Giải bài toán quản trị thời AI

Tức là nhóm nhỏ vài người được trao quyền quyết định trong phạm vi ngân sách cho phép, được trang bị AI Agent để làm việc với năng suất bằng cả một phòng ban.

Tháng 6/2025, ông Howie Liu - nhà sáng lập kiêm CEO của Airtable, xóa bỏ sơ đồ tổ chức cũ và chia lại toàn bộ công ty thành 2 nửa. Trong đó, một nửa vận hành theo nhịp “tư duy nhanh”, một nửa theo nhịp “tư duy chậm” và bỏ hoàn toàn các phòng ban xếp lớp theo chức năng.

Chỉ 18 tháng sau quyết định này, Airtable ra mắt được liên tiếp ba sản phẩm AI tích hợp. Đây là tốc độ khiến thị trường ngỡ ngàng với một công ty hàng trăm nhân sự như Airtable và tầng tầng lớp lớp phê duyệt trước đây.

Mô hình ma trận từng là chuẩn mực

Mô hình ma trận từng là lời giải cho bài toán chia sẻ nguồn lực chuyên môn (như tài chính, pháp lý, kỹ thuật,…) cho nhiều dự án cùng lúc mà không phải nhân bản đội ngũ. Trong nhiều thập niên, đây được xem là thiết kế tổ chức tiên tiến nhất cho các tập đoàn đa quốc gia.

Nhưng cái giá là sự mơ hồ về quyền quyết định. Một nghiên cứu của công ty tư vấn Vantage Partners với hơn 750 người tại hơn 500 công ty trong giai đoạn 2013 - 2018 đã mô tả mô hình ma trận bằng một câu ví von cay đắng rằng, đây là kiểu tổ chức mà ai cũng có quyền nói "không", nhưng không ai đủ thẩm quyền nói "có". Từ đó, họ kết luận rằng chính vai trò không rõ ràng trong hệ thống ma trận đã làm tê liệt quá trình ra quyết định, kéo dài thời gian thực thi và sinh ra xung đột nội bộ.

Hay nói cách khác, mô hình ma trận khiến doanh nghiệp gặp độ trễ trong quá trình đưa ra quyết định. Khi một đề xuất phải đi qua ba, bốn cấp phê duyệt chéo giữa quản lý chức năng và quản lý dự án, thì hiển nhiên thời gian phản ứng của doanh nghiệp bị kéo dài. Đây là điều tối kị, đặc biệt trong bối cảnh các yếu tố thế giới xoay chiều và biến động nhanh như hiện nay.

Biệt đội tự trị tinh gọn

Đối trọng với mô hình ma trận là một logic tổ chức tưởng cũ mà mới, đó là chia nhỏ doanh nghiệp thành các đơn vị vài người, vận hành như những công ty con có toàn quyền tự quyết, gọi là biệt đội tự trị tinh gọn (MAU).

Một ví dụ điển hình nhất là Haier, tập đoàn thiết bị gia dụng Trung Quốc. Từ giữa những năm 2000, Haier dần xóa bỏ mô hình kim tự tháp quản lý truyền thống, thay bằng mạng lưới hơn 4.000 doanh nghiệp nhỏ, mỗi đơn vị chỉ 10 đến 15 người, có toàn quyền quyết định về chiến lược thị trường, tuyển dụng và cách phân chia thu nhập nội bộ, miễn là tạo ra giá trị cho khách hàng.

Các thống kê cho thấy Haier đã giảm số cấp quản lý từ 12 xuống còn 3 trên toàn hệ thống, và đạt tốc độ ra quyết định nhanh hơn 67% so với năm 2021, giúp họ nắm bắt thị trường nhanh hơn.

Điểm khác biệt của làn sóng vào năm 2026 là các MAUs này không chỉ nhỏ về nhân sự, mà còn được nhân sức mạnh bằng AI Agent. Đây là lúc mô hình biệt đội tự trị và làn sóng AI tác nhân gặp nhau, tạo ra một hình thái tổ chức chưa từng có tiền lệ về tỷ lệ đầu ra trên mỗi nhân sự.

Số liệu về các công ty công nghệ vận hành với đội ngũ cực nhỏ nhưng doanh thu cực lớn đang trở thành minh chứng rõ nhất cho mô hình này. Cursor, công ty phần mềm lập trình bằng AI, đạt mức doanh thu định kỳ hàng năm 500 triệu USD với chưa đến 50 nhân sự.

Midjourney đạt 200 triệu USD doanh thu với chỉ 10 người, không cần gọi vốn bên ngoài. ElevenLabs, công ty giọng nói AI, đạt 100 triệu USD doanh thu với 50 nhân sự…

Tại Việt Nam, làn sóng này chưa xuất hiện rõ rệt dưới hình hài MAU. Một số đơn vị tư vấn và đào tạo trong nước ghi nhận xu hướng các công ty ở lĩnh vực fintech, bất động sản, phần mềm B2B và giáo dục bắt đầu dùng AI Agent để tự động hóa các khâu bán hàng lặp lại, từ sàng lọc khách hàng tiềm năng đến lên lịch hẹn và gửi đề xuất, nhằm rút ngắn thời gian phản hồi thị trường.

Điều này cho thấy phần lớn doanh nghiệp Việt Nam mới dừng ở việc trang bị công cụ, chứ chưa đi đến bước tổ chức lại quyền quyết định. Đó chính là khoảng trống, và cũng là cơ hội cho những doanh nghiệp đi trước.

Không phải liều thuốc tiên

Mô hình biệt đội tự trị không miễn nhiễm rủi ro. Một tổ chức phân mảnh thành quá nhiều đơn vị tự trị mà thiếu cơ chế đồng bộ mục tiêu chung thì cũng có thể lặp lại vết xe đổ của mô hình ma trận. Tức là nếu ở ma trận, đi sai thì thành “ai cũng nói không”. Còn ở biệt đội tự trị, đi sai thì thành “ai cũng nói có, nhưng mỗi đội một hướng”.

Hay nói cách khác, tốc độ ra quyết định nhanh không lúc nào cũng đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ xây dựng được quan hệ khách hàng bền vững. Doanh nghiệp cần khung chính sách rõ ràng để trao quyền mà không mất kiểm soát tài chính. Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần một tầng quản lý cấp trung, không phải để phê duyệt, mà để thiết lập luật chơi và giám sát rủi ro tổng thể.

Câu hỏi mà ông Howie Liu đặt ra khi xé bỏ sơ đồ tổ chức cũ của Airtable là “làm sao để 5 người quyết định nhanh hơn 50 người?” Đó cũng là câu hỏi mà mỗi doanh nghiệp Việt Nam sẽ phải tự trả lời trong vài năm tới, không phải bằng cách mua thêm phần mềm AI, mà bằng cách quyết định ai trong tổ chức thực sự được phép nói "có".