Chuyển đổi số SME: Vấn đề và cách tiếp cận

>> Ngành gỗ tìm lợi thế từ chuyển đổi số

Trong môi trường kinh doanh số hiện nay, nhu cầu của các bên liên quan như đối tác, cơ quan quản lý (thuế, BHXH, hải quan,...) và cả khách hàng phát triển nhanh và thay đổi liên tục.

Các nhà đầu tư đang yêu cầu tăng trưởng nhanh hơn, dẫn đến việc mua lại và tái cấu trúc doanh nghiệp diễn ra thường xuyên hơn.

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được trong môi trường kinh doanh số cần có hai khả năng: khả năng thứ nhất là cảm nhận, phát hiện những thay đổi của thị trường hay môi trường kinh doanh và khả năng thứ hai là phản ứng một cách nhanh chóng với những thay đổi đó.

Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp Việt nhất là SME đang phải đối mặt với nhiều vấn đề nội tại của doanh nghiệp và những vấn đề đó đã làm hạn chế hai khả năng nói trên của các doanh nghiệp.

Vấn đề về con người và tổ chức:

Ra quyết định chậm, phụ thuộc người đứng đầu

• Mô hình tổ chức không theo kịp việc mở rộng hệ sinh thái sản phẩm/dịch vụ: thiếu tri thức với lĩnh vực kinh doanh mới, mô hình tổ chức chắp vá gây tăng tải bộ máy, một việc nhiều người làm, mất cân bằng nguồn lực giữ các bộ phận gây lãng phí,...
• Phân công công việc, luồng phối hợp thực hiện công việc không rõ ràng
• Nhân sự không ổn định, liên tục thay đổi chuyển việc, nhân sự không gắn bó với doanh nghiệp,...
• Chưa có cơ chế đánh giá hiệu suất lao động và quy chế thưởng/phạt... nên chưa tạo được động lực cho nhân viên.

Vấn đề về công nghệ:

• Công nghệ lạc hậu, hiệu quả thấp do thiếu vốn và do không có chiến lược đổi mới công nghệ, gây ô nhiễm môi trường và phản ứng tiêu cực từ cộng đồng.
• Không có chiến lược đổi mới công nghệ, không có roadmap công nghệ,...
• Các kế hoạch đầu tư mua sắm/đầu tư vụn vặt, không đồng bộ gây lãng phí và hiệu quả chưa cao.

Ngoài ra, các SME còn phải đối diện với các vấn đề đến từ môi trường bên ngoài như: Chính sách về thuế, BHXH, hải quan liên tục thay đổi; Chưa có chính sách hỗ trợ SME mặc dù đã có luật doanh nghiệp SME.

Chuyển đổi số sẽ giúp SME giải quyết các vấn đề nội tại của doanh nghiệp, ứng phó tốt hơn với các vấn đề bên ngoài và tăng cường khả năng cảm nhận, cũng như phản ứng với những thay đổi của thị trường.

>> Chuyển đổi số không mang tính phong trào

>> Khởi nghiệp và chuyển đổi số cơ sở kinh doanh nhỏ tại nhà

>> Doanh nghiệp vẫn gặp khó trong chuyển đổi số

Sau đây là các khuyến nghị dành cho SME khi bước chân vào hành trình chuyển đổi số.

Thứ nhất, xây dựng chiến lược chuyển đổi số.

Xây dựng chiến lược số hay nói cách khác là tạo một chiến lược kinh doanh được thúc đẩy bởi công nghệ số. Bước đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp phải đặt ra tầm nhìn về cách chuyển đổi số có thể thay đổi hoạt động kinh doanh của họ như thế nào? Sau đó, doanh nghiệp xây dựng một chiến lược rõ ràng với một lộ trình cụ thể để đạt được tầm nhìn này.

Thứ hai, số hóa các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.

Sản phẩm và dịch vụ: Số hóa danh mục sản phẩm dịch vụ hiện tại hoặc sáng tạo những sản phẩm dịch vụ mới nhờ công nghệ số để cải thiện dòng doanh thu hiện có của doanh nghiệp.

Vận hành: Tự động hóa vận hành để giảm chi phí giá vốn hàng bán (COGS), nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên; ứng dụng công nghệ số để tối ưu hiệu suất sử dụng tài nguyên, cũng như tài sản  của doanh nghiệp (gồm cả tài sản vật lý và tài sản tài chính).

Khách hàng: Kết nối và nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu chi phí bán hàng bằng các giải pháp marketing và bán hàng qua kênh số.

Khối hỗ trợ (backoffice): Ứng dụng các giải pháp số giúp tối ưu chi phí quản lý chung, nâng cao hiệu suất lao động.

Thứ ba, thúc đẩy các hệ sinh thái mới để có tăng trưởng số.

Mở rộng hệ sinh thái sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, xây dựng mảng kinh doanh mới, hướng đến việc cung cấp các sản phẩm  dịch vụ số.

Để mở rộng hệ sinh thái sản phẩm dịch vụ, doanh nghiệp có thể thực hiện theo những cách sau đây:

• Tạo ra các đơn vị khởi nghiệp (startup) trong chính doanh nghiệp hiện tại.
• Hợp tác với các đối tác có năng lực để tạo ra các sản phẩm dịch vụ số.
• Mua lại hoặc sát nhập (M&A) mảng kinh doanh mới

Thứ tư, giải quyết các vấn đề về con người và cấu trúc tổ chức.

Trước tiên, với những doanh nghiệp chưa sẵn sàng với những cuộc chuyển đổi lớn, xem xét xây dựng các bản mô tả công việc cho từng vị trí chức danh, ban hành các quy trình nghiệp vụ rõ ràng và triển khai hệ thống quản trị mục tiêu KPI trong toàn bộ doanh nghiệp.

Đối với các tổ chức lớn thì việc tái cấu trúc nên được xem xét và chính thức hóa thành tầm nhìn, để tạo ra cơ chế quản trị doanh nghiệp phù hợp. Tổ chức sau tái cấu trúc sẽ cân bằng sức mạnh tổng hợp, chia sẻ nguồn nhân tài khan hiếm, đồng thời tận dụng kiến thức thị trường của các đơn vị kinh doanh và tạo môi trường quản trị “giống start-up” cho phép ra quyết định nhanh và thúc đẩy môi trường vừa học vừa làm.

Giới thiệu “văn hóa số” và cách làm mới thúc đẩy hợp tác đa nghiệp vụ, đa chức năng trong một môi trường dành riêng. Hệ thống tổ chức theo phân cấp là quá chậm và cồng kềnh để đem lại hiệu quả trong môi trường kinh doanh số hiện nay.

Đầu tư cho các năng lực cần phải có để làm chủ cách thức làm việc mới và tiềm năng mà công nghệ mới được tạo ra từ những dữ liệu số sẵn có.

Thứ năm, nâng cấp công nghệ và cải thiện khả năng phân tích dữ liệu.

Xây dựng bức tranh và lộ trình đổi mới công nghệ, trong đó nêu rõ các sáng kiến về tự động hóa và phân tích dữ liệu.