24h

Theo Cục Thuế (Bộ Tài chính), hộ kinh doanh được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, không bắt buộc phải ghi chép thủ công trên sổ giấy. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn phải lập sổ kế toán để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ việc kê khai thuế và giải trình khi cơ quan quản lý yêu cầu.

Như vậy, sự thay đổi chủ yếu nằm ở phương thức ghi chép, lưu trữ, chứ không làm giảm nghĩa vụ thực hiện chế độ kế toán. Thay vì phải ghi lại từng hóa đơn, chứng từ bằng tay, hộ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm, file dữ liệu điện tử hoặc những công cụ phù hợp để tổng hợp và lưu giữ thông tin.

Với những hộ đã sử dụng phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử hoặc quản lý doanh thu trên máy tính, đây là thay đổi được đón nhận. Dữ liệu có thể được tra cứu, sao lưu và xuất trình nhanh chóng, đồng thời giảm thời gian ghi chép và hạn chế sai sót khi nhập lại thông tin từ hóa đơn, chứng từ.

Là hộ kinh doanh tại xã Trung Giã (Hà Nội), ông Nguyễn Văn Tân cho biết trước đây, dù nhiều dữ liệu mua bán đã được lưu trên máy tính, người kinh doanh vẫn mất thêm thời gian tổng hợp, ghi lại vào sổ. Việc được lựa chọn hình thức điện tử giúp quá trình theo dõi doanh thu và lưu trữ hồ sơ thuận tiện hơn.

“Phần lớn hoạt động mua bán hiện nay đã được thực hiện trên máy tính hoặc phần mềm. Dữ liệu có sẵn mà vẫn phải ghi lại bằng tay thì vừa mất thời gian, vừa dễ nhầm lẫn. Được lưu trữ điện tử sẽ giúp hộ kinh doanh đỡ vất vả hơn và thuận tiện khi cần tra cứu”, ông Tân chia sẻ.

Theo ông Tân, lợi ích rõ nhất là giảm những thao tác lặp lại. Hộ kinh doanh có thể dành thêm thời gian cho hoạt động bán hàng, quản lý hàng hóa thay vì phải xử lý nhiều sổ sách giấy. Tuy nhiên, để thực hiện hiệu quả, người kinh doanh vẫn cần được hướng dẫn cụ thể về mẫu sổ, cách lưu trữ và yêu cầu đối với dữ liệu điện tử.

Thực tế cũng cho thấy, giảm ghi chép thủ công chưa đồng nghĩa với việc gánh nặng tuân thủ sẽ giảm tương ứng. Với những hộ chưa sử dụng phần mềm hoặc không quen thao tác trên máy tính, việc chuyển sang lưu trữ điện tử có thể kéo theo chi phí mua thiết bị, phần mềm hoặc thuê người hỗ trợ.

Bà Nguyễn Thị Hồng Nhung, hộ kinh doanh tại phường Trung Thành (Thái Nguyên), cho rằng quy định mới giúp công việc sổ sách thuận tiện hơn, nhưng không giải quyết hết những khó khăn trong quá trình kê khai thuế.

Theo bà Nhung, ngoài chi phí đầu tư phần mềm và thiết bị, một vấn đề khiến nhiều hộ kinh doanh băn khoăn là chứng từ đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào. Trong thực tế, có những khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh nhưng bên bán không cung cấp được hóa đơn theo yêu cầu, khiến hộ mua hàng gặp khó khi hoàn thiện hồ sơ.

“Nhiều khoản chi có phát sinh thực tế, thanh toán cũng có chứng từ chuyển tiền, nhưng không phải trường hợp nào người bán cũng có hóa đơn. Nếu không có hướng dẫn cụ thể về hồ sơ thay thế hoặc cách xử lý phù hợp, hộ kinh doanh vẫn rất lúng túng khi kê khai”, bà Nhung nói.

Trao đổi với Diễn đàn Doanh nghiệp xung quanh câu chuyện này, Luật sư Lê Thị Nhung - Giám đốc Công ty Luật L&A Legal Experts cho rằng, việc cho phép hộ kinh doanh lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng điện tử là phù hợp với quá trình chuyển đổi số, đồng thời giảm những thao tác không còn cần thiết khi dữ liệu bán hàng, hóa đơn và doanh thu đã được ghi nhận trên hệ thống.

Tuy nhiên, Luật sư Lê Thị Nhung lưu ý rằng lưu trữ điện tử không đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh được miễn lập sổ kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vẫn phải được phản ánh đầy đủ, chính xác và lưu giữ trong thời hạn quy định để phục vụ kê khai, đối chiếu và giải trình.

“Điều cần tránh là để hộ kinh doanh hiểu rằng không phải ghi sổ giấy thì cũng không cần lập sổ kế toán. Bản chất của thay đổi là cho phép lựa chọn phương thức thực hiện thuận tiện hơn, còn nghĩa vụ ghi nhận, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu vẫn phải được bảo đảm”, Luật sư Lê Thị Nhung phân tích.

Theo Luật sư Nhung, để giảm thực chất chi phí tuân thủ, cần tăng khả năng kết nối giữa dữ liệu bán hàng, hóa đơn điện tử và sổ kế toán, hạn chế việc hộ kinh doanh phải nhập lại cùng một thông tin trên nhiều hệ thống. Các công cụ sử dụng cũng cần đơn giản, dễ thao tác và phù hợp với quy mô của từng nhóm hộ, tránh tình trạng số hóa nhưng lại phát sinh thêm chi phí.

Đối với những khoản mua vào khó có hóa đơn, cơ quan quản lý cần tiếp tục rà soát thực tế để có hướng dẫn rõ về loại chứng từ, căn cứ xác minh và cách xử lý trong từng trường hợp. Việc này phải bảo đảm nguyên tắc quản lý thuế, đồng thời phản ánh đúng những giao dịch có thật và hạn chế rủi ro cho hộ kinh doanh khi thực hiện nghĩa vụ.

“Bỏ ghi chép thủ công là một bước thuận lợi, nhưng chưa thể giải quyết toàn bộ khó khăn. Chính sách chỉ thực sự giảm gánh nặng khi hộ kinh doanh vừa dễ thực hiện chế độ kế toán, vừa không phải bỏ thêm quá nhiều chi phí để đáp ứng các yêu cầu về phần mềm, dữ liệu và chứng từ”, Luật sư Lê Thị Nhung nói.

Nguyễn Giang