Thời điểm lý tưởng nhất là ngay khi doanh nghiệp bắt đầu "cảm thấy đau" với những cách làm hiện tại và đội ngũ nòng cốt thấy quá tải.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi “khi nào nên bắt đầu chuyển đổi số bài bản” thực ra không dễ trả lời. Bởi vì, khi doanh nghiệp vận hành ở quy mô nhỏ, những lợi ích tức thời của việc xây dựng một hệ thống hay quy trình bài bản thường chưa được thể hiện rõ ràng.
Các doanh nghiệp lớn thường có sẵn lộ trình và đội ngũ tư vấn để thực hiện chuyển đổi một cách bài bản. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp nhỏ, rất khó để đưa ra một thời điểm cụ thể, một ngày lý tưởng để bắt đầu đầu tư. Thực tế, kinh nghiệm cho thấy, thời điểm lý tưởng để bắt tay vào chuyển đổi số là khi các chủ doanh nghiệp bắt đầu nhận thấy những vấn đề phát sinh từ cách làm cũ. Khi xảy ra vấn đề, chính những điểm "đau" ấy sẽ trở thành động lực mạnh mẽ nhất thúc đẩy sự thay đổi, vì bản chất của chuyển đổi số chính là sự thay đổi.
Những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc hành động bao gồm: doanh thu chạm ngưỡng và cách làm hiện tại khiến đội ngũ nòng cốt bị quá tải. Khi nhân sự cốt cán bắt đầu có triệu chứng xin nghỉ việc hoặc khi chủ doanh nghiệp không còn khả năng quản lý trực tiếp và sát sao công việc của từng người, tức là người chủ không ngay lập tức biết rõ nhân sự của mình đang làm gì, đó chính là lúc cần thay đổi.
Nếu chưa bị gặp “điểm đau” đó, các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các mô hình kinh doanh gia đình, thường có xu hướng bám chặt vào cách làm cũ với suy nghĩ "tôi vẫn còn quản lý được". Lúc này, mọi nỗ lực chuyển đổi đều sẽ gặp khó khăn.
Tuy nhiên, một khi doanh nghiệp muốn phát triển, muốn mở rộng quy mô kinh doanh thì chuyển đổi là điều bắt buộc. Nếu doanh nghiệp chỉ muốn giữ nguyên quy mô với một vài cửa hàng thì không cần chuyển đổi, nhưng nếu muốn tiến lên, việc chuyển đổi là không thể tránh khỏi.
Hơn nữa, nếu để quá muộn, khi quy trình đã chạy ổn định và ăn sâu vào thói quen làm việc, việc thay đổi sẽ rất khó khăn. Đội ngũ nhân sự có thể sẽ phản kháng lại những thay đổi mới, vì họ tin rằng cách làm như trước mới là cách mang lại kết quả. Sự phản kháng của nhân sự khi có một thay đổi lớn trong quy trình chung của doanh nghiệp là điều thường thấy.
Để vượt qua rào cản này, việc chuyển đổi bắt buộc phải đến từ vị trí lãnh đạo. Người lãnh đạo phải là người trực tiếp thấy được các điểm đau và có ý chí mạnh mẽ để thực hiện thay đổi. Mặc dù sẽ có sự phản đối từ đội ngũ cán bộ, nhưng lãnh đạo không nên tập trung vào những người phản đối, thay vào đó, hãy tìm kiếm và chọn lựa những người tiên phong, những cá nhân sẵn sàng ủng hộ và hỗ trợ việc chuyển đổi. Chính những người này sẽ là lực lượng thực thi định hướng chuyển đổi ở tầm cơ sở. Lời khuyên của tôi là: hãy làm càng sớm càng tốt, ngay khi vấn đề bắt đầu xuất hiện.
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, đặc biệt là với tốc độ tăng trưởng phi mã của thương mại điện tử và những thay đổi khó lường về chính sách trên các sàn giao dịch, việc xây dựng nội lực càng trở nên cấp thiết. Khi nói về chuyển đổi số và phát triển bền vững, chúng ta cần xây dựng song song hai yếu tố cốt lõi.
Thứ nhất, đó là một hệ thống công nghệ đủ linh động. Hệ thống này không chỉ giúp quản lý khối lượng đơn hàng, tác vụ và quy trình phức tạp khi quy mô tăng trưởng lớn, mà còn phải đủ khả năng thích ứng với những thay đổi liên tục về mặt vận hành và bối cảnh kinh doanh. Khi quy mô doanh nghiệp lớn lên, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với khối lượng đơn hàng khổng lồ và quy trình phức tạp hơn nhiều.
Thứ hai là phải xây dựng một đội ngũ nhân sự với tư duy cởi mở đối với sự chuyển đổi. Đội ngũ này phải là những người sẵn sàng hỗ trợ và đón nhận những thay đổi mới.
Nhìn chung, với bối cảnh kinh doanh tại Việt Nam, tôi nghĩ doanh nghiệp nhỏ cũng nên vừa tập trung vào việc bán hàng, mở rộng thị trường, vừa xây dựng nội lực và hệ thống.
Đơn cử như thời điểm hiện tại, khi mùa cao điểm bán hàng Tết đã bắt đầu. Nhu cầu mua sắm lớn khiến doanh số bùng nổ. Các doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải đầu tư vào các hoạt động để gia tăng doanh số trong dịp này. Tuy nhiên, dưới góc nhìn của một chuyên gia công nghệ, tôi tin rằng doanh nghiệp cần làm tốt cả hai mục tiêu cùng lúc: vẫn phải đẩy mạnh mục tiêu bán hàng mùa vụ, nhưng đồng thời phải đầu tư vào việc xây dựng đội ngũ và nền tảng công nghệ riêng của mình.
Lý do là vì những chính sách, ví dụ như trên các sàn thương mại điện tử, là những yếu tố khó lường và sẽ tiếp tục thay đổi trong tương lai. Nếu không có nội lực và nền tảng riêng, doanh nghiệp sẽ rơi vào vòng lặp bị động, bị đẩy vào những thế không có lựa chọn nào khác.
Để có những kế hoạch và lựa chọn riêng cho mình, để đạt được sự tăng trưởng bền vững, doanh nghiệp cần phải xây dựng nền tảng bài bản càng sớm càng tốt. Việc chuyển đổi số không phải là đích đến, mà là một hành trình liên tục của sự thay đổi và thích ứng.
