Giải pháp công nghệ quản lý tài liệu hiệu quả

Trước xu thế của cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ ở tất cả các mặt của đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội,… đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức cần có sự chuyển đổi mạnh mẽ để phù hợp với thời đại. Trong đó, xu hướng xây dựng các doanh nghiệp số, chính phủ số đang vô cùng cấp thiết nhất là trong bối cảnh Chính phủ Việt Nam vừa khai trương Trục liên thông văn bản Quốc gia.

Trước thực tế đó, FSI – Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số Việt Nam đã tổ chức ra mắt những chiếc máy scan chuyên dụng cho chuyển đổi số. Tại buổi hội thảo, FSI đã giới thiệu nhiều dòng máy scan hàng đầu thế giới, phục vụ tích cực cho quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp như máy scan văn phòng Plustek cho đến các loại máy scan chuyên dụng như máy scan khổ lớn ROWE, scan khổ lớn phẳng SMA, máy scan sách Qidenus, Book2net và máy scan 3D LMI.

Có thể nói, đứng trước những tác động to lớn của cuộc cách mạng 4.0, những thách thức đặt ra với các doanh nghiệp cũng ngày càng lớn hơn. Không chỉ là làm thế nào để đứng vững trên thị trường công nghiệp số mà còn phải thay đổi ra sao để có thể vươn xa hơn những đối thủ cạnh tranh “đáng gờm” đã từng bước bắt kịp xu hướng và chuyển đổi số thành công. 

Một sự thật được khẳng định là không cần phải bắt đầu từ những bước đi thật lớn lao mà trước tiên phải đi từ những bước rất nhỏ, bắt đầu từ những việc tưởng như nhỏ bé nhưng lại đem lại những hiệu quả rất to lớn. Đó chính là tự biến mình từ doanh nghiệp truyền thống thành doanh nghiệp số và từ văn phòng chất chồng đầy hồ sơ, tài liệu thành một “văn phòng không giấy tờ”. Và cách tốt nhất để làm điều đó chính là nhờ đến sự trợ giúp của các loại máy scan chuyên dụng để tạo dựng được cơ sở dữ liệu số cho doanh nghiệp.

Theo thống kê từ Bộ công thương năm 2015 ở Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bẳng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc. Trong khi đó, mặc dù nhiều doanh nghiệp đã bắt tay vào ứng dụng công nghệ nhưng kết quả thu được lại chưa thật sự hiệu quả do vẫn chưa ứng dụng được công nghệ và quy trình tối ưu nhất cho công đoạn scan tài liệu để chuyển toàn bộ dữ liệu bản cứng sang dạng dữ liệu số.

Vì vậy, với chuyên đề “Ứng dụng của máy Scan trong chuyển đổi số” mà FSI mang đến buổi hội thảo đã giải quyết một bài toán lớn của nhiều doanh nghiệp bằng các giải pháp công nghệ mới nhất cho việc quản lý tài liệu hiệu quả gồm: Giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 27001:2013, ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015, Hệ thống quản trị tài liệu DocEye, Giải pháp nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE góp phần giải quyết các vấn đề lưu trữ, khai thác dữ liệu tại các cơ quan, đơn vị.

Đại diện một doanh nghiệp có mặt tại Hội thảo cho rằng, với việc ứng dụng máy scan đi kèm phần mềm và giải pháp công nghệ thông minh sẽ giúp cho các cơ quan nhà nước cũng như các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian trong quá trình vận hành kinh doanh, nâng cao năng suất, tăng đáng kể doanh thu và sức cạnh tranh trên thị trường.

Phát biểu tại hội thảo, ông Nguyễn Hùng Sơn – Tổng giám đốc FSI chia sẻ “FSI hy vọng với các sản phẩm máy scan và dịch vụ công nghệ của mình có thể mang đến những trải nghiệm tuyệt vời với các tính năng ưu việt và khả năng ứng dụng cao, đẩy mạnh phát triển cơ sở hạ tầng dữ liệu lớn trong công cuộc cách mạng công nghệ 4.0".

Linh Nga