nhiên, cũng có quan điểm cho rằng để các diễn giả nhìn các slide trình chiếu là hoàn toàn không tốt vì nó làm giảm vai trò của panelist. Ngoại lệ là nếu diễn giả đang nói về một chủ đề trực quan, như thiết kế cửa hàng bán lẻ, bạn có thể để hiển thị một số hình ảnh minh họa. Nếu diễn giả là đạo diễn phim, có thể chiếu một đoạn phim từ bộ phim mới nhất của họ, có độ dài vừa phải thì cũng tốt. Nhưng để diễn giả trình chiếu PowerPoint thường sẽ mất thời gian của bạn và ngăn các tương tác thú vị khác.

16. Đừng sợ tạo ra tranh cãi

Phiên thảo luận thường không thành công bởi 3 lý do:

* Không ai xuất hiện
* Các diễn giả nhàm chán
* Mọi người đồng ý với nhau về mọi vấn đề

Dippak Khurana chỉ ra rằng: “Hãy phá vỡ các cuộc trò chuyện thông thường và thúc đẩy các diễn giả đưa ra nội dung thú vị”. Trong giai đoạn chuẩn bị, hãy khuyến khích các diễn giả nêu ý kiến đa dạng và quan điểm khác nhau về chủ đề này để đảm bảo ít nhất 25% các luận điểm đó nhận được phản bác từ các quan điểm đối lập.

17. Đừng vô tình thiên vị

Dippak Khurana cũng đưa ra một quan sát khá quan trọng: “Panelist cần lưu ý là không được thiên vị trong phiên thảo luận. Không nên ủng hộ quan điểm của ai đó về quan điểm khác với người còn lại, và cần đảm bảo rằng cuộc trò chuyện được công bằng”.

18. Đừng ngại dùng quyền của panelist

Có khá nhiều panelist không làm đúng trách nhiệm mà họ đã được trao và không can thiệp trong phiên thảo luận. Ví dụ, họ tự đưa ra các câu hỏi xuyên suốt buổi thảo luận mà không chỉ định ai trả lời, dẫn đến sự im lặng khó xử, khi mọi người cố gắng tìm ra ai nên trả lời trước, hoặc để diễn giả tích cực nhất chi phối cuộc trò chuyện. Thay vào đó, hãy hướng câu hỏi của bạn đến người sẽ có câu trả lời phù hợp nhất. Điều đó có nghĩa là tìm hiểu trước rất quan trọng để các diễn giả nắm đầy đủ về chủ đề cần trao đổi. Nếu diễn giả A nói điều gì đó về các nhà sáng lập công nghệ và diễn giả C đã khởi nghiệp vào năm ngoái, thì không nên đợi diễn giả B trả lời chỉ vì tới lượt của anh ấy. Cần theo sát các hoạt động và định hướng buổi trò chuyện một cách thích hợp.

Tất nhiên, với tư cách là panelist, bạn không cho phép một người chi phối lấn át những người còn lại, nhưng công bằng không nhất thiết cứng nhắc: nếu diễn giả C có câu hỏi và những người khác đã trả lời ba câu mà vẫn đặc biệt hứng thú đáp lời tiếp, thì đó cũng không phải là vấn đề.

19. Đừng hỏi các diễn giả về kết luận hội thảo

Một cách khó khăn nhất để kết thúc một buổi hội thảo là đưa ra kết luận cuối cùng. Thông thường, nếu được hỏi, diễn giả sẽ tóm tắt lại những gì họ đã nói, hoặc nhìn vào ghi chú của họ và nói lên một số suy nghĩ không thú vị (vì họ không có nhiều thời gian để suy nghĩ). Hãy dành câu hỏi cuối cùng cho khán giả, hoặc cho một câu hỏi mở như “Xu hướng mới quan trọng nào có khả năng sẽ được trao đổi tại hội nghị năm tới?” hay “Anh chị có dự đoán gì về ngành trong năm năm tiếp theo?”

Nếu bạn tham dự đủ nhiều các cuộc thảo luận, bạn sẽ nhận ra điều tồi tệ nhất là phiên thảo luận diễn ra giống như một chương trình truyền hình được lên sẵn kịch bản và bạn không thể chuyển kênh. Ngược lại, trải nghiệm tuyệt vời nhất là phiên thảo luận diễn ra theo cách không thể đoán trước giữa các diễn giả uyên bác trên sân khấu và tương tác với các khán giả.

PV