Ứng dụng AI hiệu quả trong doanh nghiệp

Diễn đàn Doanh nghiệp đã có cuộc phỏng vấn bà Hà Thu, Giám đốc Vùng Đông Bắc Bộ của Hội Doanh nghiệp Cung ứng Khu Công nghiệp Việt Nam (TEAM KCN), kiêm CEO Công ty TNHH Xăng dầu Nam Ninh, để tìm hiểu góc nhìn sâu sắc về tiềm năng ứng dụng AI một cách hiệu quả trong doanh nghiệp.

- Khi nhìn vào bối cảnh chuyển đổi số trong hầu hết các ngành ở thời điểm hiện tại, bà đánh giá thế nào về tiềm năng và thách thức khi áp dụng các giải pháp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào hoạt động kinh doanh?

Nếu phải hình dung về bối cảnh công nghệ hiện nay, tôi sẽ dùng hình ảnh một “làn sóng tri thức” đang ồ ạt tràn vào thế giới doanh nghiệp. Và ở trung tâm của làn sóng ấy, trí tuệ nhân tạo – AI – chính là dòng chảy mạnh mẽ nhất, định hình lại cách con người suy nghĩ, ra quyết định và vận hành tổ chức.

AI không còn là thứ dành riêng cho giới lập trình hay các công ty công nghệ cao. Nó đã lặng lẽ bước vào từng văn phòng, từng chuỗi cửa hàng, từng chiếc điện thoại trong túi áo nhân viên – như một trợ lý tổng hợp vô hình, vừa thông minh, vừa nhanh nhạy. Tuy nhiên, đi kèm với tiềm năng là những thách thức lớn nếu AI được áp dụng thiếu định hướng, không đồng bộ hoặc chỉ dừng ở mức “trào lưu”. Giống như bất kỳ công cụ quyền lực nào, AI mang trong mình hai mặt của đồng xu: nó vừa là động lực chuyển đổi số đầy tiềm năng, vừa là thử thách lớn nếu không được tiếp cận một cách có chiến lược và tỉnh táo.

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang mở ra một kỷ nguyên mới cho hoạt động kinh doanh – nơi con người không chỉ làm việc thông minh hơn, mà còn tổ chức và phát triển doanh nghiệp theo những cách chưa từng có trước đây. Từ vai trò như một “siêu trợ lý” trong văn phòng, một “bộ não vận hành” trong sản xuất, đến một “nền tảng hạ tầng số” định hình toàn bộ hệ sinh thái ngành, AI đang từng bước mở rộng ảnh hưởng không chỉ ở chiều rộng ứng dụng, mà cả chiều sâu tư duy quản trị.

Đặc biệt, với người làm quản lý, AI không chỉ là công cụ thao tác, mà là một đối tác trí tuệ đa năng với 5 vai trò cốt lõi. Thứ nhất, AI là một trợ lý soạn thảo linh hoạt – có thể hỗ trợ viết báo cáo, lập kế hoạch, biên soạn thông báo, biên tập văn bản hành chính hoặc tạo bản nháp ý tưởng. Thứ hai, AI là bộ máy phân tích nhanh – giúp đọc hiểu tài liệu, tóm tắt nội dung, trích xuất dữ liệu và hình thành nhận định trên nền dữ liệu lớn. Thứ ba, AI hỗ trợ truyền thông và phát triển văn hoá doanh nghiệp – từ nội dung nội bộ đến thông điệp thương hiệu. Thứ tư, AI giúp nâng cao chất lượng ra quyết định bằng cách đưa ra nhiều góc nhìn, phản biện và so sánh các kịch bản. Và cuối cùng, AI là người khơi mở ý tưởng – luôn sẵn sàng đề xuất phương án mới, cải tiến quy trình, định hình sản phẩm.

Trong tay một nhà lãnh đạo tư duy chiến lược, AI không còn đơn thuần là công cụ hỗ trợ, mà trở thành tầng trí tuệ thứ hai – giúp định hình hệ thống, dẫn dắt con người và mở rộng biên giới tổ chức một cách chủ động và bền vững. Khi được đặt đúng vai trò trong cấu trúc điều hành, AI sẽ không chỉ nâng cao hiệu suất cá nhân, mà còn tái thiết cách tổ chức tư duy ra quyết định, nâng cấp quyền năng lãnh đạo và kiến tạo văn hóa doanh nghiệp thích ứng trong kỷ nguyên số.

