Hoá đơn điện tử có nhất thiết phải sử dụng định dạng XML và PDF không?
Chúng tôi là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cháy nổ, xin hỏi, hoá đơn điện tử có nhất thiết phải sử dụng định dạng XML không? Doanh nghiệp có thể chỉ sử dụng hoá đơn điện tử định dạng PDF không?
Về vấn đề này Công ty Cổ phần MISA xin trả lời theo hướng dẫn tại Điều 5 - Định dạng hóa đơn điện tử, Thông tư 68/2019/TT-BTC:
Định dạng hóa đơn điện tử “1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.”
Như vậy, cần thiết phải sử dụng định dạng XML nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử định dạng PDF và XML: trong đó, file PDF là bản thể hiện nội dung của toàn bộ hóa đơn điện tử với mẫu biểu thông tin của hóa đơn còn file XML là file chứa dữ liệu điện tử hóa đơn, có mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.