Tại sao nhiều doanh nghiệp "chuộng" sử dụng hóa đơn điện tử?

Là đơn vị tiên phong đưa dịch vụ hóa đơn điện tử ra thị trường từ tháng 10/2013, đến nay dịch vụ Hóa đơn điện tử của VNPT đã được triển khai rộng khắp trên cả nước, có giá trị tương đương với hóa đơn giấy và được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao bởi những lợi ích mà dịch vụ này mang lại.

Thu hút doanh nghiệp

Hiện VNPT-Invoice đang được nhiều khách hàng lớn sử dụng như Vinamilk, Vingroup, Petrolimex... Tại Hà Nội, không chỉ nhiều doanh nghiệp lớn mà ngay cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã lựa chọn sử dụng VNPT-Invoice.

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn điện tử bởi việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ thuận tiện và giảm chi phí cho doanh nghiệp mà còn với cả khách hàng của doanh nghiệp đó. Bởi họ có thể tiếp nhận hóa đơn mọi lúc mọi nơi. Hiện tại, khách hàng có thể nhận được hóa đơn điện tử bằng cách vào các trang portal của doanh nghiệp đó, hoặc email…Trong trường hợp cần hóa đơn, khách hàng có thể lấy ra bất cứ lúc nào, không như trước đây với hóa đơn giấy, họ sẽ phải mất một vài ngày mới xuất được hóa đơn. Như vậy sử dụng hóa đơn điện tử sẽ lấy dễ dàng, tìm kiếm nhanh, không phải lưu trữ…Ngoài ra, hóa đơn điện tử thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc tìm kiếm, xử lý các nghiệp vụ khi cần phải sử dụng đến hóa đơn, giúp thuận tiện hơn cho việc thanh kiểm tra, thanh quyết toán với các cơ quan quản lý nhà nước.

VNPT-Invoice giúp Navigos giảm tải được ba yếu tố đó là: chi phí, thời gian và quản lý dữ liệu

Là một doanh nghiệp đã sử dụng VNPT-Invoice nhiều năm nay, bà Trần Thị Thanh Huyền - Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Navigos Group Việt Nam cho hay, VNPT-Invoice giúp Navigos giảm tải được ba yếu tố đó là: chi phí, thời gian và quản lý dữ liệu.

“Trước đây, Navigos phải tốn chi phí cho nhân công ngồi nhập hóa đơn điện tử, đóng gói rồi chuyển và giao nhận hóa đơn. Tuy nhiên, sau khi dùng dịch vụ hóa đơn điện tử chúng tôi đã rút gọn được nhân sự làm công việc thủ công đó. Về mặt thời gian, tất cả các thao tác đều sử dụng trên phương tiện điện tử vì vậy, thao tác rất nhanh và không phải đợi chờ mọi người thao tác thủ công như trước đây. Đặc biệt là trong quản lý dữ liệu, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ quản lý được việc tránh mất mát, cháy, hỏng hay phải bảo quản hóa đơn bằng phương tiện thủ công. Ba yếu tố đó giúp cho quá trình sử dụng hóa đơn của chúng tôi bây giờ rất đơn giản và hiệu quả”, bà Huyền chia sẻ.

Bà Huyền chia sẻ thêm, trước đây sau khi Navigos có đơn hàng, duyệt đơn hàng xong, một nhân viên kế toán sẽ phải nhập liệu để xuất hóa đơn. Sau đó đóng gói hóa đơn để chuyển đi cho khách hàng và gọi điện xem khách hàng đã nhận được hóa đơn chưa, làm các thủ tục thanh toán…Còn sau khi áp dụng hóa đơn điện tử, thì khi đơn hàng được duyệt, hệ thống tự động xuất hóa đơn điện tử và gửi đến cho khách hàng theo email đăng ký. Khách hàng sẽ nhận thông tin thông qua các hình thức điện tử và khách hàng thanh toán là xong. Nhân viên sẽ không phải đóng gói chuyển hóa đơn đi cũng như không phải ngồi kỳ cạch nhập liệu hóa đơn. Đặc biệt VNPT-Invoice còn có tính tương thích cao với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP thông qua API Web Service.

