7 chiến lược để ra quyết định nhóm tốt hơn

Khi gặp vấn đề khó giải quyết trong kinh doanh, chúng ta thường thảo luận tập thể. Tuy nhiên, nguồn kiến thức lớn hơn không hoàn toàn đảm bảo cho kết quả tốt hơn. Do quá phụ thuộc vào cấp bậc, sự bất đồng quan điểm, hoặc mong muốn "dĩ hòa vi quý" mà nhiều nhóm rơi vào khó khăn khi chốt quyết định hoặc ra quyết định sau cùng vốn không phải là lựa chọn tốt nhất.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa nhóm không nên ra quyết định cùng nhau. Vấn đề ở đây là cần tạo ra quy trình phù hợp để thực hiện điều này. Sau đây là 7 chiến lược gợi ý của các chuyên gia Harvard Business Review.

Ra quyết định quan trọng bằng nhóm nhỏ

Các nhóm lớn có nhiều khả năng đưa ra các quyết định bị thiên lệch. Ví dụ, nghiên cứu cho thấy các nhóm có 7 thành viên trở lên dễ có thiên kiến xác nhận. Nhóm càng lớn, các thành viên càng có xu hướng nghiên cứu và đánh giá thông tin theo cách phù hợp với thông tin cùng niềm tin sẵn có.

Bằng cách duy trì nhóm từ 3 đến 5 người, quy mô mà mọi người đều bị thu hút một cách tự nhiên khi tương tác, bạn có thể làm giảm những tác động tiêu cực này trong khi vẫn đạt được lợi ích từ nhiều khía cạnh.

Thường nên lập nhóm không đồng nhất

Nhiều nghiên cứu khác nhau cho thấy, các nhóm bao gồm nhiều cá nhân có quan điểm và niềm tin đồng nhất có xu hướng đưa ra quyết định bị thiên lệch nhiều hơn. Các đội có quan điểm trái ngược nhau có thể ngăn cản thành kiến hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, bối cảnh cũng quan trọng. Trên cơ bản, việc hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi các kỹ năng và quan điểm đa dạng, nên các nhóm không đồng nhất có thể thực hiện tốt hơn các nhóm đồng nhất. Nhưng trong các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, đòi hỏi tư duy hội tụ, chẳng hạn như tuân thủ các quy trình an toàn bay hay chăm sóc sức khỏe, các nhóm đồng nhất thường làm tốt hơn.

Chỉ định 'người kịch liệt phản đối'

Một cách ngăn cản xu hướng tư duy tập thể không tốt trong các nhóm là chỉ định ra một "người kịch liệt phản đối". Người này được giao nhiệm vụ như một lực lượng chống lại sự đồng thuận của nhóm. Nghiên cứu cho thấy, việc trao quyền cho ít nhất một người có quyền chống lại quá trình đưa ra quyết định của nhóm có thể giúp cải thiện đáng kể về chất lượng và kết quả quyết định.

Đối với các nhóm có 7 thành viên trở lên, hãy chỉ định ít nhất 2 "người kịch liệt phản đối" nhằm đảm bảo người bất đồng chiến lược duy nhất không bị những người còn lại cô lập như là một kẻ quấy rối.

Thu thập ý kiến riêng lẻ

Kiến thức chung của nhóm chỉ là một lợi thế nếu như được sử dụng đúng cách. Nhằm tận dụng tối đa khả năng đa dạng của nhóm, nên thu thập ý kiến riêng lẻ trước khi mọi người chia sẻ suy nghĩ trong một nhóm lớn.

Ví dụ, lãnh đạo đội ngũ có thể yêu cầu thành viên ghi lại ý tưởng cá nhân và ẩn danh trong một tập tài liệu chung. Sau đó, hãy yêu cầu nhóm đánh giá các ý tưởng được đề xuất, riêng lẻ và ẩn danh một lần nữa. Bằng cách tuân theo quy trình như vậy, nhóm có thể ngăn cản thành kiến và kiềm chế tư duy tập thể.

Tạo không gian an toàn để thẳng thắn nêu ý kiến

Để mọi người chia sẻ ý kiến và tham gia vào các cuộc tranh luận mang tính xây dựng, họ cần cảm thấy có thể lên tiếng mà không bị ghi thù. Do vậy, cần tích cực khuyến khích phản ánh và thảo luận các ý kiến khác nhau một cách tôn trọng.

Có 3 yếu tố cơ bản cần thiết để tạo ra một không gian an toàn và khai thác sự đa dạng của nhóm một cách hiệu quả nhất. Đầu tiên, tập trung phản hồi về quyết định hay chiến lược được thảo luận, không phải về cá nhân. Thứ hai, phát biểu ý kiến như một gợi ý, không phải như mệnh lệnh. Thứ ba, diễn đạt phản hồi theo cách thể hiện sự đồng cảm và đánh giá cao những cá nhân đang làm việc hướng đến mục tiêu chung.

Đừng quá dựa vào các chuyên gia

Các chuyên gia có thể giúp nhóm đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Tuy nhiên, niềm tin mù quáng vào các ý kiến chuyên gia có thể khiến nhóm dễ bị thành kiến và làm sai lệch kết quả.

Nghiên cứu chứng minh việc họ tham dự vào quá trình đưa ra quyết định có thể khiến nhóm điều chỉnh ý kiến bản thân phù hợp với ý kiến của chuyên gia hoặc đưa ra những đánh giá quá tự tin. Do đó, nên mời chuyên gia cung cấp ý kiến về một chủ đề được xác định rõ ràng, và định vị họ như những người ngoài cuộc trong mối quan hệ với nhóm.

Chia sẻ trách nhiệm chung

Tất cả các thành viên nên có trách nhiệm đối với quá trình đưa quyết định và kết quả sau cùng. Một cách thực hiện điều đó là yêu cầu nhóm ký văn bản chịu trách nhiệm chung ngay từ đầu, điều này dẫn đến việc phân bổ quyền lực cân bằng hơn cũng như trao đổi ý kiến cởi mởi hơn.

Dĩ nhiên, thực hiện theo các bước này không đảm bảo hoàn toàn cho một quyết định tốt. Tuy nhiên, chất lượng quá trình đưa ra quyết định và sự tương tác giữa các thành viên nhóm sẽ có cơ hội cải thiện, giúp đạt được thành công cao hơn.