“Chốt đơn” qua tin nhắn: Rủi ro khi đối tác "lật kèo"

Vụ việc liên quan đến thỏa thuận phá dỡ nhà tại phường Tương Mai (Hà Nội) từng thu hút sự chú ý trên mạng xã hội khi các bên phát sinh bất đồng về việc thanh toán tiền công. Người nhận phá dỡ yêu cầu được trả tiền, trong khi phía chủ nhà đề nghị xuất trình hợp đồng có chữ ký. Sau đó, cơ quan công an địa phương thông tin các bên đã thỏa thuận thanh toán, giải quyết ổn thỏa.

Dù sự việc đã khép lại, câu chuyện vẫn đặt ra vấn đề đáng suy ngẫm: Khi công việc được thỏa thuận qua tin nhắn, bên đã thực hiện dựa vào đâu để bảo vệ quyền lợi nếu đối tác không thanh toán?

Đây cũng là tình huống mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể gặp phải trong quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Chỉ vài dòng trao đổi qua Zalo, SMS hoặc ứng dụng nhắn tin, các bên đã thống nhất giá cả, số lượng, thời gian giao hàng. Thậm chí, với đối tác quen thuộc, một lời xác nhận ngắn gọn cũng đủ để doanh nghiệp xuất kho, huy động nhân công hoặc triển khai công việc.

Cách giao dịch này giúp tiết kiệm thời gian, đáp ứng yêu cầu kinh doanh nhanh chóng. Song, sự thuận tiện đôi khi khiến các bên chủ quan, bỏ qua việc xác nhận những nội dung quan trọng. Giá đã thống nhất nhưng thời hạn thanh toán chưa rõ; hàng đã giao nhưng thiếu chứng từ bàn giao; công việc hoàn thành nhưng chưa có xác nhận khối lượng, chất lượng.

Khi quan hệ hợp tác thuận lợi, những thiếu sót ấy ít được chú ý. Đến lúc đối tác chậm trả tiền, từ chối nhận hàng hoặc phủ nhận cam kết, doanh nghiệp mới phải tìm lại từng tin nhắn, chứng từ để chứng minh quyền lợi.

Đáng lo ngại hơn, đối tác có thể cho rằng nội dung trao đổi mới dừng ở bước thương lượng, người đặt hàng không có thẩm quyền hoặc các bên chưa thống nhất điều kiện thanh toán. Một giao dịch tưởng chừng đơn giản vì thế có thể trở thành tranh chấp kéo dài.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hậu quả không chỉ là khoản công nợ chưa thu hồi. Hàng hóa đã xuất kho, chi phí nguyên vật liệu, vận chuyển và nhân công đã phát sinh, trong khi dòng tiền bị ảnh hưởng. Nếu sản phẩm được gia công theo yêu cầu riêng, việc đối tác từ chối nhận còn khiến doanh nghiệp khó tìm được khách hàng thay thế.

Vấn đề đặt ra là những thỏa thuận qua tin nhắn có được pháp luật công nhận?

Theo các chuyên gia pháp lý, Điều 119 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Giao dịch thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 cũng ghi nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu. Theo đó, việc không có hợp đồng giấy không đồng nghĩa với việc thỏa thuận qua tin nhắn không có giá trị pháp lý.

Dẫu vậy, cần phân biệt giữa quá trình thương lượng và việc hợp đồng đã được giao kết. Một tin nhắn hỏi giá chưa phải là đơn đặt hàng; việc gửi báo giá cũng chưa đủ để xác định bên nhận đã đồng ý mua. Muốn làm rõ trách nhiệm, phải xem xét nội dung trao đổi, sự chấp thuận của các bên và quá trình thực hiện giao dịch.

Đặc biệt, đối với những giao dịch pháp luật yêu cầu hình thức hoặc thủ tục nhất định, các bên phải tuân thủ quy định tương ứng. Với công việc phá dỡ công trình, việc xác định đây là hợp đồng xây dựng hay quan hệ thuê thực hiện công việc có ý nghĩa quan trọng khi áp dụng pháp luật.

