Việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hạch toán chi phí hợp lệ hay xử lý lượng hàng đang lưu kho đều đòi hỏi quy trình chặt chẽ và minh bạch, buộc hộ kinh doanh phải thay đổi cách vận hành.
Từ ngày 1/1/2026, hình thức thuế khoán sẽ chính thức chấm dứt, thay thế bằng cơ chế kê khai thuế dựa trên doanh thu và quy mô hoạt động của hộ kinh doanh. Đây được xem là bước chuyển căn bản trong quản lý thuế, hướng đến minh bạch hóa nguồn thu, đồng thời thúc đẩy hộ kinh doanh từng bước vận hành theo phương thức chuyên nghiệp hơn.
Khi đó, hóa đơn đầu vào có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh. Không chỉ là chứng từ hợp pháp ghi nhận giao dịch, hóa đơn còn giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa, tránh mua phải hàng giả, hàng nhái, bảo vệ uy tín và niềm tin với khách hàng. Đồng thời, hóa đơn là căn cứ để hộ kinh doanh hạch toán chi phí hợp lệ, từ đó kê khai thuế minh bạch, công bằng và chính xác. Trong nhiều trường hợp phát sinh tranh chấp về chất lượng hay thanh toán, hóa đơn còn là bằng chứng pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của hộ kinh doanh.
Tuy nhiên, dù hiểu lợi ích, nhiều hộ vẫn băn khoăn khi bước vào cơ chế kê khai thuế, nhất là với yêu cầu lấy và lưu giữ hóa đơn đầu vào đầy đủ. Từ góc độ tư vấn thuế, bà Lê Thị Duyên Hải, Phó Tổng thư ký Hội Tư vấn Thuế Việt Nam cho rằng hộ kinh doanh cần chuẩn bị sớm, tránh tâm lý chờ đến thời điểm bắt buộc.
“Ngay cả khi doanh thu năm 2026 dưới 1 tỷ đồng và chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử, các hộ kinh doanh vẫn nên bắt đầu làm quen với phần mềm bán hàng”, bà Hải khuyến nghị.
Theo bà, phần mềm bán hàng giúp tạo hóa đơn tự động, theo dõi doanh thu, quản lý hàng tồn kho rõ ràng. Khi đã có thói quen sử dụng công nghệ, việc chuyển sang xuất hóa đơn điện tử chỉ còn là thao tác “nhấn nút”.
Bên cạnh đó, một trong những lo lắng phổ biến của hộ kinh doanh khi chuyển sang kê khai thuế là xử lý hàng tồn kho. Ông Mai Sơn, Phó Cục trưởng Cục Thuế (Bộ Tài chính) cho rằng, đối với hàng tồn kho, điều quan trọng là hàng hóa phải có nguồn gốc hợp pháp và không vi phạm pháp luật, không vi phạm quyền sở hữu, không phải hàng giả hay hàng kém chất lượng, cơ quan thuế sẽ ghi nhận và đánh giá tình trạng hàng hóa khi hộ chuyển sang kê khai. Trong giai đoạn chuyển đổi, chắc chắn sẽ có vướng mắc, nhưng ngành thuế sẽ hướng dẫn để hộ xác định đúng giá trị hàng hóa. Các tình huống tương tự đã được ngành thuế chuẩn bị trong bộ tài liệu hướng dẫn, đồng thời bố trí cán bộ phụ trách theo từng địa bàn, khu vực và đường dây nóng để tiếp nhận, giải đáp kịp thời cho người nộp thuế.
Theo chuyên gia tư vấn thuế Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas, nguồn gốc hàng hóa của hộ kinh doanh được xác định qua 2 nguồn.
Thứ nhất là hàng hóa mua từ các tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh, như doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh khác. Trong trường hợp này, người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn cụ thể là hóa đơn điện tử vì họ đã đăng ký thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn theo quy định. Ông Tuấn cho biết, thực tế doanh nghiệp gần như luôn xuất hóa đơn khi người mua yêu cầu. Tuy nhiên, một số hộ kinh doanh lại từ chối phát hành hóa đơn đầu ra, chủ yếu để tránh phải kê khai doanh thu chịu thuế. Điều cần lưu ý là hộ kinh doanh hoàn toàn có đủ điều kiện pháp lý để xuất hóa đơn khi bán hàng, vì vậy người mua nên kiên quyết yêu cầu.
Ông Tuấn nhấn mạnh thêm rằng chính hộ kinh doanh cũng được hưởng lợi khi có hóa đơn đầu vào. Với thuế thu nhập cá nhân, hóa đơn giúp khoản chi mua hàng được tính vào chi phí hợp lệ, từ đó giảm lợi nhuận tính thuế. Ở nhóm hộ kinh doanh nộp thuế theo thuế suất 17%, việc có hóa đơn đồng nghĩa với việc giảm được một phần tương ứng thuế phải nộp. Ngược lại, nếu không có hóa đơn, toàn bộ doanh thu bán ra sẽ bị tính thuế, gây bất lợi rõ rệt.
Nguồn gốc hàng hóa thứ hai là từ các cá nhân không kinh doanh, chẳng hạn nông dân, ngư dân tự sản xuất hoặc khai thác. Các sản phẩm nông, lâm, thủy sản được bán trực tiếp từ những đối tượng này thuộc diện không chịu thuế và không phải xuất hóa đơn, nên hộ kinh doanh cũng không thể lấy hóa đơn đầu vào.
Trong những trường hợp này, hộ kinh doanh được phép lập bảng kê thu mua để thay thế hóa đơn điện tử, nhằm chứng minh nguồn gốc hàng hóa và được tính vào chi phí. Bảng kê phải thể hiện đầy đủ thông tin của người bán (họ tên, số căn cước công dân, số điện thoại, địa chỉ) cùng các thông tin về hàng hóa như tên, số lượng và giá trị.
.jpg "Hơn 50% hộ kinh doanh loay hoay với hóa đơn điện tử")