Quản lý chung cư ngày càng liên quan đến dòng tiền lớn, nghĩa vụ thuế và dữ liệu nhạy cảm của cư dân. Trong khi đó, khoảng trống giữa quy định và thực tiễn đang đặt ra yêu cầu chuẩn hóa cơ chế tài chính, trách nhiệm pháp lý và an toàn dữ liệu.
Sự phát triển nhanh của các đô thị đang kéo theo số lượng nhà chung cư ngày càng lớn. Cùng với đó, quản lý vận hành chung cư cũng dần trở thành một lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp, liên quan trực tiếp đến hàng triệu cư dân và nhiều hoạt động tài chính, kỹ thuật, an ninh, dịch vụ.
Nhưng phía sau những tòa nhà ngày càng hiện đại lại đang tồn tại một khoảng trống đáng lưu ý: cơ chế quản lý thu - chi, hóa đơn, nghĩa vụ thuế và trách nhiệm pháp lý giữa Ban quản trị với doanh nghiệp quản lý vận hành chưa thực sự đồng bộ.
Điều đáng quan tâm hơn, khi hoạt động quản lý chung cư ngày càng được số hóa, những bất cập về tài chính và pháp lý không chỉ tạo rủi ro cho doanh nghiệp mà còn có thể kéo theo nguy cơ đối với dữ liệu cá nhân và tài chính của cư dân.
Bởi vậy, câu chuyện hiện nay không đơn thuần là hướng dẫn thêm cách xuất một hóa đơn hay kê khai một khoản thuế. Vấn đề lớn hơn là cần xây dựng một cơ chế quản trị đủ rõ để những dòng tiền, trách nhiệm pháp lý và dữ liệu của hàng triệu cư dân được quản lý minh bạch, an toàn.
Khoảng trống giữa thực tiễn và quy định
Theo ông Nguyễn Duy Thành, Phó Chủ tịch Hiệp hội Quản lý vận hành nhà chung cư TP HCM (HCMO), trong thực tế quản lý vận hành đang tồn tại những vướng mắc đáng kể liên quan đến cơ chế “thu hộ - chi hộ” và “tự thu - tự chi”.
Với mô hình thu hộ - chi hộ, Ban quản trị là đơn vị thụ hưởng nguồn thu từ cư dân nhưng không phải doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, từ đó phát sinh khó khăn liên quan đến chức năng xuất hóa đơn VAT.
Trong khi đó, mô hình tự thu - tự chi lại xuất hiện những cách hiểu và áp dụng khác nhau giữa các doanh nghiệp, khiến việc kê khai và xuất hóa đơn chưa thật sự thống nhất trên thị trường.
Nhìn bề ngoài, đây là câu chuyện nghiệp vụ kế toán - thuế. Nhưng nếu nhìn sâu hơn, nó phản ánh một vấn đề đáng quan tâm trong cấu trúc quản trị nhà chung cư.
Đó là trách nhiệm đang lớn nhanh hơn năng lực pháp lý của chủ thể thực hiện. Ban quản trị phải tham gia quản lý những khoản tiền liên quan trực tiếp đến cộng đồng cư dân, nhưng theo phản ánh của doanh nghiệp, lại bị hạn chế về tổ chức bộ máy và năng lực chuyên môn tài chính - thuế. Nhiệm kỳ của Ban quản trị có giới hạn, trong khi trách nhiệm và rủi ro về thuế có thể kéo dài nhiều năm.
Ở phía doanh nghiệp quản lý vận hành, công việc cũng không còn đơn thuần là duy trì hoạt động hành chính của tòa nhà. Theo ông Lê Văn Sơn, Trưởng ban Đào tạo, Hội Tư vấn và Đại lý Thuế TP HCM, đơn vị quản lý vận hành còn phải tổ chức và điều phối các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật, phòng cháy chữa cháy, cây xanh, thu gom rác, trông giữ xe, điện, nước, tiện ích và hoạt động tại những khu vực sở hữu chung.
Mỗi hoạt động có thể phát sinh những dòng tiền và bản chất giao dịch khác nhau. Nếu không phân loại chính xác từng khoản thu - chi, doanh nghiệp có nguy cơ gặp vướng mắc khi ghi nhận doanh thu, lập hóa đơn, kê khai thuế giá trị gia tăng, xác định chi phí được trừ và nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.
Như vậy, điểm nghẽn không hẳn nằm ở việc thiếu hoàn toàn quy định. Vấn đề là các quy định liên quan đang nằm ở nhiều lĩnh vực khác nhau, trong khi hoạt động quản lý chung cư lại vận hành như một hệ thống thống nhất.
Khi pháp luật về nhà ở, thuế, tài chính, dữ liệu và hoạt động của Ban quản trị chưa được kết nối đầy đủ trong thực tiễn, khoảng trống giữa các quy định có thể trở thành rủi ro đối với cả doanh nghiệp lẫn cư dân.
Từ minh bạch dòng tiền đến an toàn dữ liệu
Một khía cạnh đáng chú ý khác là quá trình số hóa hoạt động quản lý chung cư.
Ngày nay, nhiều tòa nhà sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm để quản lý phí dịch vụ, điện, nước, gửi xe, đăng ký khách, phản ánh của cư dân và hàng loạt hoạt động khác.
Điều này tạo thuận lợi rất lớn cho quản trị. Nhưng đồng thời, một lượng dữ liệu đáng kể của cư dân cũng được tập trung vào hệ thống quản lý.
