Bà Rịa - Vũng Tàu: Hoàn thành trước thời hạn về chia sẻ dữ liệu công chứng trong thủ tục đất đai

Không yêu cầu công dân phải sao y, công chứng giấy tờ khi thực hiện thủ tục hành chính. Đó là chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ. Thủ tướng yêu cầu điều chỉnh nghiệp vụ nhằm không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, phải sao y, công chứng khi thực hiện các thủ tục hành chính.

Theo Thông báo số 171/TB-VPCP ngày 11/4/2025 kết luận Phiên họp lần thứ nhất Ban Chỉ đạo của Chính phủ về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Đề án 06, Thủ tướng yêu cầu Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện cắt giảm thành phần hồ sơ đối với các thủ tục hành chính có thông tin giấy tờ đã tích hợp trên tài khoản định danh điện tử, hoàn thành trong Quý II/2025;

Thủ tướng yêu cầu hợp nhất và nâng cấp các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị, không làm gián đoạn việc quản lý, theo dõi, tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, hoàn thành trong tháng 4/2025.

Điều chỉnh quy trình nghiệp vụ, cho phép sử dụng các giấy tờ điện tử tích hợp trên tài khoản định danh điện tử tương đương với giấy tờ truyền thống khi thực hiện các thủ tục hành chính, không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, phải sao y, công chứng, hoàn thành trong tháng 4/2025.

Tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, căn cứ Kế hoạch số 33/KH-BCĐ ngày 28 tháng 02 năm 2024 của Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính, Chuyển đổi số, Đề án 06/CP tỉnh về Kế hoạch Thực hiện Đề án “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm

2030” trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2025; trong đó có nội dung: Trên cơ sở đã hoàn thành số hóa dữ liệu đất đai đồng bộ dữ liệu về Bộ Tài nguyên và Môi trường phục vụ làm sạch với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đưa vào sử dụng sử dụng ngay, liên thông giải quyết Thủ tục hành chính giữa cơ quan công chứng - Văn phòng đăng ký đất đai - Thuế, cắt giảm giấy tờ và thực hiện nộp thuế.

Việc chia sẻ dữ liệu công chứng tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, giúp cơ quan nhà nước hạn chế được các rủi ro khi gặp hợp đồng mua bán nhà đất bị cạo sửa

Thực hiện Công văn số 3621/UBND-VP ngày 17 tháng 3 năm 2025 của UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu về việc chủ trương về kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng; trong đó có nội dung: Cho phép Sở Nông nghiệp và Môi trường chủ trì nghiên cứu, kết nối cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường với cơ sở dữ liệu công chứng theo đề nghị của Sở Tư pháp tại văn bản nêu trên. Khi thực hiện việc kết nối và chia sẻ dữ liệu công chứng phải đảm bảo tính bảo mật theo quy định của pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Năm 2024, Sở Tài nguyên và Môi trường nay là Sở Nông nghiệp và Môi trường đã hoàn thành kết nối, chia sẻ dữ liệu đất đai với Công an tỉnh phục vụ cắt giảm thành phần hồ sơ về Đăng ký cư trú. Trước đó, UBND tỉnh cũng đã hoàn thành kết nối, chia sẻ dữ liệu đất đai với Bộ Tài nguyên và Môi trường nay là Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

Năm 2025, UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã chấp thuận chủ trương để 3 cơ quan gồm: Sở Nông nghiệp và Môi trường (NN&MT); Sở Tư pháp; Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN), Công an tỉnh triển khai kết nối chia sẻ dữ liệu công chứng, giúp người dân được thuận lợi khi giải quyết các thủ tục đất đai.

Sở NN&MT tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã có thông báo về việc hoàn thành, chính thức đưa vào vận hành ứng dụng kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường với cơ sở dữ liệu công chứng.

Với ứng dụng này, cơ quan nhà nước được cấp quyền có thể dễ dàng truy cập, lấy cơ sở dữ liệu công chứng từ các tổ chức hành nghề công chứng trong quá trình giải quyết một số thủ tục hành chính liên quan đến đất đai khi người dân có yêu cầu.

Theo Sở NN&MT, từ năm 2024, Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính, Chuyển đổi số, Đề án 06/CP của tỉnh đã giao Sở NN&MT, Cục Thuế tỉnh phối hợp với Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh, các sở ngành, địa phương triển khai thực hiện nội dung: “Trên cơ sở đã hoàn thành số hóa dữ liệu đất đai đồng bộ dữ liệu về Bộ TN&MT phục vụ làm sạch với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đưa vào sử dụng sử dụng ngay, liên thông giải quyết Thủ tục hành chính giữa cơ quan công chứng - Văn phòng đăng ký đất đai - Thuế, cắt giảm giấy tờ và thực hiện nộp thuế”. Thời gian hoàn thành trong tháng 6-2025.

