Các CEO quản lý thời gian của mình như thế nào?

THEO DOANHNHANPLUS• 05/08/2020 16:24

Một ngày 24 giờ, các CEO đã quản lý thời gian thế nào để có thể hoàn thành một khối lượng lớn công việc như vậy?

Trong hàng ngũ lãnh đạo cấp cao, Giám đốc điều hành (CEO) luôn là vị trí được nhắc đến và biết đến nhiều nhất. Tuy nhiên, ít ai biết được tính chất cũng như khối lượng công việc thật sự của họ. Đằng sau ánh hào quang và sự đẳng cấp mà vị trí này mang lại, những nhà lãnh đạo của chúng ta phải trải qua những gì? Một ngày 24 giờ, họ đã làm như thế nào để có thể hoàn thành một khối lượng lớn công việc như vậy?

Trong quá trình phân tích cách các CEO phân bổ thời gian cũng như “vắt kiệt” quỹ thời gian của họ, vẫn còn một yếu tố quan trọng chưa được nghiên cứu và phân tích kĩ càng: hệ thống số liệu về thời gian các CEO sử dụng cho mục đích công việc. Từ trước đến nay, những nghiên cứu về vấn đề này thường chia làm hai hướng chính.

Một là tập trung khảo sát một nhóm nhỏ CEO, như nghiên cứu năm 1973 của Henry Mintzberg chỉ tập trung quan sát 5 vị CEO trong 5 ngày.

Hai là tổ chức một cuộc khảo sát quy mô lớn trong một khoảng thời gian ngắn (như nghiên cứu của nhân viên HBS- Raffaella Sadun vào năm 2017, thu thập thông tin bằng cách khảo sát qua điện thoại với 1.114 CEO từ nhiều công ty khác nhau tại 6 quốc gia trong khoảng thời gian một tuần).

Do các hướng nghiên cứu trước đây thực hiện trong khoảng thời gian ngắn và các đối tượng khảo sát cũng khá hỗn tạp, không tập trung nên kết quả đem lại không được cụ thể và ít có giá trị phân tích. Vì vậy, vào năm 2006, chúng tôi quyết định thực hiện một cuộc khảo sát quy mô lớn và chi tiết hơn.

Cụ thể, nhóm nghiên cứu sẽ liên hệ với 27 CEO (2 nữ, 25 nam) thuộc các công ty lớn tham gia khảo sát trong khoảng thời gian 3 tháng/ người. Các công ty được lựa chọn có doanh thu hàng năm trung bình 13.1 tỉ USD (tại thời điểm thực hiện khảo sát). Các CEO được chọn là những cá nhân xuất sắc được mời đến hội thảo New CEO thường niên tại trường Kinh doanh Harvard. Tổng cộng mỗi năm có 300 CEO được mời tham dự hội thảo này.

Trong quá trình nghiên cứu, các trợ lý riêng của họ sẽ được hướng dẫn điền một mẫu báo cáo về cách sử dụng thời gian của sếp mình theo mốc thời gian tăng dần từ 15 phút đến một ngày, một tuần. Cụ thể, các trợ lý sẽ ghi lại vị trí, cách các sếp xử lí công việc, đối tượng các sếp gặp gỡ, các hoạt động, chủ đề và đầu việc họ thảo luận, xử lý.

Bên cạnh đó, các thư ký còn phải báo cáo lại các hoạt động bên ngoài công việc. Việc làm này với mục đích phân tích cách các CEO cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc. Kết quả tổng số thời gian ghi lại được là 60.000 tiếng/ 3 tháng. Sau khi hoàn thành bước ghi lại cách phân bổ thời gian, chúng tôi công bố kết quả cho các đối tượng tham gia, so sánh kết quả của họ với những người khác.

Tiếp đó, trong buổi công bố kết quả này, các CEO cũng sẽ chia sẻ với chúng tôi về những áp lực, khó khăn mà họ phải đối mặt khi sắp xếp lịch trình, cũng như các khó khăn và sai lầm mình đã gặp phải khi làm việc ở vị trí CEO. Bên cạnh đó, trong buổi nói chuyện này, các CEO cũng chia sẻ rằng việc sắp xếp thời gian là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của họ. Thông qua quá trình quan sát, đặt câu hỏi và những chia sẻ cá nhân, chúng tôi đã có cái nhìn rõ ràng hơn về vai trò, trách nhiệm và cuộc sống của một CEO là như thế nào.

