Hóa đơn điện tử: Từ quy định đến bài toán thực thi

Việc tiếp tục hoàn thiện các quy định về hóa đơn điện tử là bước đi cần thiết trong quá trình số hóa công tác quản lý thuế, đồng bộ dữ liệu và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, quy định ngày càng đầy đủ không đồng nghĩa việc thực hiện trong thực tế sẽ tự động trở nên thuận lợi.

Thời gian qua, không ít hộ kinh doanh vẫn băn khoăn về trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, việc ủy nhiệm lập hóa đơn, thời điểm phải lập hóa đơn cũng như cách xử lý khi hóa đơn đã lập có sai sót. Điều họ cần không chỉ là biết có quy định mới, mà phải xác định được quy định nào áp dụng trực tiếp với trường hợp của mình.

Đây cũng là khoảng cách đáng lưu ý giữa chính sách và khả năng thực thi. Phần lớn hộ kinh doanh trực tiếp quản lý việc mua bán, ghi chép doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế, trong khi không có nhân sự chuyên trách để thường xuyên cập nhật, đối chiếu các văn bản mới.

Hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch mà còn là dữ liệu phục vụ quản lý thuế. Vì vậy, sai sót trong quá trình lập, sử dụng hoặc xử lý hóa đơn có thể kéo theo những rủi ro pháp lý và làm tăng chi phí tuân thủ đối với chính hộ kinh doanh.

Khi người kinh doanh phải dành quá nhiều thời gian để tìm hiểu quy định, xác định loại hóa đơn cần sử dụng hoặc khắc phục những sai sót phát sinh do chưa được hướng dẫn đầy đủ, áp lực không chỉ nằm ở thủ tục. Chi phí vận hành, thời gian và nguồn lực dành cho việc tuân thủ cũng tăng theo, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Trao đổi với Diễn đàn Doanh nghiệp xung quanh câu chuyện này, Luật sư Nguyễn Thanh Phong – Trưởng chi nhánh Công ty Luật Sa Vĩ tại Hà Nội cho rằng, hiệu quả của chính sách không chỉ được quyết định bởi mức độ đầy đủ của văn bản, mà còn phụ thuộc vào khả năng người nộp thuế tiếp cận, hiểu và áp dụng đúng trong từng tình huống cụ thể.

Theo luật sư, đặc thù của hộ kinh doanh là quy mô nhỏ, nguồn lực hạn chế và phần lớn không có bộ phận chuyên trách về kế toán hoặc pháp lý. Bởi vậy, việc chỉ đăng tải văn bản hoặc phổ biến quy định theo cách chung chung khó có thể giải quyết hết những lúng túng phát sinh trong thực tế.

“Điều hộ kinh doanh cần không phải là thêm nhiều văn bản, mà là biết chính xác quy định nào áp dụng với mình. Trường hợp nào phải lập hóa đơn, thời điểm lập, cách xử lý khi hóa đơn sai và trách nhiệm phải thực hiện khi thông tin đăng ký thay đổi cần được hướng dẫn rõ theo từng tình huống”, Luật sư Nguyễn Thanh Phong phân tích.

Theo ông, cơ quan quản lý cần chuyển các quy định thành những hướng dẫn ngắn gọn, dễ tra cứu và phù hợp với từng nhóm hộ kinh doanh. Thay vì yêu cầu người dân tự đọc nhiều văn bản rồi ghép nối thông tin, hệ thống hướng dẫn cần giúp họ xác định được nghĩa vụ chỉ từ một số dữ liệu cơ bản về loại hình hoạt động, doanh thu, phương thức bán hàng và tình trạng sử dụng hóa đơn.

Các thông báo trên ứng dụng thuế điện tử cũng cần nêu rõ người nộp thuế phải thực hiện nội dung gì, thời hạn đến khi nào và cách khắc phục nếu phát sinh sai sót, thay vì chỉ dẫn chiếu tới văn bản pháp luật.

“Cùng với việc xử lý nghiêm các hành vi cố tình vi phạm, trong giai đoạn đầu thực hiện cần tăng cường cảnh báo, hướng dẫn và hỗ trợ khắc phục đối với những sai sót phát sinh do hộ kinh doanh chưa quen quy trình mới. Điều này không làm giảm tính nghiêm minh của pháp luật, mà giúp hạn chế vi phạm ngay từ đầu”, Luật sư Phong nhận định.

Ông cũng cho rằng hướng dẫn cần được thiết kế sát với đặc thù của từng nhóm. Hộ bán lẻ trực tiếp, hộ kinh doanh dịch vụ, người bán hàng trên nền tảng số hay cơ sở sử dụng máy tính tiền có thể gặp những tình huống khác nhau trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn.

Nếu áp dụng cùng một cách truyền đạt cho tất cả đối tượng, những hướng dẫn dù đầy đủ về mặt văn bản vẫn có thể khó sử dụng trong thực tế. Ngược lại, các nội dung được trình bày theo tình huống, kèm quy trình thao tác và ví dụ cụ thể sẽ giúp người kinh doanh dễ đối chiếu hơn.

Theo Luật sư Nguyễn Thanh Phong, việc số hóa hóa đơn cũng mang lại lợi ích cho hộ kinh doanh khi doanh thu và giao dịch được ghi nhận đầy đủ, tạo thêm dữ liệu để quản lý hoạt động, đối chiếu với đối tác và kiểm soát dòng hàng, dòng tiền. Tuy nhiên, những lợi ích này chỉ thực sự phát huy khi hệ thống thuận tiện và chi phí tuân thủ không trở thành áp lực quá lớn đối với các hộ quy mô nhỏ.

“Tăng cường quản lý thuế là yêu cầu cần thiết, nhưng yêu cầu quản lý phải được chuyển thành những thao tác rõ ràng để người nộp thuế có thể thực hiện. Nếu hộ kinh doanh vẫn phải tự lần tìm câu trả lời trong nhiều văn bản khác nhau, khoảng cách từ quy định đến thực tiễn sẽ còn tồn tại”, Luật sư Nguyễn Thanh Phong cho biết.

Theo luật sư, thay vì đợi sai sót xảy ra rồi mới kiểm tra, xử lý, công tác hỗ trợ cần được thực hiện từ trước và trong quá trình áp dụng. Một hệ thống cảnh báo sớm, kênh giải đáp thuận tiện và hướng dẫn thống nhất sẽ giúp giảm đáng kể những lỗi không cần thiết, đồng thời tiết kiệm nguồn lực cho cả cơ quan quản lý và người nộp thuế.

“Một quy định chỉ thực sự đi vào cuộc sống khi người thực hiện không phải tự dò tìm câu trả lời trong nhiều văn bản khác nhau. Với hóa đơn điện tử, yêu cầu quản lý cần được chuyển thành hướng dẫn cụ thể, dễ tra cứu và đúng với từng trường hợp của hộ kinh doanh”, Luật sư Nguyễn Thanh Phong nhấn mạnh.