Quản trị tối giản, mở đường cho hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp

Đây là chia sẻ của TS Nguyễn Thị Cẩm Giang - Giảng viên Khoa Tài chính, Học viện Ngân hàng với Diễn đàn Doanh nghiệp.

- Bà đánh giá thế nào về đề xuất cơ chế quản trị tối giản đối với doanh nghiệp một người tại Dự thảo Luật Phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa?

Tôi đánh giá đây là đề xuất tích cực, phù hợp với định hướng hỗ trợ thực chất và giảm chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là những người kinh doanh có nhu cầu chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp.

Thực tế, rào cản đối với hộ kinh doanh khi chuyển đổi không chỉ nằm ở thủ tục thành lập, mà còn ở chi phí duy trì bộ máy quản trị và việc đáp ứng các yêu cầu về kế toán, quản lý sau khi chuyển đổi. Với những doanh nghiệp chỉ có một chủ sở hữu, quy mô hoạt động nhỏ, việc phải bố trí đầy đủ các chức danh như chủ tịch công ty, kế toán trưởng có thể tạo thêm chi phí không thực sự cần thiết. Do đó, cho phép áp dụng cơ chế quản trị tối giản, tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy mô và điều kiện hoạt động sẽ giúp giảm gánh nặng cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, đơn giản hóa không đồng nghĩa với buông lỏng quản lý hay miễn trừ trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ kế toán, tài chính. Điều quan trọng là cần có hướng dẫn rõ ràng về trách nhiệm của chủ sở hữu, cách thức tổ chức và thực hiện công tác kế toán, bảo đảm doanh nghiệp vẫn tuân thủ các quy định cần thiết. Khi đó, cơ chế này không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn tạo điều kiện để hộ kinh doanh mạnh dạn chuyển đổi, từng bước phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh theo mô hình doanh nghiệp.

- Việc đơn giản hóa cơ cấu quản trị có thể giúp giảm đáng kể chi phí vận hành, nhưng liệu có phát sinh rủi ro về kiểm soát tài chính, minh bạch hoạt động và trách nhiệm của chủ sở hữu không, thưa bà?

Theo tôi, bộ máy có ít chức danh không đồng nghĩa với việc thiếu cơ chế kiểm soát. Tuy nhiên, cần nhìn nhận rằng khi một cá nhân đồng thời đảm nhiệm nhiều vai trò, từ quyết định hoạt động kinh doanh, quản lý dòng tiền đến theo dõi thu chi, nguy cơ thiếu kiểm soát chéo là điều có thể phát sinh.

Chẳng hạn, nếu không có quy trình ghi nhận và đối chiếu rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc phân biệt chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh với chi tiêu cá nhân; theo dõi chính xác doanh thu, công nợ; hoặc xác định trách nhiệm khi phát sinh sai sót trong các giao dịch tài chính. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính minh bạch mà còn có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp khi làm việc với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế hoặc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, theo tôi, cơ chế quản trị tối giản vẫn cần bảo đảm một số nguyên tắc kiểm soát cơ bản.

Một là, phải xác định rõ thẩm quyền quyết định và trách nhiệm của chủ sở hữu đối với hoạt động của doanh nghiệp. Dù không tổ chức đầy đủ các chức danh quản lý, chủ sở hữu vẫn phải chịu trách nhiệm về các quyết định kinh doanh, việc quản lý và sử dụng tài sản, cũng như tính chính xác của thông tin tài chính, kế toán.

Hai là, cần bảo đảm sự tách bạch giữa tài sản của doanh nghiệp với tài sản cá nhân, gia đình. Việc sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh, ghi nhận đầy đủ các khoản góp vốn, rút vốn, chi tiêu và giao dịch của doanh nghiệp sẽ giúp hạn chế tình trạng lẫn lộn dòng tiền.

