Nghiên cứu - Trao đổi
Làm sạch mã số thuế: Đừng để dữ liệu sai “đóng băng” doanh nghiệp
Làm sạch mã số thuế là cần thiết để nâng chất lượng dữ liệu quản lý, nhưng nếu xác định trạng thái doanh nghiệp chỉ từ những dấu hiệu đơn lẻ, dữ liệu sai có thể trở thành điểm nghẽn mới.
Theo Cục Thuế, những năm qua số lượng doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có xu hướng gia tăng. Cùng với đó là tình trạng người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Đây cũng là lý do Cục Thuế ban hành Quyết định 595/QĐ-CT, triển khai chiến dịch “Làm sạch mã số thuế - Tháo gỡ điểm nghẽn trong kinh doanh” trên toàn ngành. Chiến dịch tập trung vào hai nhóm chính: người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế (trạng thái 03) và người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (trạng thái 06).
Tính đến tháng 6/2026, số doanh nghiệp thuộc hai nhóm trạng thái này lên tới gần 600.000. Theo Cục Thuế, lượng hồ sơ tồn đọng không chỉ làm tăng chi phí quản lý mà còn kéo dài thời gian xử lý thủ tục hành chính, ảnh hưởng tới tính minh bạch của môi trường kinh doanh và có thể tác động tới chính những người nộp thuế chấp hành tốt pháp luật.
Ở chiều ngược lại, một doanh nghiệp đang ở trạng thái 03 hoặc 06 không phải trong mọi trường hợp đều là doanh nghiệp “ma”. Có doanh nghiệp thực sự đã dừng kinh doanh nhưng chưa hoàn tất thủ tục; có doanh nghiệp thay đổi địa điểm nhưng chưa cập nhật; cũng có trường hợp muốn tiếp tục hoạt động nhưng mã số thuế đã bị chuyển sang trạng thái không hoạt động.
Theo TS Phan Hoài Nam, Tổng Giám đốc Hãng Tư vấn W&A, trọng tài viên Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), vấn đề quan trọng trong quá trình làm sạch mã số thuế là phải phân biệt giữa doanh nghiệp thực sự đã rời thị trường và doanh nghiệp chỉ đang có sai lệch về dữ liệu. Đặc biệt, việc doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký là dấu hiệu cần xác minh, nhưng không nên được xem là căn cứ duy nhất để kết luận doanh nghiệp đã ngừng hoạt động.
“Có những doanh nghiệp thay đổi địa điểm, người đại diện hoặc đang trong quá trình cập nhật thông tin nhưng hoạt động kinh doanh thực tế vẫn diễn ra. Doanh nghiệp vẫn kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, có người lao động, giao dịch kinh tế hoặc thực hiện các nghĩa vụ khác. Nếu chỉ dựa vào một thông tin đơn lẻ để xác định trạng thái, rất dễ đưa một doanh nghiệp đang hoạt động vào nhóm không hoạt động”, chuyên gia phân tích.
Theo TS Phan Hoài Nam, đây là lĩnh vực mà dữ liệu và công nghệ có thể giúp thay đổi cách thức quản lý. Thay vì xác định trạng thái doanh nghiệp dựa trên một dấu hiệu, cơ quan quản lý có thể đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu như đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế, hóa đơn điện tử, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan và lịch sử tương tác với cơ quan quản lý.
Từ những dữ liệu này, hệ thống có thể phân loại tương đối rõ doanh nghiệp đang hoạt động nhưng thông tin chưa được cập nhật; doanh nghiệp thực tế đã dừng hoạt động; và doanh nghiệp có nhiều dấu hiệu bất thường cần xác minh sâu.
“Điểm cần lưu ý là ‘không hoạt động tại địa chỉ đăng ký’ không đồng nghĩa với ‘doanh nghiệp ma’. Nếu không phân biệt được sai lệch dữ liệu với hành vi vi phạm, một vấn đề đáng lẽ có thể xử lý bằng việc cập nhật thông tin lại trở thành rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp”, chuyên gia nhấn mạnh.
Từ đó, thay vì kiểm tra thực địa trên diện rộng, cơ quan quản lý có thể sử dụng dữ liệu để sàng lọc trước, chỉ tập trung xác minh đối với những trường hợp có nhiều dấu hiệu bất thường. Cách tiếp cận này vừa giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, vừa giảm việc doanh nghiệp phải giải trình hoặc cung cấp lại thông tin trong những trường hợp dữ liệu chỉ có sai lệch hành chính.
Một bước quan trọng khác là xây dựng cơ chế cảnh báo sớm. Khi hệ thống phát hiện địa chỉ, người đại diện hoặc thông tin đăng ký giữa các cơ sở dữ liệu không thống nhất, doanh nghiệp có thể được thông báo điện tử và có thời hạn để chủ động cập nhật. Nếu doanh nghiệp phản hồi và các dữ liệu liên quan vẫn cho thấy hoạt động bình thường, việc điều chỉnh nên được thực hiện nhanh trên hệ thống.
Theo chuyên gia, cách tiếp cận này sẽ giúp chuyển trọng tâm của “làm sạch mã số thuế” từ việc xử lý dữ liệu đã sai sang ngăn dữ liệu sai phát sinh và kịp thời sửa những sai lệch có thể khắc phục. Khi đó, dữ liệu không chỉ phục vụ cơ quan quản lý nhận diện rủi ro mà còn trở thành công cụ giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí tuân thủ.
Các chuyên gia đồng tình rằng, yêu cầu đặt ra không chỉ là dữ liệu phải “sạch” mà còn phải đúng, đủ và có khả năng cập nhật theo thời gian thực.
Theo TS Trần Quý, Chuyên gia kinh tế số, Viện trưởng Viện Phát triển kinh tế số Việt Nam, trong quá trình làm sạch mã số thuế, điều quan trọng không chỉ là đưa những mã số thuế không còn hoạt động ra khỏi hệ thống mà phải bảo đảm dữ liệu phản ánh đúng trạng thái thực tế của doanh nghiệp.
“Trong quản lý dựa trên dữ liệu, một thông tin sai có thể kéo theo nhiều hệ quả ở các khâu khác. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang hoạt động nhưng bị ghi nhận sai trạng thái, việc khôi phục phải được thực hiện nhanh, minh bạch và có đầu mối rõ ràng. Doanh nghiệp không nên phải mất quá nhiều thời gian để chứng minh một thông tin mà cơ quan quản lý có thể xác minh từ các cơ sở dữ liệu liên thông”, ông Quý phân tích.
Theo chuyên gia, việc làm sạch mã số thuế cũng là cơ hội để chuyển từ tư duy quản lý hồ sơ sang quản trị dữ liệu. Thay vì chỉ xử lý khi phát sinh sai lệch, cơ quan quản lý cần tăng khả năng đối soát tự động giữa dữ liệu thuế với đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn điện tử, địa chỉ, người đại diện và các dữ liệu liên quan.