Tránh rủi ro pháp lý trong sử dụng hóa đơn

GIA NGUYỄN thực hiện• 01/10/2023 00:30

Các doanh nghiệp lưu ý khi mua hàng hóa, dịch vụ, đồng thời tiếp nhận và sử dụng hóa đơn cũng phải tuân thủ các quy định và chịu trách nhiệm pháp lý tương tự như doanh nghiệp lập hóa đơn.

>> Phát hiện 524 doanh nghiệp bán hóa đơn sai phạm, trốn thuế

Đây là chia sẻ của Luật sư Nguyễn Thành Luân – Giám đốc Công ty Luật TNHH Hà Việt với Diễn đàn Doanh nghiệp.

- Việc lập và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mua bán hàng hóa, dịch vụ là vấn đề vô cùng quan trọng… Quy định của pháp luật hiện nay về việc sử dụng hóa đơn như thế nào, thưa Luật sư?

Các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ nói chung, doanh nghiệp nói riêng lập hóa đơn GTGT phải tuân thủ và chịu trách nhiệm với nhiều quy định của pháp luật, như: Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Doanh nghiệp lập và phát hành hóa đơn (bên bán hàng hóa, dịch vụ) thì đương nhiên phải biết và phải chịu trách nhiệm về việc xuất hóa đơn không bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ. Hóa đơn bất hợp pháp, như do lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả thì sẽ không được chấp nhận để hạch toán chi phí, thu nhập và nộp thuế hay khấu trừ thuế.

Đối với các hành vi này, nếu vi phạm ở mức độ nhẹ thì sẽ bị xử phạt hành chính, nếu vi phạm ở mức độ nặng thì có thể bị xử lý hình sự.

- Vậy, trách nhiệm của các bên liên quan trong vấn đề này sẽ xử lý như thế nào, thưa Luật sư?

Các tổ chức, cá nhân nói chung, doanh nghiệp nói riêng khi mua hàng hóa, dịch vụ, đồng thời tiếp nhận và sử dụng hóa đơn cũng phải tuân thủ các quy định và chịu trách nhiệm pháp lý tương tự như doanh nghiệp lập hóa đơn nêu trên.

Theo khoản 9, Điều 3 về “Giải thích từ ngữ” tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP ngày 20/6/2022) quy định về 7 trường hợp “sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp” và 8 trường hợp “sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ”. Cùng bản chất là sự bất hợp pháp liên quan đến hóa đơn, nhưng chỉ riêng việc phân biệt thế nào giữa hai dạng “sử dụng hóa đơn không hợp pháp” và “sử dụng không hợp pháp hóa đơn” theo quy định của pháp luật cũng không hề đơn giản.

Cụ thể, nếu như doanh nghiệp cố tình sai phạm trong việc lập và sử dụng các hóa đơn giả; hóa đơn khống (hóa đơn đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh; hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hay sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa... thì rõ ràng phải chịu trách nhiệm pháp lý.

>> Ứng dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện hóa đơn rủi ro

Tuy nhiên, trong rất nhiều trường hợp, quá khó để xác định rằng việc sử dụng hóa đơn nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ là “không hợp pháp”. Chẳng hạn như trường hợp ngày lập trên hóa đơn là ngày đã bị “cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký” thì trong nhiều trường hợp, người mua hàng hóa, dịch vụ không thể biết, nhất là ngay tại thời điểm tiếp nhận hóa đơn.

Hay như, vào thời điểm giao dịch mua bán và giao nhận hóa đơn thì doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ đang hoạt động hoàn toàn bình thường, mọi yếu tố của hóa đơn đều là hợp pháp tại thời điểm lập hóa đơn, nhưng sau đó lại bị “cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp”...

Doanh nghiệp lập và phát hành hóa đơn phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ. Ảnh minh họa

- Để tránh những rủi ro pháp lý đã nêu, Luật sư có đề xuất, khuyến nghị gì?

Như đã nêu, người thi hành và cả doanh nghiệp cũng đều có thể là chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý trong sử dụng hóa đơn, dù vô ý hay có chủ đích.

Vì vậy, về phía doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm người quản lý cần phải thiết lập, củng cố ý thức tuân thủ đầy đủ pháp luật về thuế và hóa đơn, tuyệt đối không thực hiện bất kỳ giao dịch có tính chất mua bán hóa đơn dưới bất kỳ hình thức hoặc mục đích nào. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần củng cố lại các quy định nội bộ hướng đến việc điều chỉnh chi tiết hơn các sai phạm liên quan đến hóa đơn và chứng từ.

Cụ thể, cần bổ sung yêu cầu trong thực hành hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ là “đảm bảo bên bán/bên cung cấp dịch vụ không sai phạm về hóa đơn chứng từ, và yêu cầu “kiểm tra tính tuân thủ, lịch sử về sử dụng hóa đơn, chứng từ của bên bán/bên cung cấp dịch vụ” vào các quy định nội bộ. Đồng thời, quy định hướng dẫn cụ thể hành động gì, trách nhiệm ra sao của người thực hành để đáp ứng yêu cầu trên;

Cần giám sát việc thực hành các quy định nội bộ, chế độ báo cáo bằng văn bản lưu nên được ưu tiên áp dụng thay vì các tin nhắn, đoạn chat hay báo cáo tại cuộc họp, qua điện thoại. Củng cố hệ thống thông tin, lưu trữ nội bộ để đảm bảo truy xuất thông tin, tài liệu, chứng cứ khi cần.

- Trân trọng cảm ơn Luật sư!