Tỉnh cho phép Sở NN&MT chủ trì phối hợp các sở ngành liên quan nghiên cứu, kết nối cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường với cơ sở dữ liệu công chứng. Khi thực hiện việc kết nối và chia sẻ dữ liệu công chứng phải đảm bảo tính bảo mật theo quy định của pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Sở NN&MT đã tiến hành xây dựng ứng dụng, phần mềm để kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường với cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh.

Việc chia sẻ dữ liệu công chứng tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, giúp cơ quan nhà nước hạn chế được các rủi ro khi gặp hợp đồng mua bán nhà đất bị cạo sửa hợp đồng công chứng mua bán đất đai, đóng dấu giả.

Ngày 01 tháng 4 năm 2025, Sở Nông nghiệp và Môi trường có Công văn số 1066/SNNMT-TTCNTT về việc đề nghị hỗ trợ kiểm tra an toàn, bảo mật thông tin trong kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường với cơ sở dữ liệu công chứng; Ngày 08 tháng 4 năm 2025, Công an tỉnh có Công văn số 1085/CAT-PA05 về việc kiểm tra an toàn, bảo mật thông tin trong kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường với cơ sở dữ liệu công chứng.

Theo đó, Sở Nông nghiệp và Môi trường đã phối hợp với Công an tỉnh để đánh giá tính bảo mật, an toàn thông tin của phần mềm được xây dựng theo Công văn số 1066/SNNMT-TTCNTT nhằm để kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường với cơ sở dữ liệu công chứng. Đến nay, Sở Nông nghiệp và Môi trường thông báo đến Sở Khoa học và Công nghệ và Sở Tư pháp được biết để tiếp tục phối hợp thực hiện triển khai cài đặt kết nối, chia sẻ và đưa vào sử dụng chính thức.

Ngày 11/4, Sở NN&MT đánh giá phần mềm trên cơ bản đã đảm bảo và có thông báo đề nghị Sở KH&CN cùng Sở Tư pháp được biết để tiếp tục phối hợp thực hiện triển khai cài đặt kết nối, chia sẻ và đưa vào sử dụng chính thức...

Theo Trung tâm công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường, Sở NN&MT tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, sau khi người dân tiến hành công chứng chuyển nhượng, tặng cho về đất đai sẽ đến cơ quan Nhà nước làm thủ tục đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Khi nộp hồ sơ trực tiếp cần có các loại giấy tờ như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất; Bản sao hợp đồng đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu người dân muốn nộp hồ sơ trực tuyến thì bắt buộc phải scan hợp đồng mua bán đất đính kèm lên Cổng Dịch vụ công. Nhiều người dân không có máy scan, chụp hình có thể chưa chính xác, không ngay ngắn nên bị ứng dụng từ chối nên buộc phải mang bản giấy đi nộp. Đây là "điểm nghẽn" dẫn tới việc người dân không thể thực hiện trực tuyến thủ tục hành chính này.

Khi cơ sở dữ liệu công chứng và hệ thống thông tin đất đai được liên thông kết nối, chia sẻ giúp người dân thuận lợi hơn rất nhiều. Người dân sẽ không phải nộp lại bản sao hợp đồng công chứng, bỏ loại giấy tờ này trong hồ sơ nộp đính kèm. Việc thu thập dữ liệu về hợp đồng công chứng sẽ do cơ quan nhà nước tự thực hiện.

Điều này cũng giúp hạn chế được tình trạng cạo sửa hợp đồng công chứng mua bán đất đai, đóng dấu giả. Từ đây cũng hạn chế tối đa rủi ro cho cán bộ xử lý hồ sơ.

Ứng dụng chính thức vận hành từ 13-4. Bên quản trị sẽ cung cấp quyền truy cập cho các đơn vị liên quan để có thể khai thác dữ liệu khi cần.

Qua đó, góp phần minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tiếp cận thông tin đất đai đến từng thửa đất, từng bước nâng cao sự hài lòng người dân, doanh nghiệp, với quan điểm vì dân phục vụ.

Với sự vào cuộc và không ngừng cải cách, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2024, xếp thứ 2 cả nước về Chỉ số cải cách hành chính (sau Hải Phòng), tăng 3 bậc so với năm 2023; dẫn đầu các tỉnh, thành phố khu vực Đông Nam Bộ. Từ kết quả đó lại càng khẳng định nỗ lực của tỉnh, với cam kết đồng hành cùng nhà đầu tư, người dân luôn lắng nghe và tháo gỡ.

Kim Dung - Vũ Phường