Quản trị

Một quyết định có thể đúng quy trình, đúng mục tiêu và được thông qua nhanh chóng. Nhưng khi bị xem xét lại, điều bị đặt lên bàn không còn là hiệu quả của quyết định, mà là khả năng giải trình của người đã ký vào nó.

Trong quản trị doanh nghiệp, một quyết định thường được đánh giá tại thời điểm nó được đưa ra, dựa trên việc có tuân thủ quy trình hay không, có đủ ý kiến tập thể hay không và có đáp ứng được mục tiêu kinh doanh hay không. Tuy nhiên, rủi ro pháp lý trong quản trị doanh nghiệp lại không nằm ở thời điểm đó, mà xuất hiện khi quyết định bị đặt lại trong một bối cảnh hoàn toàn khác. Và trong nhiều trường hợp, người ký không nhận ra mình đang ở vị trí nào trong hệ quy chiếu đó.

Khi một quyết định bị xem xét lại, nó không còn được nhìn như một giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn hay thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh, mà bị đặt vào hệ quy chiếu của thẩm quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm cá nhân. Chính sự dịch chuyển này tạo ra khoảng cách giữa cách doanh nghiệp hiểu về quyết định và cách quyết định đó bị đánh giá trong quá trình kiểm tra, thanh tra hoặc xử lý pháp lý.

Trong thực tế, không hiếm trường hợp một lãnh đạo cấp cao chỉ tham gia ở cấp độ hội đồng, ký nghị quyết mang tính chủ trương, không trực tiếp điều hành dự án, không tham gia lựa chọn nhà thầu và cũng không ký kết hợp đồng triển khai.

Ở thời điểm ban hành, các quyết định này được hiểu là ý chí tập thể và chỉ đóng vai trò trung gian trong quá trình xử lý công việc. Tuy nhiên, khi sự việc phát sinh, phạm vi đánh giá lại không dừng ở mục tiêu của quyết định, mà chuyển sang câu hỏi liệu việc ký vào một quyết định như vậy có đồng nghĩa với việc chấp nhận trách nhiệm hay không. Đây cũng chính là vị trí mà nhiều lãnh đạo tin rằng mình “đứng ngoài trách nhiệm”.

Sự khác biệt giữa ngôn ngữ kinh doanh và ngôn ngữ pháp lý thể hiện rõ ở điểm này. Trong kinh doanh, một quyết định gắn với hiệu quả và kết quả; nhưng trong pháp lý, cùng một quyết định có thể bị nhìn như một sự chấp thuận hoặc một mắt xích trong chuỗi hành vi dẫn đến hậu quả. Khoảng cách này không xuất hiện khi quyết định được ký, mà chỉ lộ ra khi quyết định bị xem xét lại.

Đây không chỉ là rủi ro, mà là khoảng trống kiểm soát trong quyết định.

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp tin rằng việc tuân thủ đúng quy trình nội bộ là đủ để bảo vệ mình. Tuy nhiên, quy trình chỉ chứng minh cách thức một quyết định được hình thành, chứ không bảo đảm rằng người ký sẽ không phải chịu trách nhiệm khi quyết định đó bị đánh giá lại. Và khi vấn đề xảy ra, quy trình không đứng ra giải trình thay cho người ký.

Rủi ro pháp lý trong quản trị doanh nghiệp vì vậy không bắt đầu từ những sai phạm rõ ràng, mà bắt đầu từ những quyết định mà người ký tin rằng mình không phải là người chịu trách nhiệm trực tiếp. Đây cũng là lý do khiến nhiều lãnh đạo chỉ nhận ra mức độ rủi ro khi sự việc đã phát sinh và được đặt lại trong một hệ quy chiếu khác.

Một quyết định có thể được thông qua trong thời gian rất ngắn, nhưng hệ quả pháp lý của nó có thể kéo dài nhiều năm. Vấn đề không nằm ở việc quyết định đó đúng hay sai, mà nằm ở việc khi bị đọc lại, quyết định đó không còn được nhìn như một phần của hoạt động doanh nghiệp, mà gắn trực tiếp với cá nhân người đã ký. Và từ thời điểm đó, vấn đề không còn là quyết định của doanh nghiệp, mà là trách nhiệm của một cá nhân cụ thể.

Trong nhiều trường hợp, quyết định không sai ở thời điểm được đưa ra, nhưng khi bị xem xét lại, nó có thể biến người ký thành người chịu trách nhiệm cuối cùng. Trong nhiều trường hợp, người ký không sai, nhưng là người duy nhất không chứng minh được mình đã đúng.

Nếu một quyết định không làm rõ được vai trò của người ký, không xác định được giới hạn trách nhiệm và không thể hiện được phạm vi kiểm soát, thì khi phát sinh vấn đề, người ký sẽ phải đứng ra giải thích thay cho chính quyết định đó. Khi đó, câu chuyện không còn là việc quy trình đã được thực hiện đầy đủ hay chưa, mà là liệu người ký có đủ cơ sở để chứng minh mình đã kiểm soát quyết định hay chưa.

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng bị giám sát chặt chẽ, việc ra quyết định không chỉ là bài toán về hiệu quả mà còn là bài toán về khả năng chịu trách nhiệm trong tương lai. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu rà soát lại cấu trúc của các quyết định trước khi ký, không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra quy trình, mà còn đánh giá khả năng giải trình và tự bảo vệ của quyết định nếu bị xem xét lại.

Một quyết định có thể được thông qua bằng đồng thuận, nhưng khi bị xem xét lại, nó không được đọc lại bằng ý chí tập thể, mà bằng trách nhiệm cá nhân.

Anh có kiểm soát được quyết định đó hay không?

Luật sư Trương Anh Tú - Chủ tịch TAT Law Firm