Không dừng lại ở khối văn phòng, AI đang tạo bước chuyển căn bản trong vận hành các ngành sản xuất và công nghiệp. Từ việc dự báo sản lượng, điều phối chuỗi cung ứng, bảo trì dự đoán đến kiểm soát chất lượng và vận hành robot cộng tác – AI đang chuyển dịch các nhà máy từ cơ học sang thông minh, từ phản ứng sang chủ động, từ tiêu tốn sang tối ưu hóa.

Trên bình diện vĩ mô hơn, AI đang trở thành nền tảng của toàn bộ nền kinh tế số. Trong y tế, AI hỗ trợ cá nhân hoá chăm sóc sức khỏe, tối ưu hóa phân tích dữ liệu bệnh án và tăng tốc phản ứng y tế khẩn cấp. Trong giáo dục, AI xây dựng lộ trình học tập cá thể hoá và hỗ trợ các thầy cô giáo đáng kinh ngạc. Trong giao thông, AI kiểm soát, điều tiết luồng xe, giảm ùn tắc và hỗ trợ xe tự hành. Trong truyền thông và dịch vụ, AI hiểu sâu hành vi khách hàng và cá nhân hoá trải nghiệm với tốc độ chưa từng có cũng như truyền thông sản phẩm dịch vụ đa nền tảng tới khách hàng.

Tuy nhiên, cùng với tiềm năng, AI cũng đặt ra nhiều thách thức mà các nhà quản lý không thể xem nhẹ.

Một là, ảo tưởng về năng suất – giao sai vai trò cho AI. Nhiều tổ chức cho rằng chỉ cần đưa AI vào là công việc sẽ nhanh hơn, bộ máy sẽ tinh gọn, và con người có thể rút lui khỏi quá trình ra quyết định. Nhưng khi AI được dùng để thay thế tư duy lãnh đạo, đánh giá con người hay xác định phương hướng chiến lược, thì doanh nghiệp sẽ trả giá bằng những sai lệch tư duy ngay từ gốc. AI giỏi phân tích, nhưng không có trực giác, không có trách nhiệm, và không thể thay con người định vị giá trị dài hạn.

Hai là, lạm dụng AI – làm thay tư duy, triệt tiêu bản sắc tổ chức. Khi AI trở thành “người nghĩ thay”, con người dần mất khả năng phản biện, tự phân tích và sáng tạo. Điều này đặc biệt nguy hiểm trong các hoạt động liên quan đến thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp, chiến lược dài hạn – những lĩnh vực mà nếu đánh mất chất riêng, doanh nghiệp sẽ rơi vào trạng thái đồng hoá, nhạt nhoà và không có chỗ đứng trên thị trường.

Ba là, thiếu kiểm soát dữ liệu – mở cửa cho rủi ro bảo mật và đạo đức. AI chỉ thông minh khi được nuôi bằng dữ liệu. Nhưng nếu không có quy trình bảo mật chặt chẽ, dữ liệu nội bộ, khách hàng, tài chính… có thể bị đưa lên các nền tảng mở, không thể thu hồi. Việc thiếu vắng cơ chế kiểm soát thông tin không chỉ ảnh hưởng đến vận hành, mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý và mất niềm tin từ thị trường.

Bốn là, triển khai AI thiếu định hướng – mạnh ai nấy dùng, rời rạc và kém hiệu quả. Một thực tế phổ biến là các phòng ban tự triển khai AI theo kiểu “thử cho biết”, không có chiến lược đồng bộ, không đo lường hiệu quả, không liên kết vào mục tiêu chung của tổ chức. Việc thiếu một kiến trúc ứng dụng AI bài bản khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tái cấu trúc vận hành và tích hợp AI vào chiến lược dài hạn.

Năm là, ngộ nhận giữa việc “biết dùng AI” và “biết quản trị AI”. Không ít lãnh đạo doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần biết trò chuyện với AI, ra lệnh tốt là đủ. Nhưng năng lực quản trị AI ở cấp doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn thế: phải xây dựng hệ quy chiếu ứng dụng rõ ràng, ban hành chính sách sử dụng, đào tạo đội ngũ, kiểm tra đầu ra và đo lường tác động lâu dài. Biết dùng AI là kỹ năng cá nhân. Biết quản trị AI là năng lực kiến tạo tổ chức.

Nhìn chung, các thách thức của AI không đến từ công nghệ, mà đến từ cách con người sử dụng công nghệ đó. Nhà lãnh đạo càng nhìn AI như một nguồn quyền lực mới, thì càng cần kiểm soát nó bằng một hệ giá trị rõ ràng, một chiến lược ứng dụng dài hạn, và một văn hoá tổ chức tỉnh táo.

- Trong vai trò nhà quản lý, bà đã triển khai hay cân nhắc mô hình AI nào để hỗ trợ ra quyết định – ví dụ như phân tích xu hướng tiêu thụ, tối ưu giá bán hay quản trị rủi ro?

