Làm sạch mã số thuế: Đừng để thủ tục cũ thành “gánh nặng” mới

Đã ngừng kinh doanh từ lâu, không còn doanh thu, cửa hàng cũng đã đóng, không ít chủ hộ kinh doanh nghĩ rằng mọi việc liên quan đến hoạt động trước đây cũng đã kết thúc. Chỉ đến khi kiểm tra lại hoặc nhận được thông báo từ cơ quan thuế, họ mới phát hiện mã số thuế vẫn còn “treo”, kéo theo những thủ tục tưởng đã thuộc về quá khứ.

Anh Đ.X.T (xã Trung Giã, TP Hà Nội) từng đăng ký hộ kinh doanh nhưng đã ngừng hoạt động từ lâu. Gần đây, khi tự kiểm tra, anh mới biết hộ kinh doanh đang ở tình trạng không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Muốn hoàn tất việc làm sạch dữ liệu và chấm dứt mã số thuế, anh phải quay lại xử lý những thủ tục còn dang dở.

Theo anh Đ.X.T, để hoàn tất công việc, anh phải đi lại, làm việc với cơ quan thuế nhiều lần, rất phiền phức. Điều khiến anh bất ngờ là trước đó anh vẫn nghĩ đã ngừng kinh doanh thì những thủ tục liên quan cũng không còn.

Cũng rơi vào tình cảnh tương tự, anh K.G (xã Sóc Sơn, TP Hà Nội) gần đây nhận được thông báo còn nợ 39 đồng tiền thuế liên quan đến hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động. Khi đến cơ quan thuế để làm sạch dữ liệu và thực hiện thủ tục chấm dứt mã số thuế, anh cho biết đã phải nộp tổng các khoản nợ và phạt gần 3 triệu đồng. Tuy nhiên, sau nhiều lần đi lại, làm việc, đến nay hồ sơ vẫn chưa hoàn tất.

Một số chuyên gia pháp lý – thuế cho rằng, không thể hiểu khoản nợ thuế 39 đồng sau nhiều năm đã “đội” lên thành gần 3 triệu đồng. Đây là những khoản có tính chất khác nhau trong cùng quá trình xử lý hồ sơ. Nhưng câu chuyện trên cho thấy một thực tế đáng lưu ý: những thủ tục, nghĩa vụ bị bỏ quên khi ngừng kinh doanh có thể trở nên phức tạp hơn rất nhiều khi phải quay lại giải quyết sau nhiều năm.

Đằng sau những mã số thuế “treo”, vì thế, không đơn thuần là một trạng thái trên hệ thống quản lý. Với người kinh doanh, đó có thể là nhiều lần đi lại, tìm lại hồ sơ, giải trình những hoạt động đã diễn ra từ lâu, thậm chí phải xử lý những khoản tài chính mà trước đó họ không còn nhớ hoặc không biết vẫn tồn tại.

Câu chuyện này càng đáng chú ý khi hiện nay ngành Thuế đang đẩy mạnh làm sạch dữ liệu người nộp thuế, trong đó có những trường hợp đã ngừng hoạt động trên thực tế nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Là một đơn vị chuyên tư vấn hỗ trợ pháp lý – thuế cho doanh nghiệp, Luật sư Lê Thị Nhung - Giám đốc Công ty Luật L&A Legal Experts nhận định, việc rà soát này không chỉ giúp dữ liệu quản lý phản ánh đúng thực trạng mà còn là dịp để những hồ sơ tồn đọng nhiều năm được xử lý dứt điểm. Tuy nhiên, những trường hợp thực tế cũng cho thấy người nộp thuế cần thay đổi tâm lý “nghỉ kinh doanh là xong”.

“Ngừng kinh doanh trên thực tế và hoàn tất các thủ tục về thuế là hai việc khác nhau. Cửa hàng có thể đã đóng, không còn doanh thu, nhưng nếu những thủ tục cần thiết chưa được thực hiện thì hồ sơ vẫn chưa được khép lại. Càng để lâu, việc quay lại xử lý càng phức tạp”, Luật sư Nhung phân tích.

