NSDLĐ có phải cung cấp tài liệu quá trình làm việc khi chấm dứt HĐLĐ?

TIẾN VIỆT• 09/05/2023 03:00

NSDLĐ có buộc phải cung cấp bản sao của bất kể tài liệu nào liên quan đến quá trình làm việc của NLĐ nếu NLĐ yêu cầu khi chấm dứt HĐLĐ không? Bản sao phải đáp ứng yêu cầu gì?

>>NLĐ cung cấp thông tin không trung thực sẽ bị đơn phương chấm dứt HĐLĐ?

Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) được Quốc hội khóa XIV Kỳ họp thứ Tám thông qua ngày 20 tháng 11 năm 2019 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021.

Năm 2020, Chính phủ, Bộ LĐTBXH đã ban hành các Nghị định, Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện. Để hỗ trợ các doanh nghiệp nắm bắt được những nội dung thay đổi quan trọng và tuân thủ đúng quy định của pháp luật, thời gian qua Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã tổ chức nhiều hoạt động tuyên truyền, phổ biến nội dung của BLLĐ 2019 và các văn bản hướng dẫn.

Tuy nhiên, do Bộ luật với nhiều nội dung sửa đổi, bổ sung, thêm vào đó một số quy định lại chưa đầy đủ và rõ ràng, dẫn đến doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong triển khai, áp dụng. Với mong muốn góp phần xây dựng QHLĐ hài hòa, ổn định và tiến bộ trong doanh nghiệp, VCCI trân trọng giới thiệu một số tình huống tập trung vào một số quy định của BLLĐ 2019 và NĐ 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ đến các doanh nghiệp và độc giả.

Ảnh minh hoạ

Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 48 BLLĐ 2019 thì khi chấm dứt HĐLĐ, NSDLĐ có trách nhiệm cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của NLĐ nếu NLĐ có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do NSDLĐ trả. Đây là một quy định mới trong BLLĐ 2019. Cho đến nay BLLĐ 2019 cũng như các văn bản hướng dẫn không hướng dẫn thêm về nội dung quy định này.

Vậy như thế nào là bản sao? NSDLĐ có phải chứng nhận sao y bản chính hay phải có chứng thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền không? Những tài liệu nào được gọi là “liên quan đến quá trình làm việc của NLĐ”? Các tài liệu liên quan đến tiêu chuẩn, quy trình thực hiện công việc, quy định nội bộ, bí mật kinh doanh, v.v. của NSDLĐ có thuộc tài liệu mà NSDLĐ có nghĩa vụ cung cấp khi NLĐ yêu cầu? Để trả lời các câu hỏi này, NSDLĐ cần lưu ý một số nội dung sau:

Thứ nhất: “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp. Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch). Theo quy định này, bản sao có thể chỉ là bản chụp (photo) từ bản chính, song cũng có thể là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính.
Thứ hai, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cá nhân được cấp bản chính hoặc người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân được cấp bản chính hoặc cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết(Điều 16 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ). Vì vậy, việc cung cấp bản sao từ sổ gốc của NSDLĐ (NSDLĐ lập và quản lý) cho NLĐ chỉ áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu mà NLĐ được cấp bản chính mà thôi.
Thứ ba, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính là bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (Điều 18. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của CP). Vì vậy, NSDLĐ chỉ có nghĩa vụ cung cấp bản sao của các giấy tờ này khi NSDLĐ thấy cần thiết phải giữ bản chính của NLĐ.
Thứ tư, NSDLĐ không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của NLĐ khi giao kết, thực hiện HĐLĐ (Khoản 1 Điều 17 BLLĐ2019). Theo đó, việc cung cấp các bản sao từ bản chính các giấy tờ này của NLĐ không thuộc trách nhiệm của NSDLĐ.

Theo Điều 16 BLLĐ 2019 quy định: Trách nhiệm khi chấm dứt HĐLĐ

"...

3. NSDLĐ có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu NSDLĐ đã giữ của NLĐ;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của NLĐ nếu NLĐ có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do NSDLĐ trả".

Như vậy, để giải quyết tình huống này, NSDLĐ căn cứ vào các quy định trên để ban hành danh mục các tài liệu và quy trình cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của NLĐ nếu NLĐ yêu cầu khi chấm dứt HĐLĐ. Quá trình thực hiện NSDLĐ cần lưu ý trường hợp NSDLĐ cung cấp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực từ bản chính phải tuân thủ các quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của CP và chi phí sao, gửi tài liệu do NSDLĐ trả.

Còn nữa...