Đăng ký doanh nghiệp và khoảng trống xác thực

Cải cách thủ tục đăng ký kinh doanh đang hướng tới sự nhanh chóng, thuận tiện, tạo điều kiện cho doanh nghiệp gia nhập thị trường. Song, đơn giản hóa thủ tục phải đi đôi với bảo đảm tính xác thực của hồ sơ, tránh để thông tin cá nhân bị lợi dụng vào những mục đích bất hợp pháp.

Làm thế nào để ngăn chặn hành vi giả mạo mà không tạo thêm rào cản kinh doanh? Diễn đàn Doanh nghiệp đã trao đổi với Luật sư Nguyễn Văn Tuấn - Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS (Đoàn Luật sư TP Hà Nội), về vấn đề này.

- Thưa Luật sư, người không hề thành lập hay điều hành doanh nghiệp nhưng lại bị ghi tên là chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể phải đối mặt với những hệ lụy gì?

Việc bị giả mạo thông tin cá nhân để đăng ký kinh doanh có thể kéo theo nhiều hệ lụy về pháp lý, tài chính và uy tín. Khi tên một cá nhân xuất hiện trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, họ có thể bị yêu cầu giải trình, xác minh nếu doanh nghiệp phát sinh vi phạm về thuế, hóa đơn hoặc có dấu hiệu thực hiện giao dịch bất hợp pháp.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc có tên trong hồ sơ và trách nhiệm pháp lý thực tế. Người bị mạo danh không đương nhiên phải chịu trách nhiệm hình sự hoặc thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp. Trách nhiệm cụ thể phải căn cứ vào hành vi, yếu tố lỗi, vai trò của cá nhân, loại hình doanh nghiệp và chứng cứ liên quan.

Điều đáng nói là dù không tham gia hoạt động kinh doanh, người bị mạo danh vẫn có thể mất nhiều thời gian, công sức để chứng minh sự việc và giải quyết những vướng mắc phát sinh.

- Khi phát hiện danh tính bị sử dụng trái phép để đăng ký kinh doanh, người dân cần làm gì để bảo vệ quyền lợi và tránh những hệ lụy phát sinh?

Trước hết, cần kiểm tra thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, xác định tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và tư cách pháp lý mà mình đang bị ghi nhận. Đồng thời, lưu giữ giấy tờ tùy thân, tin nhắn, thư điện tử, thông tin về chữ ký và những chứng cứ chứng minh bản thân không thực hiện việc đăng ký.

Tiếp đó, người bị mạo danh cần gửi văn bản đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền kiểm tra, xác minh và xử lý thông tin sai lệch.

Theo Điều 68 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, khi có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo, tổ chức, cá nhân liên quan có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét, xử lý theo quy định. Với hộ kinh doanh, cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đăng ký.

Nếu có dấu hiệu tội phạm, người dân cần gửi đơn tố giác đến cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp phát sinh thông báo nợ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính bất thường, cần chủ động làm việc với cơ quan thuế, cung cấp chứng cứ và đề nghị xem xét, xử lý.

Để phòng ngừa, người dân tuyệt đối không cho mượn giấy tờ tùy thân, cung cấp mật khẩu, mã OTP hoặc giao quyền sử dụng tài khoản VNeID, tài khoản thuế điện tử cho người khác. Doanh nghiệp cũng cần kiểm soát chặt chẽ chữ ký số và quyền truy cập hệ thống.

Quan trọng hơn, mọi kiến nghị khi phát hiện bị mạo danh cần được thực hiện bằng văn bản và theo dõi kết quả giải quyết để có căn cứ bảo vệ quyền lợi.

- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải trải qua quy trình kiểm tra, nhưng thông tin giả mạo vẫn có thể được sử dụng. Theo Luật sư, khoảng trống nằm ở đâu?

Theo tôi, vấn đề cần được nhìn nhận từ cả việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và cơ chế xác thực hồ sơ đăng ký kinh doanh. Trước hết, tình trạng lộ lọt thông tin tạo điều kiện cho các đối tượng xấu lợi dụng. Khi xin việc, vay vốn hoặc sử dụng dịch vụ trực tuyến, nhiều người cung cấp bản chụp căn cước, chữ ký và thông tin định danh mà chưa kiểm soát được mục đích sử dụng.

