Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ tới quà tặng khi Tết đến gần. Trong khi đó, lịch một năm có không ít dịp để gửi lời cảm ơn tới khách hàng, đối tác và nhân viên: Trung Thu, 8/3, 20/10, 20/11, các sự kiện của chính công ty.
Khi được lên kế hoạch cho cả năm, quà tặng trở thành một công cụ duy trì quan hệ đều đặn thay vì một khoản chi dồn vào cuối năm.
Một mối quan hệ kinh doanh được nhớ tới nhờ sự đều đặn hơn là một lần tặng quà lớn. Khi doanh nghiệp chỉ xuất hiện với món quà vào dịp Tết, lời cảm ơn dễ lẫn giữa hàng chục hộp quà khác mà người nhận cùng lúc nhận được. Những dịp khác trong năm, ít "đông đúc" hơn, lại là lúc một món quà nhỏ được chú ý nhiều hơn.
Lên lịch quà tặng quanh năm cũng giúp phân bổ ngân sách hợp lý hơn. Thay vì một khoản chi lớn dồn vào tháng cuối năm, doanh nghiệp có thể chia thành nhiều đợt với giá trị phù hợp từng dịp và từng nhóm người nhận.
Có thể hình dung lịch quà tặng doanh nghiệp theo các mốc quen thuộc. Tết là dịp tri ân lớn với khách hàng, đối tác và nhân viên. Ngày 8/3 và 20/10 là dịp gửi lời chúc tới đồng nghiệp, khách hàng nữ. Trung Thu là mùa của những hộp bánh gắn với tinh thần đoàn viên. Ngày 20/11 dành cho thầy cô, người hướng dẫn hay những người làm công tác đào tạo. Cuối năm còn có Giáng sinh. Xen giữa là các dịp riêng của doanh nghiệp: khai trương, kỷ niệm thành lập, hội nghị khách hàng, chương trình tri ân sau một mùa hợp tác.
Để theo kịp lịch này mà không phải làm lại từ đầu mỗi lần, nhiều doanh nghiệp chọn làm việc với một đơn vị cung cấp trọn gói. Chẳng hạn, giải pháp quà tặng doanh nghiệp Maison Gift gồm tư vấn ý tưởng, chọn sản phẩm, thiết kế, cá nhân hóa logo, đóng gói và giao hàng, với đầu mối tại Hà Nội và TP.HCM.
Quà Tết thường cần nhiều mức giá cho nhiều nhóm người nhận. Các dòng hộp Tết 2027 trải từ An Nhiên 1 (290.000 đồng) đến Kim Ngọc 5 (2.480.000 đồng), giá chưa gồm VAT. Khuyến nghị được đưa ra trên trang giải pháp doanh nghiệp là chia người nhận thành hai đến ba mức giá thay vì chọn một mẫu đắt cho tất cả: nhóm nhân viên số lượng lớn có thể dùng các hộp dưới 500.000 đồng, khách hàng và đối tác thân thiết ở khoảng 500.000đ đến 1.000.000 đồng, còn đối tác chiến lược dùng hộp nhiều tầng.
Với 8/3 và 20/10, quà nhẹ nhàng thường phù hợp hơn hộp lớn. Set Quà Hương & Vị gồm một hũ nến thơm và một món ăn uống như trà, trái cây sấy hoặc socola, có giá từ Set Quà Hương & Vị 1 (560.000 đồng) đến Set Quà Hương & Vị 5 (620.000 đồng), chưa gồm VAT. Dịp 20/11 có thể chọn nến kèm trà hoa cúc, trà sen hoặc bánh quy, tinh thần trang nhã và không phô trương. Doanh nghiệp cũng có thể chọn từng món lẻ trong nhóm thực phẩm quà tặng để đơn vị cung cấp đóng hộp theo ngân sách.
