Chuyển đổi số cho SMEs (Bài 3): Kế hoạch và ngân sách!

NGUYỄN CHUẨN• 10/03/2021 11:10

Trong quá trình chuyển đổi số, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) gặp phải các vấn đề về nguồn vốn và thời gian. Vì vậy, việc lên kế hoạch cho ngân sách là điều cực kỳ quan trọng.

Chuyển đổi kỹ thuật số (Digital transformations) là quá trình tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một sự thay đổi hoàn toàn về hoạt động và văn hóa nhằm mang đến những điều tốt nhất cho khách hàng bằng cách tận dụng công nghệ kỹ thuật số đang thịnh hành.

Statista dự đoán rằng doanh thu từ thị trường chuyển đổi kỹ thuật số toàn cầu dự kiến sẽ lên tới 2,3 nghìn tỷ USD vào năm 2023. Theo thời gian, các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều cần phải phát triển và đổi mới để tồn tại. Các doanh nghiệp không thích ứng, sẽ bị đào thải vì lợi ích và sở thích của khách hàng đang thay đổi nhanh chóng.

Mặc dù chuyển đổi số là rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và là hoạt động tái cấu trúc giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đặc biệt là khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ(SME), hầu hết trong số họ sẽ gặp phải các vấn đề về nguồn vốn và thời gian khi đầu tư vào công nghệ. Kinh phí hạn chế khiến việc đầu tư vào công nghệ gặp nhiều khó khăn, thời gian chuyển đổi số kéo dài cũng khiến họ mất đi cơ hội tìm kiếm sự phát triển. Vậy họ phải làm gì để chuyển đổi số?

Theo các nghiên cứu, điều quan trọng đối cới các doanh nghiệp nhỏ và vừa chính là sự cân nhắc kỹ càng khi lập ngân sách cho chuyển đổi số. Lập ngân sách cho chuyển đổi số là việc rất khó khăn và đòi hỏi phải xem xét cẩn thận nhiều yếu tố. Bất kỳ yếu tố chính nào bị bỏ sót đều có thể dẫn đến tổn thất lớn hoặc khủng hoảng ngân sách ở giai đoạn sau.

Chuyển đổi số là một quá trình phức tạp. Lập ngân sách và lập kế hoạch cho chuyển đổi số trong doanh nghiệp có thể có tác động to lớn đến đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, cần phải có sự tham gia của ngày càng nhiều bộ phận và nhiều người vào quá trình này.

Ở đây phải có sự tham gia của tất cả các phòng ban và người đứng đầu doanh nghiệp. Tìm kiếm sự phản hồi từ tất cả các bộ phận theo định kỳ. Lập ngân sách không chỉ dành cho tất cả các bộ phận khác nhau mà còn phải đáp ứng nhu cầu giữa các bộ phận và chức năng chéo.

Tuy vậy, vấn đề không chỉ là nội bộ doanh nghiệp, việc lôi kéo được cả người dùng cuối vào quá trình lập ngân sách cũng rất quqan trọng. Đây là những bên liên quan cuối cùng và phản ứng của họ quyết định tương lai của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm ý kiến của khách hàng thông qua phỏng vấn khách hàng, khảo sát và các hoạt động phản hồi khác.

Một vấn đề khác đối với các doanh nghiệp SME đó là việc họ chỉ sở hữu một ngân sách eo hẹp. Chính vì vậy, việc phân bổ ngân sách cần phải linh hoạt hoặc nhanh nhẹn để đáp ứng các nhu cầu và vấn đề không lường trước được. Nên giữ một “kế hoạch hai” trong khi lập ngân sách.

Theo các chuyên gia phân tích, các doanh nghiệp SME cần giữ đủ phạm vi cho các khoản dự phòng. Đặt ngân sách và mục tiêu ngắn hạn bên cạnh các mục tiêu dài hạn. Với các mục tiêu ngắn hạn, hãy theo dõi kết quả trong khoảng thời gian ngắn và loại bỏ các yếu tố không hoạt động tốt.

Một vấn đề quan trọng khác với các doanh nghiệp SME là việc họ phải có sự phân bổ ngân sách riêng biệt cho nghiên cứu và đào tạo nhân viên. Chuyển đổi số đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải được đào tạo thích hợp, nhân lực là vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp. Không được phép đánh giá thấp vai trò này vì bất kỳ sự thỏa hiệp nào ở đây có thể gây tốn kém cho doanh nghiệp sau này và thậm chí dẫn đến thất bại hoàn toàn.

Đặc biệt, quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp SME là một quá trình phức tạp. Khác với các doanh nghiệp lớn, ở đây họ có nguồn vốn nhỏ hơn và khoảng thời gian ngắn hơn để chuyển đổi. Do đó, việc đơn giản hóa quá trình chuyển đổi số để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng nhất là điều cần thiết. Các doanh nghiệp SME không thể đòi hỏi việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số ở tất cả các lĩnh vực kinh doanh trong cùng một thời điểm. Điều đó có thể dẫn đến sự ôm đồm và dễ thất bại.

Cuối cùng, chuyển đổi số là liên quan đến đổi mới và phát triển doanh nghiệp, mục tiêu của chuyển đổi số là tạo ra thị trường mới. Quá trình này thậm chí có thể mang lại kết quả tiêu cực. Các doanh nghiệp SME cần nắm bắt đúng nguyên nhân và giải quyết từng bước các vấn đề. Việc lập kế hoạch tốt và hành động kịp thời, có thể sẽ đem đến nhiều kết quả khả quan của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.