Tóm lại, loạt bài viết này nhằm mục đích tổng hợp kết quả thu được sau cuộc nghiên cứu, gồm 3 nội dung chính như sau:

Đầu tiên, chúng tôi sẽ công bố các phân tích về số liệu của quá trình nghiên cứu.

Các số liệu bao gồm: tỉ lệ thời gian các CEO dành cho công việc và đời sống cá nhân; tỉ lệ thời gian họp so với thời gian làm việc độc lập; tỉ lệ thời gian trả lời mail so với gặp mặt trao đổi trực tiếp; tỉ lệ thời gian ở trong công ty so với ở ngoài; tỉ lệ thời gian gặp mặt khách hàng so với gặp nhà đầu tư cùng nhiều khía cạnh khác. Tất cả những khía cạnh trong cuộc sống của CEO sẽ được đề cập và phân tích trong phần 1.

Thứ hai, chúng tôi sẽ bàn luận cũng như đưa ra những khuyến nghị về cách mà các CEO sắp xếp thời gian để hoàn thành các trách nhiệm, vai trò của mình hiệu quả.

Theo như quan sát của chúng tôi, mỗi CEO sẽ có một cách quản lý thời gian khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cũng như kinh nghiệm quản lý của mình. Bên cạnh đó, cách các CEO quản lí thời gian của mình vẫn còn bị ảnh hưởng bởi thói quen, văn hóa đặc thù của công ty hơn là dựa trên tính hiệu suất của công việc. Trong buổi phỏng vấn, nhiều CEO cũng thừa nhận rằng, có một số đầu việc quan trọng mà họ nên dành nhiều thời gian hơn. Sau khi trao đổi với các đối tượng tham gia nghiên cứu cũng như các CEO khác tại hội thảo New CEO chúng tôi cho rằng các vị lãnh đạo vẫn có nhiều cơ hội để cải thiện được việc quản lí thời gian của mình.

Điểm cuối cùng, dựa vào các số liệu cũng như thông tin chia sẻ từ các đối tượng tham gia phỏng vấn, chúng tôi sẽ tổng kết lại các khía cạnh ảnh hưởng đến vai trò của CEO.

Các khía cạnh này đều có hai mặt của nó, đôi lúc lại có thể mâu thuẫn nhau. Điều này yêu cầu một CEO giỏi phải cố gắng dung hòa tất cả hoạt động của mình nhằm sử dụng sức ảnh hưởng của mình hợp lý và hiệu quả nhất. Hiểu được điểm bao quát này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lí thời gian của họ. Dù đối tượng nghiên cứu của chúng tôi là những CEO tại các công ty lớn, có bộ máy phức tạp, nhưng kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho tất cả những nhà quản lý trong việc sử dụng thời gian cũng như sức ảnh hưởng của mình một cách hợp lý và hiệu quả.

Công việc là cuộc sống!

CEO là vị trí luôn trong trạng thái “available”, công việc đổ xuống như nước thác Dambri mùa mưa!

Kết quả khảo sát cho thấy các CEO thường làm việc trung bình 9,7 tiếng một ngày. Cuối tuần họ dành 79% thời gian để làm việc tương đương với 3,9 tiếng một ngày, và dành 70% thời gian để làm việc vào ngày lễ tương đương với 2,4 tiếng một ngày. Có thể thấy với thời gian làm việc liên tục từ trong tuần đến cuối tuần sang cả ngày nghỉ, các CEO và công việc là 2 cá thể không thể tách rời.

Từ kết quả khảo sát, một nửa khối lượng công việc của CEO được hoàn tất tại văn phòng của họ, lượng còn lại sẽ được thực hiện khi đi giám sát các phòng ban khác, tại các cuộc họp với đối tác, nhà đầu tư, giao lưu tại các hội thảo, đi công tác và tại nhà. Tổng kết lại, thời gian làm việc trung bình 1 tuần của các CEO tham gia khảo sát là 62,5 tiếng/ tuần.

Tại sao CEO lại phải chạy như con thoi vậy?

Lý do nằm ở vai trò quan trọng của họ trong công ty. Đối tác luôn muốn trao đổi trực tiếp với người có quyền hành cao nhất nhằm đảm bảo dự án của mình được quan tâm và thực thi đúng tiến độ. Cấp dưới cũng cần gặp trực tiếp và trao đổi với CEO để xin chỉ thị, hướng giải quyết cũng như sự phê duyệt.