Tôi tiếp cận AI trong doanh nghiệp với tinh thần: đã có ứng dụng ban đầu ở những điểm nhỏ, đang từng bước thử nghiệm và hoàn thiện quy trình ứng dụng, và sẽ mở rộng ở quy mô chiến lược khi đội ngũ sẵn sàng và hệ thống đủ nền tảng. Trước mắt, tôi chủ trương bắt đầu từ khối quản lý, nơi cần ra quyết định nhanh, tổ chức hệ thống tốt, rồi sau đó mới mở rộng xuống các cấp nhân viên, từng bước đưa AI vào quy trình vận hành chính thức. Chúng tôi không nhìn AI như một trào lưu công nghệ phải bắt kịp bằng mọi giá, mà như một “trợ lý số” đòi hỏi sự hiểu biết, kiểm soát và tích hợp có định hướng.

Thứ nhất, hành chính, nhân sự và vận hành nội bộ: AI hỗ trợ tôi và đội ngũ văn phòng xử lý nhanh các nội dung thường nhật: từ soạn công văn, thông báo nội bộ, lịch trình onboarding cho nhân sự mới, đến các biểu mẫu hành chính. Những việc trước đây tốn hàng giờ để hoàn chỉnh thì giờ đây có thể được khởi tạo trong vài phút nhờ AI – giúp giảm tải thao tác, tăng chuẩn hóa và tiết kiệm thời gian. Điều quan trọng là, tôi vẫn giữ vai trò kiểm duyệt cuối cùng để đảm bảo nội dung không máy móc mà phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Thứ hai, phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định: AI được dùng như một “trợ lý phân tích” giúp tôi xử lý nhanh báo cáo từ các cửa hàng, phát hiện xu hướng tiêu thụ theo thời điểm, đối chiếu số liệu định kỳ, hoặc gợi ý các điểm cần lưu ý trong báo cáo tài chính. Tôi không dùng AI để thay con người ra quyết định, mà để có thêm một tầng dữ liệu sơ bộ – giúp bản thân và các trưởng bộ phận nhận diện vấn đề sớm và quyết định kịp thời hơn.

Thứ ba, lập kế hoạch và xây dựng chiến lược: AI hiện đang hỗ trợ tôi trong giai đoạn phác thảo chiến lược kinh doanh, kế hoạch quý và định hướng truyền thông. Ví dụ, khi tôi cần xây dựng một kế hoạch định vị thương hiệu nhánh sản phẩm mới, AI giúp tôi gợi ý cấu trúc, đối chiếu các thông điệp, và mô phỏng phản hồi từ khách hàng mục tiêu. Những gì tôi nhận được không phải là câu trả lời, mà là một khung phản biện để ra quyết định chắc chắn hơn.

Thứ tư, hỗ trợ sáng tạo nội dung và truyền thông: Tôi khuyến khích các bộ phận văn phòng, đặc biệt là truyền thông nội bộ và tuyển dụng, sử dụng Canva AI, Gamma App và ChatGPT để xây dựng slide, banner, mô tả công việc, bản tin hàng tuần. Nhờ đó, những nhân sự không chuyên sáng tạo cũng có thể chủ động lên ý tưởng và truyền đạt thông điệp, từ đó lan tỏa văn hóa học hỏi và tạo nên dòng chảy thông tin tích cực trong tổ chức.

Thứ năm, tự học và phát triển năng lực cá nhân: Tôi coi AI như một công cụ đào tạo “tại chỗ”. Khi nhân sự cần viết email khó, xây kế hoạch hay giải thích một nội dung chuyên môn, họ có thể hỏi AI để nhận được phản hồi tức thời. Tôi đang hướng đến xây dựng một nhóm học tập nội bộ, nơi các thành viên chia sẻ “prompt hay mỗi tuần”, học cách dùng AI không chỉ nhanh mà còn đúng – để biến mỗi ngày làm việc thành một phiên học chủ động.

- Với những lo ngại của nhân viên về sự thay thế công việc và vấn đề bảo mật dữ liệu khi ứng dụng AI, bà đã có những chính sách đào tạo, truyền thông nội bộ hoặc biện pháp quản lý rủi ro nào để tạo sự đồng thuận và yên tâm cho toàn bộ đội ngũ?

Tôi cho rằng, bất kỳ công nghệ nào khi đưa vào tổ chức cũng cần song hành với sự chuẩn bị về con người, đặc biệt là truyền thông nội bộ và quản trị cảm xúc. AI không nằm ngoài quy luật đó, thậm chí còn đòi hỏi cao hơn – vì nó vừa vô hình, vừa tạo ra tâm lý lo ngại bị thay thế hoặc mất kiểm soát.

