Cùng với quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc thực hiện hợp đồng lao động điện tử trở thành tất yếu.
Tại Hội nghị đối thoại về những điểm mới và giải đáp vướng mắc trong triển khai thực hiện Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế và hợp đồng lao động điện tử diễn ra mới đây, ông Trần Hải Nam - Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội (Bộ Nội vụ) cho biết: Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ) giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả quản trị, qua đó dành thêm nguồn lực và thời gian cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Thông tin tại Hội nghị, bà Nghiêm Thị Hoàng Anh - Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội cho biết, chuyển đổi số đang ngày càng gắn chặt với hoạt động quản trị doanh nghiệp, trong đó có quản lý lao động và triển khai HĐLĐ điện tử.
Qua thực tiễn hỗ trợ doanh nghiệp, bà Hoàng Anh cho biết doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến việc hiểu và áp dụng đúng các quy định mới, những nội dung cần lưu ý cũng như cách xử lý các tình huống phát sinh. Việc cập nhật kịp thời và tuân thủ đầy đủ pháp luật lao động, trong đó có quy định về HĐLĐ điện tử, sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, đồng thời đáp ứng yêu cầu số hóa, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động.
Liên quan đến nội dung này, ông Trần Hải Nam - Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội cho biết, từ năm 2021, một số doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai HĐLĐ điện tử. So với hợp đồng giấy, hình thức này mang lại nhiều lợi thế về quản lý, lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Tuy nhiên, HĐLĐ điện tử chưa được áp dụng phổ biến do thời điểm đó việc chia sẻ, kết nối dữ liệu giữa doanh nghiệp, đơn vị cung cấp dịch vụ và các cơ quan liên quan còn hạn chế. Vì vậy, HĐLĐ điện tử chưa phát huy đầy đủ hiệu quả trong các hoạt động như khai báo thuế, kê khai bảo hiểm, thực hiện thủ tục ngân hàng hay báo cáo cơ quan quản lý lao động.
Theo ông Nam, những bất cập này đến nay đã được khắc phục. Từ ngày 1/7/2026, nền tảng HĐLĐ điện tử do Bộ Nội vụ quản lý chính thức vận hành, trở thành đầu mối quản lý tập trung, thống nhất. Theo quy định, sau khi hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập HĐLĐ điện tử, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ cập nhật hợp đồng lên nền tảng. Mỗi HĐLĐ điện tử được định danh bằng một mã số, cung cấp cho cả người lao động và doanh nghiệp, tạo thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu và thực hiện các thủ tục liên quan.
Ông Trần Hải Nam nhấn mạnh, các HĐLĐ điện tử được nhà cung cấp dịch vụ cập nhật trên nền tảng chung dưới dạng các bản ghi hợp đồng. Theo quy định, nền tảng và nhà cung cấp dịch vụ không có quyền can thiệp, kiểm tra hay đánh giá nội dung hợp đồng đúng hay sai. Trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ và phù hợp của nội dung HĐLĐ thuộc về người sử dụng lao động và người lao động trên cơ sở các cam kết giữa hai bên.
Với yêu cầu bảo mật cao, thông tin dữ liệu trên nền tảng được lưu trữ an toàn, bảo đảm tính toàn vẹn, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định. Nền tảng dùng chung sẽ thu thập dữ liệu thông qua số liệu báo cáo của doanh nghiệp về tình hình sử dụng lao động, quy mô, biến động lao động, tiền lương… để phục vụ cho công tác quản lý.
Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội cho biết thêm, hiện việc thực hiện HĐLĐ điện tử mang tính khuyến khích, chưa bắt buộc. Tuy nhiên, ngày càng nhiều doanh nghiệp chủ động triển khai do dữ liệu từ hợp đồng có thể phục vụ các nghiệp vụ về tiền lương, bảo hiểm và quản trị nhân sự. Người lao động cũng thuận tiện hơn trong việc tra cứu, lưu trữ và chia sẻ HĐLĐ.
Bên cạnh những lợi ích này, HĐLĐ điện tử chứa nhiều thông tin cá nhân của người lao động, đặt ra yêu cầu cao hơn đối với doanh nghiệp trong quản trị và bảo mật dữ liệu. Doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế phân quyền tiếp cận, quản lý tài khoản và kiểm soát truy cập nhằm hạn chế rủi ro.
Theo quy định, nền tảng HĐLĐ điện tử dùng chung chính thức được vận hành từ ngày 1/7/2026. Tuy nhiên, đến nay, số lượng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ được cấp phép còn rất ít do phải đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn nghiêm ngặt.