Tuy nhiên, vấn đề không chỉ nằm ở ý thức bảo mật của người dân. Việc kiểm tra hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và việc xác thực người được ghi tên có thực sự biết, đồng ý với việc đăng ký doanh nghiệp hay không là hai vấn đề khác nhau.

Đặc biệt, với hồ sơ trực tuyến, nếu giấy tờ điện tử hoặc chữ ký bị giả mạo, việc phát hiện không phải lúc nào cũng dễ dàng. Đây là điểm cần được chú trọng trong quá trình hoàn thiện cơ chế xác thực.

Một hạn chế khác là người bị mạo danh thường chỉ phát hiện sự việc khi nhận được thông báo nợ thuế hoặc phát sinh giao dịch bất thường. Khi đó, việc xác minh có thể kéo dài trong khi những hệ lụy đã xuất hiện.

Tôi cho rằng không thể đặt toàn bộ trách nhiệm phòng ngừa lên vai người dân. Các tổ chức thu thập, lưu trữ dữ liệu phải bảo đảm an toàn thông tin; cơ quan đăng ký kinh doanh cần nâng cao hiệu quả kiểm soát hồ sơ và phối hợp kịp thời với cơ quan thuế, cơ quan công an.

Điều cần hướng tới là phát hiện, ngăn chặn từ sớm, thay vì để người dân phải tự mình giải quyết hậu quả.

- Theo Luật sư, cần thay đổi điều gì trong cơ chế đăng ký và hậu kiểm doanh nghiệp để ngăn chặn tình trạng mạo danh nhưng không làm phát sinh thêm rào cản gia nhập thị trường?

Theo tôi, giải pháp không phải bổ sung thêm thủ tục hành chính mà là nâng cao khả năng xác thực thông tin và kiểm soát rủi ro ngay từ khâu đăng ký. Trước hết, cần tăng cường kết nối, đối chiếu dữ liệu định danh giữa các cơ quan có thẩm quyền để phát hiện thông tin không thống nhất hoặc có dấu hiệu giả mạo. Với hồ sơ có nguy cơ cao, có thể nghiên cứu áp dụng biện pháp xác thực tăng cường, thay vì bổ sung thủ tục đại trà.

Một giải pháp đáng quan tâm là cơ chế thông báo chủ động đến cá nhân được ghi tên trong hồ sơ khi thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Qua kênh liên hệ đã xác thực, người dân có thể sớm phát hiện, phản ánh việc thông tin bị sử dụng trái phép. Cơ chế này phải phù hợp pháp luật, không gây trì hoãn hồ sơ hợp lệ.

Cùng với đó, cần ứng dụng công nghệ cảnh báo các dấu hiệu bất thường, chẳng hạn một cá nhân xuất hiện trong nhiều hồ sơ có rủi ro hoặc liên tục thay đổi thông tin đăng ký. Tuy nhiên, cảnh báo chỉ là căn cứ để kiểm tra, không đồng nghĩa với kết luận vi phạm.

Đặc biệt, phải nâng cao hiệu quả phối hợp giữa cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và cơ quan công an. Khi xác định hồ sơ giả mạo, việc xử lý không nên chỉ dừng ở thông tin đăng ký doanh nghiệp mà cần rà soát cả dữ liệu quản lý thuế và những vấn đề liên quan theo quy định.

Đồng thời, cần có đầu mối tiếp nhận, quy trình xử lý và thời hạn phản hồi rõ ràng để người bị mạo danh không phải đi lại, giải trình nhiều lần.

Về lâu dài, cần chuyển từ việc chỉ kiểm tra hồ sơ có đủ giấy tờ sang nâng cao khả năng xác minh tính xác thực của thông tin và chủ thể thực hiện giao dịch.

Một môi trường kinh doanh thông thoáng không chỉ cần thủ tục nhanh gọn mà còn phải bảo đảm hồ sơ đăng ký được xác lập trên cơ sở thông tin trung thực, đúng chủ thể. Đây cũng là điều kiện để bảo vệ người dân và củng cố tính minh bạch của môi trường kinh doanh.

- Trân trọng cảm ơn Luật sư!