Ngược lại, CEO cũng cần gặp để trao đổi, chia phần việc với cấp dưới vì họ không thể xử lý, hoặc tự nghĩ ra các kế hoạch một mình. Đi công tác cũng là một phần không thể thiếu của công việc. Việc mở rộng mạng lưới đối tác cũng như phạm vi kinh doanh là điều tất yếu cần phải thực hiện, do đó là một CEO bạn sẽ phải đích thân đi để đàm phán và giám sát công việc.

Với thời gian làm việc liên tục từ trong tuần đến cuối tuần sang cả ngày nghỉ, các CEO và công việc là 2 cá thể không thể tách rời.

Dành một hiệp nghỉ giữa giờ cho bản thân

Từ các số liệu trên, có thể thấy công việc đã chiếm phần lớn thời gian của họ, tuy nhiên họ cũng cần một hiệp nghỉ để bản thân có thể hồi phục sức khỏe cũng như tinh thần, có thêm thời gian để ở bên gia đình và bạn bè.

Hầu hết các CEO tham gia khảo sát trả lời rằng trung bình họ ngủ 6,9 tiếng/ đêm, dành trung bình 45 phút một ngày cho việc tập thể dục. Để có thể duy trì sự bền bỉ, tập trung trong công việc, họ cũng cần rèn luyện thể lực như các vận động viên vậy. Chỉ khi cơ thể khỏe mạnh, sảng khoái thì tâm trí mới minh mẫn, sáng tạo được. Do đó, dù lịch trình thường ngày có kín đến mức nào, họ cũng sẽ dành một khoảng thời gian để chăm lo sức khỏe, nghỉ ngơi và thư giãn.

CEO là công việc đòi hỏi cao cả về tinh thần và thể lực Ngoài thời gian làm việc, rèn luyện và thư giãn ra, các CEO còn 6,2 tiếng trống trong ngày. Phần lớn họ dành một nửa khoảng thời gian đó cho gia đình. Khoảng thời gian này được đặt ở mức ưu tiên cao vì hơn ai hết CEO hiểu sự quý giá của những phút giây hiếm hoi bên cạnh người thân của mình.

Bên cạnh đó, đa phần họ dành trung bình khoảng 2,1 tiếng một ngày để thư giãn như xem TV, đọc sách hoặc đi dã ngoại chụp ảnh, thực hiện các sở thích cá nhân. CEO là công việc đòi hỏi cao cả về tinh thần và thể lực. Do đó, những hoạt động đời thường, ở gần gia đình giúp họ cân bằng lại những áp lực và dễ dàng gắn kết với cộng sự và nhân viên hơn so với chỉ tập trung vào công việc, xa rời cuộc sống bên ngoài.

Không chỉ vậy, bản thân các CEO luôn phải làm mới và trau dồi, hoàn thiện bản thân (hoạt động thường bị bỏ quên do lịch trình dày đặc). Đặc biệt, gia đình luôn là yếu tố quan trọng cần được quan tâm, họ tâm niệm rằng “đừng xem nhà chỉ là trạm dừng chân.”

Gặp mặt trực tiếp, chìa khóa vạn năng của CEO

Vị trí cấp cao như CEO luôn có rất nhiều cuộc họp, hẹn gặp mặt trực tiếp. Ước tính khoảng 61% thời gian làm việc của họ là dành cho việc họp, gặp mặt. 15% dùng cho trao đổi công việc qua điện thoại, đọc và trả lời email. 24% thời gian còn lại dùng để giải quyết công việc qua máy tính, các thiết bị điện tử khác.

Tương tác bằng cách gặp mặt trực tiếp là phương thức hiệu quả nhất để CEO sử dụng sức ảnh hưởng của mình, nắm bắt được tiến độ công việc và giao việc cho cấp dưới để có thời gian thực hiện những việc quan trọng hơn. Bên cạnh đó, việc gặp mặt trực tiếp giúp các CEO hỗ trợ và hướng dẫn cấp dưới sát sao hơn. Cách họ dành thời gian gặp mặt trực tiếp được xem là một dấu hiệu thể hiện mức độ quan trọng của công việc hoặc của đối tượng họ gặp mặt. Mọi người thường để ý đến dấu hiệu này nhiều hơn các CEO.