Tại doanh nghiệp của mình, tôi tiếp cận AI với tư duy “con người là trung tâm – công nghệ là công cụ”. Trước khi áp dụng sâu rộng, tôi ưu tiên ba trụ cột để tạo sự đồng thuận trong nội bộ:

Thứ nhất, đào tạo tư duy sử dụng AI đúng cách. Tôi không tổ chức đào tạo nặng về kỹ thuật, mà tập trung hướng dẫn đội ngũ hiểu AI là gì – không phải phép màu, cũng không phải kẻ thù. Chúng tôi chia sẻ các tình huống ứng dụng đơn giản, thực tiễn, để nhân viên thấy rằng AI giúp họ làm việc tốt hơn chứ không làm thay vị trí của họ.

Thứ hai, truyền thông nội bộ minh bạch – chủ động – nhân văn. Tôi luôn nói rõ rằng AI chỉ được dùng khi có quy trình kiểm duyệt và không dùng để đánh giá năng suất cá nhân. Mọi ứng dụng AI đều phải tuân theo triết lý: "AI hỗ trợ tư duy – không thay tư duy". Điều này giúp đội ngũ không cảm thấy bị giám sát hay cạnh tranh với máy móc.

Thứ ba, xây dựng chính sách kiểm soát dữ liệu và giới hạn sử dụng rõ ràng. Chúng tôi thiết lập quy trình sử dụng AI có kiểm tra đầu ra, giới hạn thông tin nội bộ được nhập vào AI, và có quy định về việc không sử dụng AI để xử lý các dữ liệu nhạy cảm như tài chính, nhân sự, khách hàng. Việc này tạo ra “hành lang an toàn” để AI phát huy vai trò mà không gây lo ngại về bảo mật.

Cuối cùng, tôi tin rằng sự đồng thuận nội bộ không đến từ mệnh lệnh, mà đến từ sự chia sẻ tầm nhìn và dẫn dắt bằng hành động cụ thể. Khi nhân viên thấy ban lãnh đạo học trước, dùng đúng, dùng có trách nhiệm – thì họ sẽ an tâm học theo, và AI sẽ trở thành một phần tự nhiên trong văn hóa tổ chức, chứ không phải điều bị cưỡng ép hay xa lạ.

Bên cạnh đó, với vai trò là Giám đốc Vùng Đông Bắc Bộ của Hội Doanh nghiệp Cung ứng Khu Công nghiệp Việt Nam (TEAM KCN), tôi không chỉ tập trung vào việc ứng dụng AI trong nội bộ doanh nghiệp, mà còn đặc biệt quan tâm đến khả năng lan tỏa của công nghệ này trong toàn hệ sinh thái cung ứng công nghiệp.

Trong bối cảnh Việt Nam đang thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện, tôi tin rằng AI không đơn thuần là công cụ nội bộ, mà đang trở thành một trong những động lực chiến lược của nền kinh tế hiện đại – đúng như tinh thần mà Nghị quyết 68-NQ/TW của Bộ Chính trị đã định hướng: “phát triển khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo là động lực chính cho tăng trưởng nhanh và bền vững.”

TEAM KCN là nơi tập hợp hàng trăm doanh nghiệp đang cung ứng cho các khu công nghiệp, nhà máy và doanh nghiệp FDI – những đơn vị vốn chịu áp lực rất lớn về hiệu quả, tốc độ và chuẩn quốc tế. Nếu không tận dụng tốt công nghệ, đặc biệt là AI, các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong chuỗi sẽ khó theo kịp nhịp độ cạnh tranh toàn cầu. Do đó, tôi xem việc ứng dụng AI trong quản lý, vận hành và ra quyết định không chỉ là lợi thế nội bộ, mà là trách nhiệm chuyển giao kiến thức và giải pháp ra toàn mạng lưới.

Mỗi thử nghiệm thành công tại doanh nghiệp tôi đều được chuẩn hóa lại để có thể chia sẻ, huấn luyện và nhân rộng trong cộng đồng TEAM KCN – nơi mà từng doanh nghiệp, dù ở quy mô nhỏ, cũng cần có cơ hội bước vào kỷ nguyên số một cách chủ động, tiết kiệm và hiệu quả. Bằng cách đó, chúng tôi không chỉ ứng dụng công nghệ, mà còn kiến tạo năng lực cạnh tranh nội sinh cho cả chuỗi cung ứng công nghiệp của Việt Nam.

Trân trọng cảm ơn bà!

Nguyễn Chuẩn