Thế giới đang làm dịch vụ công chứng trực tuyến như thế nào?

Trên thực tế, nhiều nước trên thế giới cũng đã có quy định về việc chuyển các dịch vụ công chứng lên nền tảng trực tuyến, trong đó nổi bật có Mỹ, Anh và New Zealand. Các nước khác như Úc, Canada cũng bắt đầu có những bước đi để tối ưu hóa công việc này.

Mỹ

Tại Mỹ, dịch vụ công chứng chứng tuyến vô cùng phát triển, trải khắp các bang nhưng chủ yếu tập trung phát triển trong khối tư nhân. Loại hình dịch vụ này cho phép người dân có thể chứng thực một số loại văn bản nhân thân thông thường, các giấy tờ mua bán, chữ ký… một cách thuận tiện và nhanh chóng.

Khách hàng chỉ cần tải tài liệu lên mạng, xác nhận danh tính của bản thân bằng thẻ căn cước thông qua một phần mềm, sau đó sẽ gọi video trực tiếp cho công chứng viên để tiến hành xác nhận. Cuối cùng, một tài liệu với chữ ký điện tử được mã hóa sẽ được gửi tới email của khách hàng và sẵn sàng để chuyển đi bất kì đâu.

Với nền tảng sẵn có đó, ngay khi dịch COVID-19 bùng phát, Mỹ đã có quy định cụ thể và việc chuyển toàn bộ các hoạt động công chứng lên trực tuyến gọi là “Remote online notary (RON) laws” (Luật về công chứng trực tuyến từ xa). Quy định này nói rõ về các thủ tục cần thiết khi tiến hành việc công chứng trực tuyến bắt buộc với người dân và văn phòng công chứng và sẽ áp dụng ngay cả khi dịch bệnh kết thúc.

Canada

Quốc gia nằm phía trên nước Mỹ này cũng có những quy định riêng về việc công chứng trực tuyến. Tuy chưa phổ cập như tại Mỹ và quy định tại các bang của nước này cũng tất khác nhau nhưng về cơ bản Canada chấp nhận hình thức công chứng văn bản trực tuyến.

Khác với Mỹ khi chữ ký của công chứng viên có thể được tạo tự động bằng phần mềm, tại đây việc đó vẫn phải được tiến hành trên bản in với dấu giáp lai. Việc công chứng này đảm bảo người dân không cần gặp trực tiếp công chứng viên và mọi việc có thể được tiến hành nhanh chóng chỉ với chiếc điện thoại.

Dù vậy, vẫn có những hạn chế về loại giấy tờ có thể áp dụng hình thức này. Ví dụ, nhu cầu để lại di chúc đang tăng cao trước bối cảnh dịch bệnh nhưng luật pháp vẫn chưa cho phép việc này do rào cản về pháp lý và tính bắt buộc của việc gặp trực tiếp.

Anh

Một nước khác có dịch vụ công chứng trực tuyến gần giống như Mỹ là Anh. Nước này đã có dịch vụ công chứng trực tuyến khá phát triển và được ứng dụng rộng rãi. Nhưng khác với Mỹ, việc xác nhận danh tính vẫn phải thông qua gặp mặt trực tiếp thay vì thông qua cuộc gọi video.

Sau khi đảm bảo tính xác thực, các văn bản sẽ được mã hóa điện tử với chữ ký của công chứng viên và được gửi tới khách hàng thông qua email. Việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho khách hàng khi họ chỉ phải tới văn phòng công chứng 1 lần và không cần phải lưu trữ bản giấy.

Tuy vậy, với tình hình hiện nay, từ tháng 4, người dân Anh sẽ không cần phải đến trực tiếp các văn phòng công chứng mà có thể trao đổi qua các ứng dụng gọi video. Nước này có quy định tương đối khắt khe với việc gặp trực tiếp nên việc gọi video này chỉ áp dụng trong thời gian đang có dịch bệnh.

New Zealand

Ở một nơi khác là New Zealand thì nhà nước đã ban bố quy định bắt buộc phải thực hiện việc công chứng trực tuyến, thông qua email và các ứng dụng gọi video trực tuyến. Việc này về cơ bản sẽ được sắp xếp khác nhau tùy thuộc và đơn vị cung cấp dịch vụ.

Trước đó, New Zealand đã có dịch vụ công chứng trực tuyến và văn bản được ký hoàn toàn bằng công cụ trên máy tính và có tính pháp lý tương đương văn bản giấy, tạo thuận tiện rất lớn cho việc lưu trữ và gửi dữ liệu. Tuy nhiên, việc lưu hành loại văn bản này chỉ hạn chế trong các quốc gia đã ký Công ước Hague do tính pháp lý của dạng chữ ký này.

Úc

Hàng xóm của New Zealand là Úc hiện nay cũng đã phải đóng cửa các dịch vụ trong đó có dịch vụ công chứng và chấp nhận việc xác thực một số văn bản thông qua gọi video. Úc là nước không chấp nhận việc công chứng trực tuyến và chưa có quy định cụ thể nào cho việc này. Tuy nhiên, trước tình hình dịch bệnh, đã có những đề xuất về việc áp dụng mô hình công chứng trực tuyến giống như Mỹ để tối ưu hóa dịch vụ này trong bối cảnh cách ly xã hội.

Nhìn chung, việc đưa dịch vụ công chứng trực tuyến lên Cổng dịch vụ công quốc gia có thể sẽ là một bước đi lớn của chính phủ Việt Nam trong công tác quản lý hành chính công, mang lại lợi ích lâu dài cho người dân cũng như doanh nghiệp, tổ chức.