Cắt bớt họp để tăng hiệu suất công việc

QUÂN BẢO• 12/01/2023 04:00

Năm mới, hãng thương mại điện tử Shopify ra luật mới: Cứ cuối ngày là tự động cắt toàn bộ cuộc họp từ 3 người trở lên và không cho họp lại trong vòng 2 tuần để tăng hiệu suất công việc.

>>Công nghệ giám sát nhân viên từ xa lên ngôi

Shopify ra luật cứ cuối ngày là tự động cắt toàn bộ cuộc họp từ 3 người trở lên

Khi nhân viên tại Shopify trở lại sau kỳ nghỉ lễ cuối năm, họ bắt đầu năm 2023 với một luật mới. Họ được thông báo rằng mọi cuộc họp định kỳ với ba người trở lên sẽ tự động bị hủy vào cuối ngày và họ không nên tạo lại các cuộc họp đó trong ít nhất hai tuần.

Sau khoảng thời gian hai tuần đầu tiên đó, “hãy thực sự cân nhắc về những cuộc họp trước khi lên lịch trở lại,” Kaz Nejatian, giám đốc điều hành kiêm phó chủ tịch sản phẩm của Shopify kêu gọi mọi người chỉ đưa các cuộc họp thực sự cần thiết vào lịch của họ.

Ông nói: “Mọi người tham gia Shopify để xây dựng, tạo nên những điều thú vị và tự hào về những dự án đã từng tham gia. Các cuộc họp là một lỗi trong hành trình đó.”

Chính sách mới cũng bao gồm việc thiết lập lại các ngày thứ Tư “không họp” và yêu cầu các cuộc họp lớn chỉ được tổ chức trong khoảng thời gian sáu tiếng đầu làm việc vào các ngày thứ Năm. Đây là một phần trong nỗ lực mà Nejatian mô tả là “tái cấu trúc Shopify” để giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn trong năm mới.

Nejatian cho biết: “Điều này phù hợp với mục tiêu trở thành một công ty hoạt động tốt hơn,” đặc biệt là khi bước vào một năm mà nhiều người đang dự đoán suy thoái kinh tế, đồng thời lưu ý rằng “khách hàng của chúng tôi cực kỳ thận trọng trong việc sử dụng tài nguyên của họ”. Shopify đã có kết quả kinh doanh khả quan hơn kỳ vọng của các nhà phân tích trong quý gần đây nhất, nhưng vào tháng 7, công ty cho biết họ đã sa thải công nhân và cổ phiếu của họ đã giảm mạnh gần 75% vào năm 2022 do lo lắng về chi tiêu gia tăng trong bối cảnh áp lực lạm phát và người tiêu dùng quay trở lại thói quen mua sắm trực tiếp.

Shopify hy vọng sẽ tiếp tục áp dụng phương pháp này

>>Muốn tuyển dụng hiệu quả, đừng xem nhân viên mới là khách!

Động thái giảm bớt các cuộc họp của Shopify là một cách tiếp cận mà nhiều công ty khác đang thực hiện khi mối lo ngại về năng suất tăng lên, tình trạng kiệt sức và các vấn đề về sức khỏe tâm thần đang gia tăng và thói quen tạo các cuộc họp qua mạng kéo dài nửa giờ do đại dịch đã kéo dài.

Nền tảng phần mềm GitLab có các ngày “dọn dẹp lịch họp” hằng năm để thiết lập lại những cuộc họp định kỳ thực sự cần thiết. Asana đã tiến hành thử nghiệm vào mùa xuân năm ngoái trong một nỗ lực mang tên “ngày tàn của các cuộc họp”, trong đó nhân viên xóa tất cả các cuộc họp và chỉ thêm lại những cuộc họp được cho là có giá trị. Slack có “ngày thứ sáu tập trung” và các giám đốc điều hành ở đó đã thực hành “phá lịch” để loại bỏ và đánh giá các cuộc họp thường trực.

Shopify hy vọng sẽ tiếp tục áp dụng phương pháp này, yêu cầu tất cả các cuộc họp lớn với hơn 50 người diễn ra không quá một lần một tuần trong khoảng thời gian sáu giờ vào các ngày Thứ Năm, cũng như theo dõi mức độ tuân thủ của từng người quản lý đối với chính sách không tổ chức các cuộc họp vào thứ Tư. Công ty cũng tạo ra một trình cảnh báo tự động với bất kỳ ai cố gắng lên lịch họp vào thứ Tư, cũng như lên kế hoạch khuyến khích nhân viên hủy các cuộc họp không cần thiết và rời khỏi các nhóm Slack lớn.

Công ty cho biết các cuộc họp riêng sẽ vẫn có trong lịch của công nhân nhưng cũng không nên được lên lịch vào thứ Tư. Tổng cộng, Shopify dự kiến các chính sách mới sẽ xóa khoảng 10.000 sự kiện khỏi lịch của nhân viên.

Nếu mọi người không tuân thủ—mặc dù Nejatian nói ông tin rằng họ sẽ tuân theo—ông có những ý tưởng khác mà công ty có thể đưa ra. Một là phân bổ “chỉ tiêu” số giờ họp cho các nhà quản lý mà họ không thể vượt quá; một cách khác là thêm bộ đếm vào góc trên cùng bên phải màn hình họp của nhân viên để nhắc mọi người về chi phí hoặc giá trị đồng USD dành cho thời gian của người tham gia khi họ tham gia cuộc họp.

Nejatian nói: “Chúng tôi có thể thực thi một vài trong số các ý tưởng đó nếu cần thiết, nhưng tôi rất, rất lạc quan về hiệu quả của chính sách này.”