Chuyên gia công nghệ cảnh báo: Ứng dụng miễn phí có thể là “con dao hai lưỡi”

Hiện nay, không chỉ ở Việt Nam, nhiều công ty lớn trên thế giới cũng khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà để tránh dịch COVID-19. Trong đó có Microsoft, Apple, Google…

Chuyên gia Đoàn Kiều My - Nhà sáng lập YellowBlocks cho rằng, mọi người có thể tận dụng những gì ưu thế từ cách làm việc từ xa mang lại, nhưng cũng phải đề phòng vô số rủi ro đang rình rập.

Con dao hai lưỡi

Theo Kiều My, phần lớn văn hóa làm việc tại Việt Nam bị phụ thuộc vào cách thức truyền thống dạng Face to Face interaction (giao tiếp trực tiếp). Điều này giúp việc xử lý các công việc xảy ra nhanh chóng do gặp mặt trực tiếp. Nhưng nó cũng khiến mọi người xử lý một cách bị động, không linh hoạt trong thời đại số này.

Ngoại trừ các doanh nghiệp CNTT hay các doanh nghiệp đã đầu tư nhiều vào việc giao tiếp từ xa hiệu quả. Đặc biệt, các doanh nghiệp có nhiều địa điểm văn phòng khác nhau mà cần liên tục sự tương tác, đa số các công ty hiện nay mới thấy cách làm việc từ xa là quan trọng và nghĩ đến việc xây dựng hệ thống, hoặc tìm kiếm giải pháp từ bên thứ ba. 

Kiều My cho rằng, các doang nghiệp thích ứng với cách làm việc mới là điều đáng hoan nghênh, bởi họ đã truyền cảm hứng tích cực trong việc tuân thủ đúng các quy định của Chính phủ về giãn cách xã hội để phòng chống dịch Covid-19.

Bên cạnh đó, việc nhanh chóng triển khai các cách thức và công cụ hỗ trợ làm việc tại nhà hiệu quả cũng sẽ đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, điều mà Chính phủ rất khuyến khích từ trước khi đại dịch xảy ra. Trước mắt, các công ty lớn sẽ chọn các giải pháp riêng và hạ tầng cơ sở riêng để phù hợp sử dụng nội bộ. Còn lại đa số cũng sẽ có những giải pháp từ bên thứ ba.  

“Trong mùa work-from-home, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc sử dụng các giải pháp miễn phí từ các bên thứ ba, chẳng hạn từ Facebook, WhatsApp hay ứng dụng mới nổi gần đây là Zoom có thể được coi là một coi dao hai lưỡi”. Kiều My cho biết.

Tuy nhiên, cũng không thể phủ nhận được những lợi ích mà các ứng dụng này mang lại. Dó là sự miễn phí, có đường truyền ổn định và dễ dàng sử dụng. Điều này thuận tiện cho việc liên lạc và quản lý nhân sự của các lãnh đạo công ty tới các nhân viên, đồng thời chưa tốn tiền mặt trước mắt cho công ty.

Tuy vậy, không có gì là hoàn hảo, bởi các ứng dụng từ bên thứ ba cũng tiềm ẩn vô vàn nguy cơ, từ nhỏ tới nghiêm trọng, làm ảnh hưởng tới doanh nghiệp và các cá nhân trong công ty.

Đơn cử như với Zoom: Ứng dụng này rất thuận tiện để học tập và làm việc từ xa, nhờ tính năng họp online dễ sử dụng, tốc độ kết nối cao, thậm chí ngay cả Chính phủ Anh cũng sử dụng. Tuy nhiên, nó đã bị phát hiện gửi dữ liệu cuộc họp về cho Facebook, bị người ngoài đột nhập dễ dàng nếu có ID và mật khẩu, cho phép kẻ tấn công đánh cắp thông tin đăng nhập trên máy tính Windows của nạn nhân và thực hiện các lệnh tùy ý trên hệ thống.

