Thúc đẩy kinh doanh có trách nhiệm (Kỳ II): Doanh nghiệp thế giới áp dụng kiểm soát nội bộ thế nào?
Kinh nghiệm quốc tế cho thấy việc áp dụng một hệ thống KSNB và Bộ QTƯX tốt có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát được mọi hoạt động trong đơn vị,
cho phép họ nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường mức độ đáng tin cậy của thông tin và mức độ tuân thủ pháp luật. Các tập đoàn đa quốc gia quy mô lớn có thể có cả Bộ Quy tắc đạo đức và quy tắc ứng xử (QTƯX) hoặc chỉ có một trong hai. Một số công ty có Bộ Quy tắc đạo đức được coi là như là Bộ Quy tắc ứng xử hoặc ngược lại.
Johnson & Johnson là một ví dụ điển hình về công ty đa quốc gia thất bại trong việc áp dụng Bộ Quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức: Năm 2010-2011, công ty này đã phải đối mặt với một số vụ kiện nghiêm trọng, hàng ngàn báo cáo tiêu cực, uy tín bị sụt giảm bởi vì kiểm soát chất lượng không tốt.
Bài học áp dụng các bộ quy tắc
Trên trang web của tập đoàn Shell có đăng tải “Bộ quy tắc Kinh doanh chung của Shell”. Đây là Bộ Quy tắc Đạo đức và QTƯX ở phần Các giá trị của chúng tôi , sử dụng QTƯX để hỗ trợ cho Bộ Quy tắc Đạo đức. Để đưa ra hướng dẫn chi tiết hơn cho Nguyên tắc Liêm chính kinh doanh trong “Bộ quy tắc kinh doanh chung của Shell”, công ty này đã xây dựng cả một chương dài 9 trang: “Quản lý rủi ro bên thứ ba và các giao dịch quốc tế” trong QTƯX - làm rõ trách nhiệm của mỗi nhân viên trong việc đảm bảo tính liêm chính của tập đoàn Shell trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Việc có QTƯX hoặc Quy tắc đạo đức không đảm bảo chắc chắn cho việc công ty đó sẽ hành xử tốt hay xấu trong kinh doanh.
Không giống như các Tập đoàn đa quốc gia đã xây dựng QTƯX/bộ quy tắc đạo đức, chỉ một số công ty vừa và nhỏ làm được điều này. Qua xem xét hơn 50 doanh nghiệp nhỏ và vừa thì chỉ có 4 công ty có Bộ Quy tắc đạo đức hoặc Quy định của công ty đăng tải trên các websites của họ.
Thậm chí, ngay cả khi QTƯX/Quy tắc Đạo đức được xây dựng đầy đủ, chi tiết cũng không phải là sự đảm bảo chắc chắn cho sự liêm chính. Johnson & Johnson là một ví dụ điển hình về công ty đa quốc gia thất bại trong việc áp dụng Bộ Quy tắc này. Năm 2010-2011, công ty này đã phải đối mặt với một số vụ kiện nghiêm trọng, hàng ngàn báo cáo tiêu cực, uy tín bị sụt giảm bởi vì thực tiễn kiểm soát chất lượng của công ty không tốt và họ đã phớt lờ các dấu hiệu cảnh bảo về các sản phẩm lỗi. Điều này không đáp ứng được cam kết về chất lượng và trách nhiệm trong “Our Credo” - Bộ Quy tắc đạo đức.
Hay như công ty sản xuất ô tô Volkswagen của Đức cũng gặp phải một vụ bê bối khí thải nghiêm trọng năm 2015. Theo Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ, Volkswagen đã chủ ý lập trình cho các động cơ diesel chỉ kích hoạt kiểm soát khí thải khi thử nghiệm trong phòng thí nghiệm để lượng khí thải ra đáp ứng tiêu chuẩn của Hoa Kỳ trong giai đoạn thử nghiệm nhưng lượng khí thải ra khi lái xe trong thực tế cao hơn 40 lần.
Không có bộ quy tắc công ty có liêm chính?
Ngược lại, cũng có nhiều ví dụ về các công ty vẫn hoạt động liêm chính mà không có các bộ quy tắc này. Điều đó cho thấy việc có QTƯX hoặc Quy tắc đạo đức không đảm bảo chắc chắn cho việc công ty đó sẽ hành xử tốt hay xấu trong kinh doanh.
Các công ty có kiểm soát nội bộ (KSNB) nghiêm ngặt sẽ liên tục thực hiện hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm tự đánh giá lại hoạt động KSNB của họ. Kiểm tra nội bộ không những chỉ ra các chi tiết của hành động sai phạm mà còn đưa ra câu trả lời cho một số câu hỏi về chính hệ thống hoạt động KSNB: Tại sao hệ thống không phát hiện ra vấn đề từ trước? Liệu có khoảng trống hay lỗ hổng trong hệ thống KSNB hay không? Liệu tập huấn cho nhân viên hay bên thứ ba hoặc chiến dịch truyền thông có hiệu quả? Hệ thống cảnh báo và ngăn chặn liệu có hoạt động hay không?
Khi phát hiện ra trường hợp sai phạm, công ty cần phải quyết định cách xử lý như thế nào. Ở Hoa Kỳ và Vương quốc Anh, các công ty tự báo cáo sẽ được hưởng ưu đãi. Một công ty đó có thể được cấp một Thỏa thuận không truy tố (NPA) hoặc Thỏa thuận hoãn truy tố (DPA), thỏa thuận này giúp công ty nhận hình phạt nhẹ hơn nếu họ hợp tác đầy đủ với chính quyền thông qua việc tự báo cáo hành vi tham nhũng và hợp tác đầy đủ trong thời gian điều tra.
Nghĩa vụ của công ty là phải báo cáo các hành vi như vậy ngoài việc báo cáo cho các cơ quan chống gian lận hoặc chống tham nhũng quốc gia. Để phù hợp với cách tiếp cận nhiều bên liên quan đến cơ chế KSNB như đã nói ở trên, công ty cần phải chia sẻ thông tin với các bên liên quan, các nhà đầu tư, Sở giao dịch chứng khoán, các bên liên quan khác như báo chí, nhân viên, người tiêu dùng. Trong trường hợp bị nghi ngờ hoặc đã thực hiện các hành vi sai trái ở các quốc gia khác, công ty cần tự báo cáo cho cơ quan thực thi pháp luật của chính phủ các quốc gia đó.