Lợi ích “kép” khi sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày 14/5/2010, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ. Theo đó, chuyển đổi phương thức phát hành, quản lý hóa đơn từ cơ chế “doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế” sang cơ chế “doanh nghiệp tự đặt in, tự in hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn điện tử nếu đủ điều kiện” để sử dụng.

Hạn chế tối đa gian lận trong sử dụng hóa đơn

Trong quá trình triển khai thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, ngành Thuế phát hiện một số đối tượng lợi dụng sự thông thoáng của Luật Doanh nghiệp trong thủ tục thành lập doanh nghiệp để thành lập nhiều doanh nghiệp hoặc mua lại doanh nghiệp.

Thực tế, các doanh nghiệp này không kinh doanh nhưng được sử dụng hóa đơn, xuất hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn lòng vòng để khấu trừ, hoàn khống thuế GTGT hoặc rút tiền thanh toán từ ngân sách nhà nước, không kê khai nộp thuế để trốn thuế.

Để hạn chế các trường hợp lợi dụng gian lận trong việc sử dụng hóa đơn, tại Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều tại các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế đã quy định: “Người nộp thuế kinh doanh thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì lập HĐĐT và gửi thông tin trên hóa đơn bằng phương thức điện tử cho cơ quan thuế để nhận mã xác thực hóa đơn từ cơ quan thuế”. Theo đó, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế.

Theo các quy định trên, các doanh nghiệp đang sử dụng 2 loại HĐĐT: HĐĐT không có mã xác thực của cơ quan thuế theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC (cơ quan thuế không công bố định dạng chuẩn dữ liệu mà doanh nghiệp tự xây dựng định dạng) và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC.

Việc áp dụng HĐĐT cho thấy HĐĐT mang lại nhiều lợi ích, cụ thể: HĐĐT góp phần giảm thời gian, chi phí về hoá đơn cho doanh nghiệp, góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn. HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển và đặc biệt chi phí lưu trữ hóa đơn. Doanh nghiệp không phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn, dữ liệu từ HĐĐT được kết nối tự động với phần mềm khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp không mất thời gian lập Tờ khai thuế GTGT.

HĐĐT có tính bảo mật cao vì sử dụng chữ ký số của người bán nên khả năng làm giả hóa đơn là khó. Vì vậy, việc sử dụng HĐĐT thay thế hóa đơn giấy sẽ khắc phục được gian lận phát sinh trong việc sử dụng hóa đơn.

Hiện nay trên cả nước có 255 doanh nghiệp thí điểm áp dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế và hơn 550.000 doanh nghiệp áp dụng HĐĐT.

Trên cả nước hiện có khoảng 800 doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm HĐĐT cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên cả nước sử dụng. Đây là các doanh nghiệp đáp ứng quy định tại Điều 5 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

Để cải cách thủ tục hành chính, xây dựng cơ sở pháp lý để triển khai HĐĐT, Bộ Tài chính đã trình Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định các cơ sở kinh doanh phải sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; HĐĐT có hai loại gồm: HĐĐT có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế; DN phải chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế nếu sử dụng HĐĐT không có mã.

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 hướng dẫn Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Đồng thời Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 635/QĐ-TCT ngày 11/5/2020 quy định về thành phần chứa dữ liệu HĐĐT và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế để phục vụ triển khai HĐĐT theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Theo quy định này, đối với những doanh nghiệp đã sử dụng HĐĐT theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC phải chuyển đổi định dạng hóa đơn theo chuẩn định dạng của cơ quan thuế để chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế qua đơn vị trung gian. Hiện đã có một số ít doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hạ tầng CNTT đáp ứng điều kiện sẽ được kết nối trực tiếp để chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế như: VNPT, Viettel, ...

Đẩy mạnh việc triển khai hóa đơn điện tử

Để nâng cao tính pháp lý của việc sử dụng, quản lý hóa đơn, chứng từ, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã bổ sung 1 Chương quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử với nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập HĐĐT để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Để triển khai Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, điểm mới quan trọng nhất của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP là quy định việc quản lý, sử dụng HĐĐT.

Theo đó, kể từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh thực hiện HĐĐT (trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập HĐĐT để sử dụng hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế thì thực hiện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được đánh giá là có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, sử dụng HĐĐT và giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cho xã hội.

Cụ thể: Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn,…); Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Đồng thời, khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ HĐĐT được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.

Việc sử dụng HĐĐT tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

Bên cạnh đó, với việc hệ thống của cơ quan thuế ngừng ngay không cho doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích được xuất hóa đơn sẽ hạn chế việc người mua sử dụng phải hóa đơn của các doanh nghiệp này.

Đối với cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình, việc sử dụng HĐĐT giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn.Từ đó, góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế...

Đối với xã hội, việc sử dụng HĐĐT góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên) và tình trạng làm giả hóa đơn. Đồng thời, góp phần tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp. Từ đó, giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ đặt hàng trên mạng, giao HĐĐT qua mạng, thanh toán qua mạng. Bên cạnh đó, việc sử dụng HĐĐT tử giảm tối đa việc sử dụng giấy in góp phần bảo vệ môi trường.

Để hướng dẫn chi tiết thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 17/9/2021 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019; Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Để triển khai HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố tập trung rà soát, phân loại người nộp thuế là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trên địa bàn là đối tượng sử dụng các loại HĐĐT theo quy định để thông báo đến từng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh về kế hoạch triển khai áp dụng HĐĐT và sẵn sàng chuẩn bị điều kiện về cơ sở hạ tầng và giải pháp công nghệ thông tin để thực hiện việc lập, chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, gửi HĐĐT cho người mua và các nội dung khác về quản lý, sử dụng HĐĐT.

Đồng thời, rà soát và thông báo đến các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ HĐĐT trên địa bàn về việc triển khai HĐĐT để các tổ chức chuẩn bị các giải pháp và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng được việc cung cấp dịch vụ HĐĐT cho khách hàng theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Theo Tổng cục Thuế, hệ thống HĐĐT đáp ứng Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cần được xây dựng trên nền tảng kiến trúc ứng dụng công nghệ 4.0 theo hướng triển khai cho hệ thống dữ liệu lớn (Big Data), phù hợp với yêu cầu về xử lý số lượng lớn giao dịch về hóa đơn, các khối chức năng xử lý nghiệp vụ được thiết kế triển khai linh hoạt, có độ mở cao, theo mô hình xây dựng phần mềm mới là vừa xây dựng phát triển phần mềm, vừa triển khai và vận hành mà không ảnh hưởng tới hoạt động của ứng dụng.

Tổng cục Thuế đã thiết kế Hệ thống quản lý HĐĐT của cơ quan thuế bao gồm thành phần: Cổng lập hoá đơn trực tiếp của Tổng cục Thuế, Cổng tiếp nhận dữ liệu HĐĐT và Hệ thống xử lý dữ liệu HĐĐT. Theo đó, về hạ tầng kỹ thuật, hệ thống HĐĐT được xây dựng trên nền tảng kiến trúc ứng dụng công nghệ 4.0 theo hướng triển khai cho hệ thống dữ liệu lớn (Big Data) phù hợp với yêu cầu về xử lý số lượng lớn giao dịch về hóa đơn.

Đồng thời, những công nghệ mới đang được Tổng cục Thuế nghiên cứu, triển khai trong thực tiễn này phù hợp với xu thế phát triển CNTT chung của thế giới và hiện đang được áp dụng cho các hệ thống tương tự như hệ thống nền tảng phim trực tuyến NetFlix, hệ thống thương mại điện tử Amazon, mạng xã hội Facebook...