Giao tiếp với khách hàng trong soạn thảo Hợp đồng

Khi soạn thảo Hợp đồng, một trong những việc phải làm đó là gặp gỡ khách hàng để lấy thông tin khách hàng (thuật ngữ chuyên môn gọi là Client’s instructions). Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn vài lưu ý trong công đoạn khá thú vị này.

Bước 1: Lấy thông tin (receiving instructions)

Trong nhiều trường hợp, các gợi ý, yêu cầu, khách hàng sẽ trao đổi trực tiếp với luật sư. Nhưng cũng có khi, các yêu cầu của khách hàng được gửi bằng các phương thức như email, hoặc thông qua một người thứ ba.

- Cho dù kiểu nào, trong bước này phải lưu ý hai điều:

Phải biết đặt câu hỏi để nhận được các thông tin và/hoặc hướng dẫn cần thiết. Ví dụ: Nếu đối tác giao hàng trễ, xử lý thế nào? Qui trình giao hàng như thế nào?....

- Luôn phải xác nhận lại các thông tin trước khi soạn thảo. Việc này nhằm:

Bảo đảm bạn không ghi nhận bị sót

Tránh việc khách hàng cứ bổ sung dữ kiện liên tục, làm lãng phí thời gian.

Bước 2: Tuân thủ tuyệt đốii hướng dẫn của khách hàng.

Vui lòng nhớ nguyên tắc cơ bản của nghề dịch vụ: Khác hàng luôn luôn đúng. Bạn không có quyền làm sai [cho dù cố ý hay vô ý] các hướng dẫn của khách hàng. Dù vì bất kì lí do nào mà không làm theo các qui trình mà khách hàng yêu cầu, đều không thể chấp nhận được.

Bước 3: Tư vấn cho khách hàng (advising the client).

Cũng có khi, khách hàng không hiểu hết nhu cầu của mình. Nghiêm túc đấy. Bạn có chắc là bạn hiểu về việc xây dựng kĩ đến mức đưa ra các yêu cầu chi tiết cho việc xây căn nhà của mình hay không? Nên nếu khách hàng đưa ra yêu cầu không rõ ràng, hãy tư vấn cho khách.

Có lần tôi soạn một Điều lệ cho khách hàng. Tôi hay hỏi những câu như:

“ Nếu thành viên còn lại rút vốn trong vòng một năm sau khi thành lập thì sao?”

“Anh muốn chia lợi nhuận thế nào”

Khách hàng vẫn hay bảo “Đúng, anh muốn cái đó”.

Bạn làm được thế là thành công đấy.

Bước 4: Bao nhiêu thì đủ (deciding on depth).

Một số bạn luật sư trẻ, làm ở hãng luật lớn hoặc kiếm được template, thường hay thích thể hiện bằng cách đưa vào Hợp đồng nhiều điều khoản. Thú thật, có nhiều khi việc làm này chả được thêm tích sự gì, ngoài việc tốn tiền giấy in.

Bạn nên hiểu, một hợp đồng giá trị vài chục triệu đồng mà làm cái Hợp đồng hai mươi [20] trang A4, thì thật là lố bịch.

Nói như thế để thấy tuỳ vào giá trị, bản chất của giao dịch mà quyết định mức độ phức tạp của Hợp đồng. Khi soạn hợp đồng, đặc biệt là làm cho các quan hệ thân hữu, làm phức tạp quá thì coi chừng hỏng ăn. Nghệ thuật là biết bỏ những thứ nên bỏ.

Ví dụ: Xin mãi mới được cung cấp một đơn hàng be bé cho một “cụ” nào đó mà bày đặt đưa vào Bất Khả Kháng hay Lời Nói Đầu…thì căng lắm.

Tóm lại, khi soạn Hợp đồng, trực tiếp hay gián tiếp, bạn phải nhận các chỉ thị và/hoặc hướng từ khách hàng. Hãy luôn tuân theo các gợi ý này, tư vấn cho khách hàng những điểm cần thiết và phải biết tuỳ giao dịch mà có những điều khoản phù hợp.

Chúc bạn thú vị với Soạn thảo Hợp đồng.