Không phải ngẫu nhiên mà Đức, Đài Loan, hay các tổ chức lớn như, Sở Giáo dục New York, Cơ quan Hàng không và Vũ trụ Mỹ (NASA), SpaceX, Google… cấm sử dụng. Ngay cả FBI cũng vừa cảnh báo người dùng hiện đã có nhiều tình trạng tin tặc tấn công các hội nghị hay các lớp học trực tuyến trên ứng dụng và khuyến cáo không nên sử dụng phần mềm này.

“Trong khi đó, Google, Facebook cũng không ít lần dính các bê bối về quyền riêng tư, bị lôi ra tòa nhiều lần vì thu thập dữ liệu trái phép để bán cho các nhà quảng cáo. Vụ Cambridge Analytica nổi tiếng cách đây hai năm đã làm Facebook điêu đứng, CEO Mark Zuckerberg phải ra điều trần tại lưỡng viện Mỹ, cũng cho thấy các phần mềm bên thứ ba, dù nổi tiếng đến đâu cũng không an toàn”. Kiều My cho biết thêm.

Giải pháp cho doanh nghiệp

Khi đã hiểu được những lợi ích đi kèm rủi ro, các cá nhân lẫn doanh nghiệp sẽ phải cần chủ động lên chiến lược sử dụng bài bản hơn. Họ cần chọn nền tảng công nghệ nào cho phù hợp quy mô doanh nghiệp, sau đó sẽ triển khai cẩm nang hướng dẫn, cũng như quy trình rõ ràng và đào tạo cho nhân viên sử dụng thành thạo trong vòng hai tuần đầu tiên.

Điều quan trọng nhất chính là lựa chọn công cụ đáng tin cậy. Nhân viên sẽ cần phải tư duy khi làm việc tại nhà về cách thức thực hiện công việc . Trong khi đó, lãnh đạo và các nhân sự cấp cao cần thúc đẩy tinh thần nhân viên, cũng như tạo các KPI (chỉ số đánh giá thực hiện công việc) dựa trên hiệu quả thực sự công việc.

Đối với doanh nghiệp của mình, Kiều My cho biết: “Trong quá trình vận hành công ty thời điểm dịch, chúng tôi đã đề ra ba yếu tố then chốt để vận hành hiệu quả, đó là quản trị, chuyển đổi số và văn hoá nội bộ, và làm việc có hệ thống”.

Về Quản trị: Để đạt được hiệu quả công việc cao nhất trong thời gian làm việc từ xa, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong doanh nghiệp, cần chuẩn bị đồng thời cả kỹ năng và tâm thế vững vàng, cần có một tư duy mở, sẵn sàng ứng biến với mọi thay đổi từ bên trong, tức là sự thay đổi về phương thức làm việc; lẫn bên ngoài doanh nghiệp, tức là sự biến đổi của thị trường. Cùng với đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho từng viễn cảnh xảy ra đặc biệt là những trường hợp xấu nhất, để có thể hành động kịp thời và không bị động trước thời cuộc.

Về chuyển đổi số (Digital transformation): Trong doanh nghiệp và trong từng cá nhân. Từ 2 - 3 năm nay, các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam đã không thể đứng ngoài việc chuyển đổi số. Với đợt COVID-19 này, việc chuyển đổi lại cực kì quan trọng, cần được thúc đẩy nhanh và mạnh hơn.

Về văn hoá nội bộ và làm việc có hệ thống (Systematic): Đây cũng là một yếu tố rất quan trọng, là vũ khí then chốt để việc vận hành workfromhome được hiệu quả. 

“Cụ thể, chúng tôi cùng đề ra các quy định mà mọi người đều phải tuân thủ. Từ việc thời gian bắt buộc online mỗi ngày, cho đến việc sử dụng các nền tảng nào khi phân công công việc, giao deadline và báo cáo công việc theo tuần, theo ngày của mọi người trong nhóm”. Kiều My chia sẻ thêm.