Điểm nghẽn trong hành trình mở rộng quy mô

Ông Hà Vĩnh Phú - Giám đốc sản phẩm tpcoms kể một trường hợp thực tế, một doanh nghiệp sở hữu chuỗi 120 cửa hàng, dù đang nắm giữ lợi thế về vốn và dư địa thị trường cực lớn, lại chấp nhận dừng lại, không dám nâng quy mô lên 200 điểm bán. Lý do không nằm ở các chỉ số tài chính, mà xuất phát từ nỗi sợ mất kiểm soát hạ tầng quản trị.

Thực tế này phơi bày một quan điểm mới về sự sống còn của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Khả năng mở rộng của một tổ chức hiện nay đang nằm một phần rất lớn ở hệ thống phần mềm quản lý. Khi quy mô tăng lên theo cấp số nhân, việc dựa dẫm vào năng lực điều hành cá nhân sẽ sớm chạm trần, đẩy doanh nghiệp vào trạng thái tê liệt vận hành.

Bức tranh quản trị tại Việt Nam đang có sự lệch pha giữa doanh thu và trình độ công nghệ. Có những doanh nghiệp đạt ngưỡng doanh thu 400 - 500 tỷ đồng mỗi năm, một mức quy mô đáng mơ ước với nhiều doanh nghiệp, nhưng bộ máy phía sau vẫn đang vận hành một cách thô sơ. Định kỳ hằng quý, đội ngũ nhân sự tại các đơn vị này vẫn phải thực hiện công việc “xào nấu” dữ liệu thủ công để phục vụ việc lập kế hoạch sản xuất.

Sự trì trệ này dẫn đến những hậu quả tài chính trực tiếp. Ông Hà Vĩnh Phú cho biết, việc hệ thống vận hành yếu kém khiến tỷ lệ tồn kho tại các doanh nghiệp có doanh thu nửa nghìn tỷ này thường xuyên duy trì ở mức cao, từ 8% đến 12%. Đây là một sự lãng phí nguồn vốn lưu động cực lớn, trực tiếp bào mòn lợi nhuận mà lẽ ra doanh nghiệp có thể tối ưu nếu sở hữu một hạ tầng dữ liệu xuyên suốt.

Một nghịch lý khác được ông Huỳnh Minh Kỳ - Giám đốc kinh doanh Bizfly chỉ ra là trong khi 87% doanh nghiệp toàn cầu ưu tiên chiến lược điều hành dựa trên dữ liệu (Data-driven), thì chỉ có 32% lãnh đạo thực sự tin tưởng vào chất lượng dữ liệu mà mình đang sở hữu. Sự nghi ngờ này khiến các quyết định kinh doanh trở nên cảm tính và rủi ro.

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng chậm chạp trong điều hành không hoàn toàn do thiếu công cụ, mà do sự lạm dụng các giải pháp rời rạc. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng cùng lúc từ 4 đến 5 phần mềm khác nhau cho các mục đích riêng biệt. Tuy nhiên, thay vì tạo ra sức mạnh cộng hưởng, các phần mềm này lại tồn tại như những “ốc đảo” dữ liệu không có sự kết nối.

Hậu quả là để có được một báo cáo tổng hợp phục vụ cuộc họp của ban lãnh đạo, đội ngũ nhân viên phải mất từ 2 đến 3 ngày để thu thập và đối soát. Trong một thị trường biến động từng giờ, độ trễ 72 tiếng đồng hồ cho một báo cáo là một khoảng trống nguy hiểm, khiến doanh nghiệp luôn ở thế bị động và chậm chân hơn đối thủ trong việc đưa ra các quyết định then chốt.

Tuy nhu cầu nâng cấp hệ thống là cấp thiết, quá trình chuyển đổi vẫn gặp phải những lực cản thực tế. Mâu thuẫn giữa yêu cầu thay đổi và các rào cản về thời gian, áp lực thường khiến các dự án nâng cấp hệ thống bị bỏ cuộc giữa chừng. Đây là một thực tế: doanh nghiệp biết mình đang “bệnh”, nhưng quy trình điều trị lại quá tốn kém và đòi hỏi sự kiên trì mà không phải chủ doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng theo đuổi đến cùng.

Để giải quyết điểm nghẽn, các chuyên gia đề xuất một sự thay đổi căn bản trong tư duy: “Dòng chảy quan trọng hơn chức năng” (Flow over Function). Ông Hà Vĩnh Phú nhấn mạnh doanh nghiệp cần tập trung vào sự xuyên suốt của luồng dữ liệu và quy trình hơn là việc chạy theo các tính năng rời rạc của các phần mềm. Một hệ thống mạnh không phải là hệ thống có nhiều tính năng nhất, mà là hệ thống đảm bảo dữ liệu chạy mượt mà từ bộ phận kinh doanh đến sản xuất và tài chính kế toán.

Về lộ trình thực thi, chiến lược “Land and Expand” (Đáp xuống và Mở rộng) được coi là giải pháp khả thi để tránh sự đổ vỡ hệ thống khi thay đổi. Thay vì cố gắng tích hợp một khối dữ liệu khổng lồ ngay từ đầu dẫn đến quá tải, doanh nghiệp nên bắt đầu xử lý từ những “điểm nghẽn” nhỏ nhất trong vận hành. Khi các điểm nghẽn nhỏ được khơi thông, quy mô sẽ được mở rộng dần theo năng lực thích nghi của hạ tầng.

Bên cạnh đó, một hệ thống quản trị tiêu chuẩn bắt buộc phải thiết lập được sự kết nối hữu cơ giữa ba trụ cột: dữ liệu (data), quy trình chăm sóc khách hàng và hệ thống tài chính kế toán. Ông Lê Hồng Lĩnh, Tổng thư ký, CEO CFO Việt Nam, khẳng định đây là bộ khung xương sống giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định khi bước vào giai đoạn tăng trưởng nóng.

Thời đại số hiện nay, vốn hay thị phần là điều kiện cần, và điều kiện đủ chính là hạ tầng hệ thống để doanh nghiệp mở rộng quy mô. Nếu không sớm giải quyết bài toán “xào nấu” dữ liệu thủ công và đồng bộ hóa các công cụ rời rạc, các doanh nghiệp quy mô trăm tỷ vẫn bị mắc kẹt trong chiếc áo chật hẹp của chính mình.