Trong hoạt động kinh doanh, một rủi ro khác là người trực tiếp nhắn tin đặt hàng không có thẩm quyền đại diện. Khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp đối tác có thể phủ nhận cam kết, khiến việc xác định trách nhiệm thanh toán trở nên phức tạp.

Ngay cả khi chứng minh được hợp đồng đã giao kết, bên yêu cầu thanh toán vẫn cần làm rõ việc hàng hóa đã được bàn giao, dịch vụ đã hoàn thành và khoản tiền đã đến hạn. Tin nhắn xác nhận đơn hàng sẽ có giá trị chứng minh thuyết phục hơn khi đi cùng chứng từ giao nhận, nghiệm thu, hóa đơn hoặc xác nhận công nợ.

Bình luận về vấn đề này, Luật sư Tạ Anh Tuấn – Giám đốc Công ty Luật TNHH Tạ Anh Tuấn cho rằng, rủi ro lớn nhất đối với doanh nghiệp không nằm ở việc sử dụng tin nhắn để giao dịch, mà ở chỗ thiếu căn cứ chứng minh khi phát sinh bất đồng.

Theo Luật sư Tuấn, pháp luật cho phép nhiều giao dịch được xác lập bằng phương tiện điện tử. Tuy nhiên, để bảo vệ quyền lợi, doanh nghiệp cần chứng minh rõ người giao kết, nội dung thỏa thuận và việc thực hiện nghĩa vụ. Một cuộc trò chuyện có thể thể hiện sự thống nhất về giá, số lượng hàng hóa, nhưng chưa chắc đủ để chứng minh hàng đã được giao hoặc công việc đã hoàn thành.

“Đặc biệt, dữ liệu điện tử có thể được sử dụng làm nguồn chứng cứ trong tố tụng dân sự, song giá trị chứng minh phải được xem xét cùng các tài liệu liên quan. Việc chỉ lưu vài ảnh chụp màn hình riêng lẻ có thể gây khó khăn khi đối tác phủ nhận tài khoản, nội dung trao đổi hoặc cho rằng thông tin đã bị cắt khỏi ngữ cảnh”, Luật sư Tạ Anh Tuấn nói.

Vì vậy, luật sư cho rằng, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ cuộc trò chuyện, chứng từ chuyển khoản, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và các tài liệu thể hiện quá trình thực hiện giao dịch. Những thay đổi về giá, khối lượng, tiến độ hoặc thời hạn thanh toán cũng nên được xác nhận rõ ràng.

Với các đơn hàng giá trị lớn, giao hàng nhiều đợt hoặc thanh toán trả chậm, Luật sư Tuấn khuyến nghị doanh nghiệp nên sử dụng hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử có cơ chế xác thực phù hợp. Nội dung cần xác định rõ người có thẩm quyền giao kết, điều kiện nghiệm thu, thời hạn thanh toán và trách nhiệm khi vi phạm.

“Trường hợp đối tác chậm thanh toán, doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ, đối chiếu công nợ và gửi yêu cầu thực hiện nghĩa vụ. Nếu thương lượng không đạt kết quả, có thể lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp phù hợp với thỏa thuận và quy định pháp luật”, Luật sư Tạ Anh Tuấn chia sẻ.

Theo Luật sư Tuấn, việc chủ động chuẩn bị chứng cứ ngay từ khi giao kết sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, giảm thời gian và chi phí xử lý tranh chấp.

“Giao dịch qua tin nhắn vẫn là phương thức thuận tiện trong kinh doanh, nhưng mỗi cam kết quan trọng cần được ghi nhận đủ rõ để có thể kiểm chứng và bảo vệ quyền lợi khi cần thiết”, luật sư nhấn mạnh.