Từ những cú click chuột đơn giản, trợ lý ảo đang từng bước thay đổi người dân Hải Phòng tiếp cận các dịch vụ công, mở ra nền hành chính số minh bạch, hiệu quả, nhanh chóng.
Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với cả khu vực công. Việc đưa công nghệ vào cả hoạt động của chính quyền là điều hoàn toàn thiết thực, không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ cán bộ mà còn giúp người dân, doanh nghiệp tiếp cận các dịch vụ công một cách thuận tiện, minh bạch, nhanh chóng.
“Người cán bộ 24/7”
Sau khi mô hình chính quyền hai cấp chính thức đi vào hoạt động, đi kèm với đó là thách thức lớn làm sao để xử lý nhanh chóng, đúng quy trình và hiệu quả hàng nghìn hồ sơ mỗi ngày. Từ đó, đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tối ưu quy trình. Với tôn chỉ “lấy người dân là trung tâm phục vụ”, một trong những giải pháp được nhiều địa phương trên địa bàn TP Hải Phòng triển khai là ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI - cụ thể là trợ lý ảo thông minh - để hỗ trợ người dân thực hiện các thủ tục hành chính ngay tại nhà chỉ với một vài thao tác đơn giản, thay vì phải đến UBND xếp hàng chờ đợi.
Đối với người dân và doanh nghiệp, trợ lý ảo tích hợp AI đang dần trở thành “cánh tay đắc lực” của chính quyền số thông minh, thân thiện và hoạt động liên tục 24/7. Hệ thống này có khả năng hỗ trợ hướng dẫn chi tiết quy trình thủ tục hành chính, cung cấp thông tin về hơn 1.800 dịch vụ công đang được triển khai, hướng tới việc phục vụ “mọi lúc, mọi nơi”, không phụ thuộc thời gian, địa giới hành chính.
Từng gặp khó khăn khi làm thủ tục đăng ký nhập khẩu cho con, chị Nguyễn Thị Hiền, phường Nam Đồ Sơn, Hải Phòng chia sẻ rằng trước đây chị phải mất nhiều thời gian tìm hiểu, thậm chí phải trực tiếp đến UBND để được hướng dẫn. Tuy nhiên, từ khi sử dụng trợ lý ảo trên cổng dịch vụ công, mọi thao tác trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Cũng theo chị Hiền, đa số các thủ tục đã có mẫu sẵn, mình chỉ việc điền vào chỗ trống. Nó rất thân thiện với người dùng, hướng dẫn chi tiết từng bước. Người lớn tuổi, ít dùng công nghệ cũng có thể làm được vì mọi thứ rất rõ ràng, mạch lạc.
Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin, trợ lý ảo còn có thể phản hồi ngay lập tức các câu hỏi của người dân, hướng dẫn cụ thể từng bước, hỗ trợ chuẩn hóa hồ sơ và hạn chế tối đa tình trạng phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần. Nhờ đó, tỷ lệ sai sót giảm rõ rệt, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.
Cùng chung trải nghiệm tích cực, anh Nguyễn Thanh Sơn (phường Gia Viên, Hải Phòng) nhận xét: “Trợ lý ảo gần như ‘hiểu’ nhu cầu của tôi. Chỉ cần nhập câu hỏi, hệ thống đã gợi ý đúng thủ tục cần thiết, giúp tôi dễ dàng định hướng và thực hiện chính xác các bước tiếp theo”.
Giảm áp lực cho cả người dân và chính quyền
Trên thực tế, tại Hải Phòng, hầu hết các xã phường đã triển khai ứng dụng trợ lý ảo trong giải quyết thủ tục hành chính và bước đầu đều mang lại những chuyển biến rõ nét. Việc ứng dụng trợ lý ảo trong dịch vụ công trực tuyến cũng được người dân đón nhận tích cực, góp phần giảm tải cho bộ máy hành chính. Theo thống kê ban đầu cho thấy, trợ lý ảo thông minh giúp tăng 20% tỷ lệ tự động hóa quy trình và nâng mức độ hài lòng của người dân thêm 10%. Đây là những con số cho thấy hiệu quả thực chất của chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.
Ông Đào Văn Thắng - Phó Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở Khoa học và Công nghệ Hải Phòng) nhận định, các mô hình trợ lý ảo không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí xã hội mà còn góp phần thay đổi phương thức tương tác giữa chính quyền và người dân theo hướng hiện đại, thân thiện hơn.
Theo ghi nhận, tại phường An Phong, từ khi triển khai trợ lý ảo, lượng người đến làm thủ tục trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công đã giảm đáng kể. Nhiều hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu, hạn chế tình trạng phải đi lại nhiều lần.
Ông Bùi Văn Xinh - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường An Phong cho biết, khi có nhu cầu, người dân chỉ cần mở điện thoại vào Zalo là có thể tra cứu ngay, sau đó nhập câu hỏi hoặc sử dụng giọng nói để tương tác. Chatbot - trợ lý ảo sẽ phản hồi ngay những thủ tục liên quan và hiển thị thông tin chi tiết để người dùng tham khảo, tra cứu. Tiếp đó, người dùng có thể nhấn chọn thủ tục mà mình quan tâm và chọn nội dung để xem thông tin cụ thể. Không chỉ hỗ trợ trên máy tính, người dân, doanh nghiệp có thể tương tác với trợ lý ảo trên điện thoại thông minh, máy tính bảng…
Không chỉ dừng lại ở đó, hệ thống trợ lý ảo còn được nâng cấp giúp người dân tra cứu thông tin liên quan đến địa phương. Đồng thời, tiến hành các thủ tục như đặt lịch hẹn, nộp hồ sơ trực tuyến, phản ánh hiện trường và nhận kết quả ngay trên Zalo mà không cần cài đặt thêm ứng dụng. Mặt khác, các phần mềm còn hỗ trợ các bộ quản lý công việc, nhắc lịch, theo dõi tiến độ và tích hợp kho thông tin kinh tế - xã hội của địa phương, từ sản xuất nông nghiệp, mô hình kinh tế mới đến trường học, trạm y tế, an ninh trật tự. Đây thực sự là nền tảng tiện ích giúp chính quyền gần dân hơn và phục vụ nhân dân tốt hơn.
Song, để phần mềm hoạt động hiệu quả, các cán bộ tại các phòng ban chuyên môn cũng thường xuyên chủ động cập nhật dữ liệu từ thông tin chỉ đạo đến hoạt động địa phương. Đồng thời, cán bộ, đảng viên, đoàn viên cũng chủ động tham gia tuyên truyền, hướng dẫn người dân, nhất là người cao tuổi sử dụng thuần thục các tiện ích của phần mềm.
Thực tiễn cho thấy, trợ lý ảo không chỉ là công cụ hỗ trợ kỹ thuật mà còn là cầu nối quan trọng giữa chính quyền và người dân trong tiến trình chuyển đổi số. Việc vận hành trợ lý ảo không chỉ giúp chính quyền nâng cao hiệu quả quản lý, giảm tải cho cán bộ mà còn mở rộng khả năng phục vụ người dân theo hướng minh bạch, hiện đại. Với dữ liệu ngày càng hoàn thiện cùng sự đồng hành của đội ngũ cán bộ trong công tác tuyên truyền, hướng dẫn, nền tảng này đang thực sự trở thành cầu nối đưa chuyển đổi số đến gần hơn với mỗi người dân, góp phần xây dựng chính quyền số và cộng đồng số.
