Thông tin doanh nghiệp

Tuy nhiên, theo ghi nhận từ các tổ chức cấp mã và đơn vị quản lý chất lượng, một tỷ lệ đáng kể doanh nghiệp tự đăng ký mã vạch nhưng lại nộp hồ sơ sai chuẩn, dẫn đến bị từ chối, kéo dài thời gian ra thị trường và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Tỷ lệ hồ sơ bị trả về tăng do sai chuẩn GS1

Số lượng doanh nghiệp đăng ký MSMV tăng mạnh trong những năm gần đây, nhưng tỷ lệ hồ sơ bị từ chối vẫn cao do nhiều lỗi cơ bản. Phổ biến nhất là khai báo sai cấu trúc mã theo chuẩn GS1; kê khai chưa trùng khớp với tên pháp nhân hoặc thiếu giấy tờ đối chiếu; xác định nhầm loại mã cần đăng ký (GTIN-8, GTIN-13, GTIN-14…); hoặc mô tả danh mục sản phẩm chưa đầy đủ dẫn tới tình trạng cấp trùng hoặc cấp sai dải số.

Những sai sót này khiến doanh nghiệp phải nộp lại hồ sơ nhiều lần, làm gián đoạn kế hoạch ra mắt sản phẩm và kéo dài tiến độ sản xuất – phân phối.

Rủi ro lớn khi sử dụng mã vạch sai chuẩn

Việc đăng ký mã vạch không đúng chuẩn không chỉ dừng ở “hồ sơ bị trả về”, mà còn kéo theo nhiều hệ lụy:

Sản phẩm bị từ chối tại hệ thống phân phối

Các siêu thị, chuỗi bán lẻ và sàn thương mại điện tử đều yêu cầu mã đạt chuẩn GS1. Một số doanh nghiệp đã phải thu hồi hàng hóa sau khi bị phát hiện sử dụng mã không hợp lệ.

Hệ thống kho vận không quét được mã

Logistics, POS và đầu đọc mã vạch đều hoạt động theo chuẩn quốc tế. Nếu mã vạch sai cấu trúc, hệ thống sẽ không đọc được, dẫn đến việc hàng hóa không thể nhập kho.

Nguy cơ bị hiểu nhầm là hàng giả

Mã vạch không hợp lệ có thể khiến cơ quan chức năng hoặc người tiêu dùng cho rằng sản phẩm vi phạm tiêu chuẩn.

Ảnh hưởng uy tín thương hiệu, cản trở mở rộng thị trường

Nhiều đối tác từ chối hợp tác khi không tra cứu được mã hoặc nghi ngờ về tính minh bạch của hàng hóa.

Chuyên gia cảnh báo: Doanh nghiệp nên có đơn vị đồng hành thay vì tự làm

Theo chia sẻ của các đơn vị chuyên về truy xuất nguồn gốc, việc tự đăng ký không khó, nhưng đòi hỏi sự am hiểu về pháp lý, cấu trúc mã, quy định cấp dải và quy tắc đặt GTIN.

Một đại diện của iCheck – nền tảng đã hỗ trợ hơn 25.000 doanh nghiệp chuẩn hóa mã số mã vạch – nhận định: “Phần lớn hồ sơ bị trả về mà chúng tôi tiếp nhận đều xuất phát từ việc doanh nghiệp tự khai báo nhưng không nắm rõ cấu trúc mã hoặc thiếu giấy tờ pháp lý. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian đưa hàng ra thị trường.”

Nhiều doanh nghiệp vì không muốn trì hoãn kế hoạch phân phối đã chọn sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch để đảm bảo hồ sơ được thẩm định và xử lý đúng chuẩn GS1.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hóa mã vạch

Để đảm bảo quá trình đăng ký mã số mã vạch diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý liên quan đến pháp nhân, xác định đúng loại mã phù hợp với ngành hàng và bao bì, đồng thời khai báo danh mục sản phẩm một cách rõ ràng để tránh trùng dải.

Sau khi mã được cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của mã và, trong trường hợp chưa nắm rõ các quy định, nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ những đơn vị có chuyên môn để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Việc chuẩn hóa mã số mã vạch không chỉ là thủ tục hành chính mà là bước nền tảng của quản trị chuỗi cung ứng, phân phối và minh bạch hàng hóa. Một quy trình đúng chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Thư Vũ