Mùa Trung Thu có ba dòng hộp: Lân Nguyệt, Đêm Hội Trăng Rằm và Nhật Nguyệt Quang. Riêng với sự kiện, hội nghị hay kỷ niệm thành lập, phần quan trọng là nhận diện: màu hộp theo bộ nhận diện, sleeve, tag, thiệp riêng và đóng gói đồng bộ. Doanh nghiệp nên gửi trước số khách mời và ngày sự kiện để được tư vấn tiến độ.
Dù tặng vào dịp nào, một chương trình quà doanh nghiệp thường đi qua các bước giống nhau. Quy trình Maison Gift công bố gồm sáu bước:
1. Tiếp nhận yêu cầu: ngân sách, số lượng, đối tượng nhận và thời gian cần hàng.
2. Tư vấn giải pháp: đề xuất các mẫu phù hợp.
3. Thiết kế và cá nhân hoá: logo, màu sắc, thiệp, bao bì.
4. Xác nhận: doanh nghiệp duyệt cấu hình và thiết kế.
5. Hoàn thiện: đóng gói, kiểm tra chất lượng.
6. Giao hàng theo kế hoạch của doanh nghiệp.
Hai bước dễ bị xem nhẹ là bước đầu và bước thứ tư. Nếu yêu cầu ban đầu chưa rõ, các vòng tư vấn sau sẽ dựa trên giả định khác nhau và khó so sánh. Nếu khâu duyệt không có người quyết định cuối, mẫu dễ bị chỉnh sửa kéo dài. Một gợi ý thực tế là gửi một bản yêu cầu chung gồm số lượng, nhóm người nhận, ngân sách, địa điểm giao và mốc cần hàng, thay vì nhiều tin nhắn rời rạc.
Muốn quà tặng thực sự trở thành công cụ duy trì quan hệ, doanh nghiệp cần nhìn nó như một kế hoạch năm. Có ba việc nên làm.
Thứ nhất, giữ một danh sách người nhận chung, mỗi người một dòng, có cột nhóm quan hệ, mức ưu tiên, địa chỉ và người phụ trách nội bộ. Danh sách này dùng lại được cho các dịp sau, chỉ cần cập nhật chức vụ, địa chỉ và đầu mối.
Thứ hai, chọn một đầu mối tổng hợp. Kinh doanh xác nhận danh sách khách hàng, nhân sự phụ trách danh sách nội bộ, marketing duyệt thông điệp và nhận diện, người quản lý ngân sách chốt giới hạn chi phí. Một đầu mối giúp nhà cung cấp không nhận nhiều phiên bản thông tin khác nhau.
Thứ ba, đánh giá sau mỗi đợt: quà đã đến đúng người chưa, ngân sách thực tế chênh bao nhiêu so với dự kiến, phản hồi của từng nhóm ra sao. Bài học được ghi thành ba nhóm: việc nên giữ, việc cần điều chỉnh và việc nên bỏ, để làm bản yêu cầu cho dịp kế tiếp.
Kế hoạch năm chỉ chạy được khi tính đúng thời gian chuẩn bị. Theo thông tin Maison Gift công bố, mẫu có sẵn không in logo cần 1 đến 2 ngày; in logo với đơn dưới 500 hộp cần 3 đến 5 ngày; ép logo cho đơn trên 500 hộp cần 15 đến 17 ngày, trên 1.000 hộp cần 25 đến 27 ngày. Logo được in miễn phí lên hộp có sẵn cho đơn từ 5 hộp.
Với mùa Tết 2027, đơn in logo, in thiệp nhận đến hết 31/01/2027, đơn giao đi tỉnh đến hết 01/02/2027. Doanh nghiệp đặt số lượng lớn nên tính lùi từ ngày cần trao quà để không dồn vào sát kỳ nghỉ.
Khi các dịp trong năm được lên lịch từ sớm, món quà không còn là việc phải "chạy" mỗi mùa. Nó trở thành một phần đều đặn trong cách doanh nghiệp chăm sóc những người đã đồng hành cùng mình.