Cái phức tạp không chỉ nằm ở thủ tục. Sau vài năm, người làm kế toán có thể đã nghỉ, chứng từ không còn đầy đủ, địa điểm kinh doanh đã thay đổi. Nếu trước đó còn khoản thuế phải nộp, quyết định xử phạt hoặc nghĩa vụ tài chính đã phát sinh mà chưa được giải quyết, người kinh doanh còn phải quay lại xử lý những tồn tại này.

Một việc có thể giải quyết ngay tại thời điểm ngừng kinh doanh, vì thế, có thể trở thành gánh nặng nếu bị bỏ quên quá lâu.

Song cũng từ đây, theo Luật sư Lê Thị Nhung, cần phân biệt rõ việc chưa hoàn tất thủ tục với nghĩa vụ thuế thực tế. Mã số thuế chưa được chấm dứt không đồng nghĩa với việc người nộp thuế mặc nhiên được coi là vẫn kinh doanh, có doanh thu trong suốt những năm sau đó.

“Nếu còn khoản thuế phải nộp, tiền phạt hoặc nghĩa vụ đã phát sinh thì phải xử lý theo quy định. Nhưng với khoảng thời gian người nộp thuế thực sự đã ngừng kinh doanh, không phát sinh doanh thu, nghĩa vụ cũng phải được xác định trên cơ sở thực tế đó. Không thể chỉ nhìn vào trạng thái mã số thuế để đánh đồng hai vấn đề”, Luật sư Nhung nhận định.

Đây cũng là điểm quan trọng của quá trình làm sạch dữ liệu. Rà soát không chỉ để tìm những khoản còn thiếu, mà còn để xác định chính xác người nộp thuế đang ở tình trạng nào, thực tế đã ngừng hoạt động từ bao giờ và còn những nghĩa vụ gì cần giải quyết.

Khi dữ liệu về hóa đơn, hồ sơ khai thuế, giao dịch và những thông tin liên quan ngày càng được kết nối, việc xác định này có thêm cơ sở. Nếu còn nghĩa vụ, dữ liệu giúp nhận diện để xử lý; nếu đã ngừng hoạt động và không còn phát sinh doanh thu, dữ liệu cũng là căn cứ để làm rõ.

Theo Luật sư Lê Thị Nhung, với những hộ kinh doanh nhỏ, yếu tố này càng cần được lưu ý. Không phải trường hợp nào mã số thuế “treo” nhiều năm cũng xuất phát từ ý thức né tránh nghĩa vụ. Có người đơn giản không nắm rõ thủ tục, nghĩ rằng đã nghỉ bán hàng thì hộ kinh doanh cũng mặc nhiên chấm dứt. Đến khi hồ sơ được rà lại, những việc đáng lẽ được giải quyết từ nhiều năm trước mới cùng lúc phải được xử lý.

Bởi vậy, làm sạch dữ liệu sẽ thực sự tháo gỡ được những tồn đọng cũ khi đi cùng hai việc: xác định đầy đủ những nghĩa vụ còn phải thực hiện và tạo điều kiện để người nộp thuế hoàn tất những thủ tục còn thiếu. Sau khi các khoản phải nộp đã được xử lý, những trường hợp thực sự không còn hoạt động cũng cần được khép hồ sơ, tránh tiếp tục tồn tại trên hệ thống trong nhiều năm.

Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng không nên chờ đến khi nhận được thông báo mới quay lại xử lý. Khi ngừng kinh doanh, việc kiểm tra tình trạng mã số thuế, hóa đơn, hồ sơ khai thuế và các nghĩa vụ còn lại cần được thực hiện ngay. Một vài thủ tục được giải quyết đúng thời điểm có thể tránh được rất nhiều lần đi lại và những rắc rối nhiều năm sau.

“Với những hồ sơ tồn đọng, điều quan trọng là xác định đúng nghĩa vụ, xử lý đúng những khoản thực tế phát sinh và hỗ trợ người nộp thuế hoàn tất thủ tục để khép lại hồ sơ. Làm sạch dữ liệu phải hướng tới xử lý dứt điểm những tồn tại cũ, để một thủ tục từng bị bỏ quên không tiếp tục trở thành gánh nặng cho người kinh doanh”, Luật sư Lê Thị Nhung nhấn mạnh.