“Hóa đơn điện tử của VNPT kết nối được với phần mềm kế toán của chúng tôi vì vậy chúng tôi không phải nhập liệu lại gì cả. Khi đơn hàng được duyệt thì ngay lập tức lên hóa đơn điện tử và các thông tin của hóa đơn điện tử cũng được nhập liệu tự động vào phần mềm và chúng tôi không phải mất bất cứ thao tác gì. Tích hợp nhanh”, bà Huyền chia sẻ thêm.

Không chỉ dừng lại ở 3 điểm vượt trội

Ông Trần Mai - Phó Giám đốc Trung tâm Kinh doanh VNPT Hà Nội cho biết, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trên thế giới. Chính phủ và Bộ tài chính cũng đang hướng tới trong tương lại loại bỏ hóa đơn giấy và sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử giúp donah nghiệp và khách hàng thuận lợi hơn trong việc sử dụng và phát hành. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm chi phí do giá thành rẻ hơn hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được lưu trữ trên điện toán đám mây, nên doanh nghiệp không mất chi phí cũng như mặt bằng để lưu trữ. Thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tìm kiếm để xử lý các nghiệp vụ khi cần thiết, giúp thuận tiện hơn trong việc thanh kiểm tra, thanh quyết toán với cơ quan quản lý nhà nước.

Ông Trần Mai - Phó Giám đốc Trung tâm Kinh doanh VNPT Hà Nội

Đối với khách hàng, hóa đơn điện tử thuận tiện cho khách hàng tiếp nhận hóa đơn mọi lúc mọi nơi, truy cập qua email, qua trang web của công ty, tiết kiệm thời gian, công sức, thuận tiện trong việc lưu trữ.

"VNPT cung cấp hóa đơn điện tử hơn 10 năm, là 1 trong những đơn vị đầu tiên thực hiện đưa hóa đơn điện tử đến khách hàng. Hóa đơn điện tử của VNPT được bảo mật cao, toàn bộ thông tin được lưu trữ trên IDC, đạt tiêu chuẩn Tier 3, đây là tiêu chuẩn về bảo mật cao nhất trên thế giới. Tiêu chuẩn được đánh giá dựa trên tiêu chuẩn quốc tế về: hệ thống làm mát, điện dự phòng, báo cháy, băng thông tốc độ cao", ông Mai thông tin.

Ông Mai cũng chia sẻ thêm, VNPT có đội ngũ kỹ sư CNTT có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm trong việc hỗ trợ khách hàng thiết kế hóa đơn, tích hợp giữa hệ thống phát hành hóa đơn với các hệ thống bán hàng và chăm sóc khách hàng để làm sao đưa ra hóa đơn đảm bảo về mặt kỹ thuật, pháp lý, và đảm bảo về mặt mỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng.

Thế mạnh của VNPT có đội ngũ bán hàng và hỗ trợ chăm sóc khách hàng trên toàn quốc, thường trực 24/7 để có thể hỗ trợ khách hàng một cách nhanh nhất.

"Hà Nội hiện 1 tháng trung bình có thêm 3.000 doanh nghiệp mới thành lập nên thị trường tương đối tiềm năng. Kế hoạch VNPT sẽ kết hợp với sở Kế hoạch đầu tư, cam kết đưa các gói dịch vụ và chữ ký số và phối hợp đưa ra các gói hỗ trợ dịch vụ cho các doanh nghiệp mới thành lập", ông Mai nói.

Hiện tại, sản phẩm hóa đơn điện tử VNPT - Invoice vẫn luôn được nghiên cứu và phát triển nhằm tiếp tục mang tới cho khách hàng và người dùng nhiều tiện ích hơn nữa. Gần đây VNPT còn triển khai thêm các gói cước tích hợp dịch vụ VNPT-Invoice với vnEdu, VNPT-Pos, VNPT-iGate và VNPT-His. Không chỉ tạo thêm tiện ích cho doanh nghiệp, khách hàng sử dụng mà còn nhiều ưu đãi.