Theo ông Nguyễn Duy Thành – Phó Chủ tịch HCMO, các dữ liệu này có thể bao gồm thông tin tài khoản, nhật ký giao dịch, biển số xe, số định danh cá nhân, danh sách hộ gia đình, đăng ký tạm trú, thông tin cho thuê căn hộ, thậm chí dữ liệu sinh trắc học như vân tay hay nhận diện khuôn mặt phục vụ hệ thống kiểm soát an ninh.
Nếu những dữ liệu đó được lưu trữ trên các phần mềm không đáp ứng yêu cầu bảo mật, thiếu mã hóa hoặc không có cơ chế xác thực đủ mạnh, rủi ro không chỉ là mất thông tin.
Một sự cố an ninh mạng có thể ảnh hưởng đến tài sản, quyền riêng tư của cư dân và thậm chí tác động tới hoạt động kỹ thuật của cả tòa nhà. Đây là điểm khiến câu chuyện thuế, phí trong vận hành chung cư cần được nhìn rộng hơn.
Minh bạch tài chính và an toàn dữ liệu thực chất là hai mặt của cùng một bài toán quản trị. Khi quy trình thu - chi được chuẩn hóa, dòng tiền có thể được kiểm soát và truy xuất rõ hơn. Khi hệ thống công nghệ quản lý được chuẩn hóa, dữ liệu tạo ra từ những giao dịch đó cũng có điều kiện được bảo vệ tốt hơn.
Ngược lại, nếu mỗi chung cư sử dụng một quy trình tài chính khác nhau, mỗi đơn vị vận hành áp dụng một nền tảng công nghệ khác nhau và tiêu chuẩn bảo mật phụ thuộc chủ yếu vào lựa chọn của từng doanh nghiệp, rủi ro sẽ rất khó kiểm soát đồng bộ.
Bởi vậy, kiến nghị xây dựng khung tiêu chuẩn an toàn thông tin đối với phần mềm, ứng dụng quản lý vận hành chung cư, tăng cường mã hóa dữ liệu và áp dụng cơ chế xác thực nhiều lớp là hướng cần được nghiên cứu trong quá trình hoàn thiện cơ chế quản lý.
Chuẩn hóa để hình thành quản trị chuyên nghiệp
Theo luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký HCMO, vấn đề quản lý tài chính tại các chung cư hiện chưa thật sự thống nhất. Các khoản thu - chi chưa được quản lý theo một cách thống nhất có thể tạo rủi ro pháp lý cho cả Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành. Vì vậy, cần có hướng dẫn rõ hơn về lập hóa đơn và kê khai thuế.
Đây là yêu cầu trước mắt. Nhưng về dài hạn, có lẽ cần nhìn vấn đề rộng hơn một chính sách thuế đơn lẻ.
Quản lý vận hành chung cư đang dần hình thành một lĩnh vực dịch vụ đô thị chuyên nghiệp. Chủ thể tham gia ngày càng đa dạng, lượng tiền quản lý ngày càng lớn, công nghệ ngày càng sâu và trách nhiệm đối với tài sản, dữ liệu, an toàn của cư dân ngày càng cao.
Một lĩnh vực như vậy cần một hệ thống quy tắc tương xứng.
Trước hết, có thể nghiên cứu chuẩn hóa cách xác định bản chất các khoản thu - chi phổ biến trong vận hành chung cư, từ đó tạo cơ sở thống nhất hơn cho việc lập hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Cùng với đó, cần làm rõ hơn ranh giới trách nhiệm giữa Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành và các chủ thể cung cấp dịch vụ. Việc phân định rõ ai thu, ai chi, ai ký hợp đồng, ai chịu trách nhiệm về hóa đơn, thuế và dữ liệu sẽ giúp giảm đáng kể những khoảng trống pháp lý có thể phát sinh.
Một hướng quan trọng khác là tiếp tục nâng chuẩn nghề nghiệp đối với hoạt động quản lý vận hành. Nếu chung cư ngày càng giống một “hệ sinh thái đô thị thu nhỏ”, người quản lý không thể chỉ hiểu kỹ thuật tòa nhà. Họ cần năng lực về tài chính, thuế, pháp luật, quản trị dữ liệu, an ninh mạng và xử lý quan hệ cộng đồng. Bởi vậy, chuẩn hóa năng lực nghề nghiệp cũng cần đi song hành với chuẩn hóa thể chế.
Đồng thời, cơ chế phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà ở, cơ quan thuế và các cơ quan liên quan cần được tăng cường để những vấn đề giao thoa giữa nhiều lĩnh vực có thể được xử lý thống nhất hơn.
Mục tiêu cuối cùng không phải tạo thêm thủ tục cho Ban quản trị hay doanh nghiệp. Ngược lại, một khung pháp lý rõ ràng phải giúp những người tuân thủ pháp luật dễ thực hiện hơn và những hành vi thiếu minh bạch khó tồn tại hơn. Đó mới là giá trị của chuẩn hóa.
Sự phát triển của nhà chung cư là xu thế tất yếu trong quá trình đô thị hóa. Cùng với những tòa nhà ngày càng cao và hệ thống quản lý ngày càng thông minh, thể chế quản trị cũng cần được nâng cấp tương ứng.
Nếu những dòng tiền của cư dân được quản lý minh bạch, nghĩa vụ thuế được xác định rõ, trách nhiệm của từng chủ thể được phân định cụ thể và dữ liệu cá nhân được bảo vệ theo những tiêu chuẩn phù hợp, niềm tin giữa cư dân, Ban quản trị và doanh nghiệp vận hành sẽ được củng cố. Và niềm tin ấy chính là một phần quan trọng của chất lượng sống đô thị.
