Thông tin doanh nghiệp

Trợ lý AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp đọc, soạn và gửi email dựa trên những dữ liệu được cho phép truy cập. Khi sử dụng, doanh nghiệp cần phân biệt giữa dịch vụ email và các tính năng AI được tích hợp thêm. Đồng thời, nên xác định rõ AI được phép sử dụng dữ liệu nào, có quyền truy cập đến đâu và email có cần được kiểm tra lại trước khi gửi hay không.

Khả năng xử lý công việc tốt hơn khi dùng email doanh nghiệp kết hợp với AI

Một email hỏi báo giá có thể kéo theo việc đọc yêu cầu, tìm sản phẩm, kiểm tra chính sách và soạn phản hồi. Đây là tình huống minh họa cho nhu cầu kết nối email với dữ liệu nội bộ, để nhân viên tìm được tài liệu đúng phiên bản. Với AI việc này trở nên dể dàng và nhanh chóng hơn nhưng cần kiểm soát nội dung trước khi gửi.

Theo thông tin HD Agency cung cấp, dịch vụ email doanh nghiệp và trợ lý AI là hai dịch vụ riêng. Email hosting hỗ trợ gửi, nhận và quản lý thư, còn trợ lý AI có thể tra cứu dữ liệu được cấp quyền và soạn bản nháp email. Khả năng gửi thư phụ thuộc vào phạm vi tích hợp và quyền doanh nghiệp thiết lập. Với nội dung nhạy cảm, người phụ trách nên kiểm tra, phê duyệt trước khi gửi.

Email hosting theo tên miền phục vụ việc gửi nhận và lưu trữ thể hiện sự chuyên nghiệp hơn là dùng những email miễn phí khác. Trợ lý AI bổ sung xử lý công việc theo dữ liệu và công cụ được kết nối. Khách hàng có thể triển khai từng dịch vụ theo nhu cầu.

RAG hỗ trợ tìm thông tin trước khi soạn email doanh nghiệp

RAG (Retrieval-Augmented Generation) là cách để AI tìm thông tin từ những tài liệu được kết nối trước khi tạo câu trả lời. Thay vì chỉ sử dụng kiến thức có sẵn, hệ thống sẽ tìm nội dung liên quan trong nguồn dữ liệu được cung cấp rồi dựa vào đó để trả lời.

Với email doanh nghiệp, trợ lý AI có thể được kết nối với các thông tin như danh mục sản phẩm, bảng giá, chính sách bảo hành hoặc quy trình chăm sóc khách hàng. Ví dụ, khi có khách hỏi về một sản phẩm, AI có thể tìm thông tin phù hợp và soạn sẵn email trả lời. Nhân viên kiểm tra lại nội dung, chỉnh sửa nếu cần rồi mới gửi cho khách.

Tuy nhiên, RAG không đảm bảo AI luôn trả lời đúng. Nếu tài liệu đã cũ, thiếu thông tin hoặc có nội dung không thống nhất, câu trả lời vẫn có thể sai. Vì vậy, trước khi sử dụng, doanh nghiệp nên xác định tài liệu nào được dùng làm nguồn chính, ai chịu trách nhiệm cập nhật và nhân viên cần xử lý thế nào khi AI không tìm thấy thông tin phù hợp.

Quyền đọc và quyền gửi cần được xác định riêng khi sử dụng email doanh nghiệp

Có thể bắt đầu từ những công việc đơn giản như kiểm tra thư đến hoặc soạn câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp. Khi đó, cần xác định rõ trợ lý được phép truy cập hộp thư nào, sử dụng nguồn dữ liệu nào và có thể thực hiện đến đâu.

Đối với email về giá bán, hợp đồng hoặc thông tin khách hàng, nội dung vẫn cần được kiểm tra trước khi gửi. Những trường hợp thiếu thông tin, vượt ngoài chính sách hoặc có yêu cầu bất thường nên chuyển cho nhân sự phụ trách xử lý. Quyền gửi cũng cần được giới hạn phù hợp, thay vì để AI tự động gửi mọi email.

Ông Đỗ Huy Hiếu, Giám đốc HD Agency, chia sẻ: “Trợ lý AI hữu ích khi được cung cấp đúng dữ liệu và giao đúng phần việc. Với email gửi khách hàng, cần quy định rõ trường hợp nào có thể tự động xử lý và trường hợp nào phải có người kiểm tra trước khi gửi.”

Chuẩn hóa email doanh nghiệp trước khi mở rộng tự động hóa

Tự động hóa sẽ phát huy hiệu quả tốt hơn khi hệ thống email được tổ chức bài bản ngay từ đầu. Doanh nghiệp cần phân định rõ người phụ trách tài khoản, quy trình bàn giao dữ liệu và cơ chế rà soát quyền truy cập mỗi khi có thay đổi về nhân sự.

HD Agency cung cấp các hạng mục như chuyển email cũ, cấu hình SPF, DKIM, DMARC, sao lưu dữ liệu, bàn giao quyền quản trị và hướng dẫn sử dụng. Theo thông tin từ đơn vị này, thời gian thiết lập có thể hoàn tất trong vòng 3 giờ. Riêng việc chuyển dữ liệu cũ cần được thống nhất trước dựa trên số lượng thư, phạm vi dữ liệu và thời điểm thực hiện. Sau khi hoàn tất, khách hàng tiếp tục nhận được hỗ trợ trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ.

Đối với trợ lý ảo AI, giải pháp do HD Agency triển khai có thể được cấu hình theo dữ liệu, quy trình và các công cụ mà doanh nghiệp đang sử dụng. Khi tích hợp với email, doanh nghiệp nên xác định cụ thể hộp thư mà trợ lý được phép truy cập, nguồn dữ liệu được sử dụng, phạm vi công việc có thể thực hiện và những trường hợp bắt buộc phải có người kiểm tra trước khi gửi. Nếu cần kết nối với các hệ thống khác, yêu cầu này nên được khảo sát và thống nhất riêng trước khi bắt đầu triển khai.

Đánh giá hiệu quả sử dụng email doanh nghiệp khi dùng AI

Nên bắt đầu thử nghiệm với những email có nội dung đơn giản và dễ kiểm tra, chẳng hạn câu hỏi về sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhóm phụ trách sử dụng các tài liệu đã được duyệt cùng một số tình huống thực tế để xem AI có tìm đúng thông tin và đưa ra câu trả lời phù hợp hay không.

Trong thời gian thử nghiệm, doanh nghiệp nên theo dõi thời gian xử lý, số lần phải chỉnh sửa bản nháp và số email cần chuyển cho nhân viên. Quan trọng hơn, cần đánh giá AI có thực sự giúp giảm thời gian làm việc hay lại khiến nhân viên mất thêm công sức kiểm tra. Việc đánh giá nên dựa trên cách vận hành thực tế của từng đơn vị.

Khi kết quả đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể mở rộng sang những công việc khác. Nếu AI trả lời sai do bảng giá đã cũ, chính sách chưa cập nhật hoặc tài liệu thiếu thông tin, cần điều chỉnh nguồn dữ liệu trước. Hiệu quả của hệ thống phụ thuộc vào chất lượng tài liệu, quy trình kiểm tra và quyền truy cập được thiết lập.

Với doanh nghiệp đang tìm hiểu việc ứng dụng AI vào email, nên bắt đầu từ những công việc lặp lại và các nguồn thông tin đã được chuẩn hóa. HD Agency hiện cung cấp dịch vụ email hosting và dịch vụ trợ lý AI riêng, giúp doanh nghiệp lựa chọn theo nhu cầu và phạm vi sử dụng.

Khang Đông