Ba là, doanh nghiệp phải duy trì việc ghi chép, lưu giữ hóa đơn, chứng từ và theo dõi thường xuyên doanh thu, chi phí, công nợ để có căn cứ kiểm soát hoạt động và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Đối với công tác kế toán, tôi cho rằng không bắt buộc có kế toán trưởng không có nghĩa là được phép giản lược đến mức không bảo đảm chất lượng thông tin tài chính. Vấn đề là cần thiết kế phương thức tổ chức kế toán phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh. Với doanh nghiệp có ít giao dịch, quy mô doanh thu nhỏ, có thể áp dụng chế độ ghi chép, sổ sách đơn giản, sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài khi cần thiết. Tuy nhiên, vẫn phải xác định rõ cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức, cung cấp và bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán, tài chính.

Bên cạnh đó, cơ quan quản lý cũng cần chuyển từ cách thức kiểm tra mang tính đồng loạt sang quản lý dựa trên mức độ rủi ro. Những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, chấp hành tốt nghĩa vụ thuế và kế toán nên được áp dụng yêu cầu quản lý phù hợp; trong khi những trường hợp có dấu hiệu bất thường về doanh thu, dòng tiền, hóa đơn hoặc công nợ cần được tập trung kiểm tra.

- Theo bà, ngoài đơn giản hóa quản trị, cần tháo gỡ những vướng mắc nào để khuyến khích hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp?

Theo tôi, đơn giản hóa cơ cấu quản trị mới chỉ giải quyết một phần rào cản. Để hộ kinh doanh thực sự mạnh dạn chuyển đổi, Nhà nước cần tháo gỡ đồng bộ những vướng mắc trong quá trình vận hành, từ thuế, hóa đơn, kế toán đến tiếp cận tín dụng và trách nhiệm pháp lý. Bởi nếu thủ tục thành lập được đơn giản hóa nhưng chi phí duy trì doanh nghiệp vẫn cao, nghĩa vụ phức tạp thì động lực chuyển đổi sẽ không lớn.

Thứ nhất, về thuế, cần hướng dẫn rõ điều kiện, thời gian hưởng ưu đãi và nghĩa vụ sau khi hết ưu đãi. Đặc biệt, cần làm rõ cách xác định hàng tồn kho, tài sản, công nợ hình thành trước thời điểm chuyển đổi để doanh nghiệp có căn cứ kê khai, quyết toán và tránh phát sinh vướng mắc trong giai đoạn chuyển tiếp.

Thứ hai, về hóa đơn và kế toán, cần có các công cụ dễ sử dụng, chi phí thấp, tích hợp được việc lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, theo dõi chi phí và kê khai thuế. Đồng thời, cần hướng dẫn cụ thể cách xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh chứng từ và các tình huống thường gặp.

Thứ ba, về tín dụng, cần khuyến khích các ngân hàng đánh giá cả dòng tiền, lịch sử giao dịch, doanh thu và quá trình hoạt động của hộ kinh doanh trước khi chuyển đổi, thay vì chỉ căn cứ vào báo cáo tài chính được hình thành sau khi thành lập doanh nghiệp. Cùng với đó, cần phát huy hiệu quả các quỹ bảo lãnh tín dụng để hỗ trợ doanh nghiệp có phương án kinh doanh khả thi nhưng thiếu tài sản bảo đảm.

Thứ tư, về trách nhiệm pháp lý, cần làm rõ việc xử lý các hợp đồng đang thực hiện, khoản nợ, nghĩa vụ thanh toán và trách nhiệm với người lao động phát sinh trước thời điểm chuyển đổi. Đồng thời, chủ hộ cần được hướng dẫn cụ thể về phạm vi trách nhiệm tài sản khi chuyển sang mô hình công ty, nhất là sự khác biệt giữa trách nhiệm của hộ kinh doanh và chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn.

Nhìn chung, chính sách cần giúp hộ kinh doanh thấy rằng trở thành doanh nghiệp không chỉ là thay đổi tên gọi, mà là cơ hội phát triển trên nền tảng minh bạch, với nghĩa vụ rõ ràng và chi phí tuân thủ hợp lý.

- Trân trọng cảm ơn bà!