Đối với CEO gặp mặt trực tiếp chỉ đơn thuần là cách giúp công việc của họ trơn tru và đem lại kết quả tốt hơn.

Né bom email

Về mặt lý thuyết, email giúp các vị lãnh đạo cắt giảm thời gian phải ra ngoài họp hoặc gặp mặt trực tiếp, giảm thời gian di chuyển. Tuy nhiên, thực tế thì rất nhiều CEO cho rằng việc kiểm tra và trả lời email ngốn rất nhiều thời gian của họ và làm giảm năng suất làm việc của bản thân. Email làm gián đoạn công việc, kéo dài thời gian làm việc, lấn sang cả khoảng thời gian dành cho gia đình.

Thêm vào đó, phương thức này cũng không thể thay thế các cuộc họp, gặp mặt vì lượng thông tin quá lớn khó có thể truyền tải hết qua email. Dù vậy họ vẫn không thể không kiểm tra và trả lời chúng mỗi ngày. Các CEO cảm thấy áp lực khi phải trả lời email mà nếu lơ chúng đi thì có vẻ mất lịch sự và không tôn trọng người gửi. Bản thân CEO nhận thấy rằng phần lớn các email đều về những vấn đề nhỏ và không cần họ can thiệp quá nhiều. Thậm chí các email còn có thể khiến họ sao lãng những công việc khác quan trọng hơn.

Ngược lại, các email được CEO gửi đi thì lại mang sức nặng ngàn cân đổ xuống cấp dưới, nhân viên trong công ty. Nhiều lúc mail được gửi vào tối muộn, cuối tuần, dịp lễ sẽ dễ gây cho nhân viên cảm giác bức bối, ngộp thở vì bị công việc chiếm gần hết quỹ thời gian của mình. Từ đó, cả công ty dễ bị cuốn vào vòng xoáy không hồi kết của các phương tiện giao tiếp điện tử mà sao lãng những công việc quan trọng hơn.

Do đó, việc phân loại các email nào cần CEO đích thân trả lời và thời gian trả lời chúng là điều vô cùng quan trọng. Việc phân loại email cũng không là ngoại lệ với các nhân viên để tránh việc sa đà vào trả lời, soạn mail làm giảm năng suất làm việc cũng như ảnh hưởng đến thời gian cá nhân. Một cách để né đạn email là sử dụng bộ lọc giúp chuyển tiếp mail đến các bộ phân, cá nhân có khả năng giải quyết. Từ đó, giúp giảm tải lượng email các CEO phải nhận và trả lời mỗi ngày.

Dù vậy, đây vẫn không phải là biện pháp né đạn email triệt để. Email vẫn là một mối lo lớn cho các CEO và nhân viên. Nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc, các công ty vẫn đang tìm cách sử dụng email hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất cho cả CEO và tập thể nhân viên.

Mặt khác, một vài CEO tham gia khảo sát cùng chúng tôi đã bắt đầu ứng dụng công nghệ video call, tổ chức các cuộc họp thông qua chức năng này để thay thế cho các lần gặp trực tiếp. Việc này giúp giảm số lần đi công tác của họ cũng như của đối tác, tiết kiệm thời gian mà công việc vẫn được giải quyết khá hiệu quả.

Tuy nhiên, các CEO vẫn luôn đánh giá cao hiệu quả của việc họp và gặp mặt trực tiếp, đặc biệt là những buổi họp mang tính chất quan trọng.

Họ là người vạch ra kế hoạch

CEO là những người chịu trách nhiệm và quản lý cả một công ty với rất nhiều phòng ban, khối lượng công việc lớn, hàng loạt các kế hoạch chờ xét duyệt. Do vậy, đa số họ đều sử dụng một bản kế hoạch (checklist) liệt kê các mục tiêu, hoạt động, công việc cần hoàn thành.

Một bản checklist rõ ràng và hợp lý sẽ tối ưu hóa quỹ thời gian hạn hẹp của các CEO. Một bản kế hoạch công việc tiêu chuẩn thường tập trung xếp thứ tự ưu tiên công việc của CEO trong thời gian gần. Tuy nhiên không chỉ đơn giản là sắp xếp thứ tự ưu tiên, bản kế hoạch còn liệt kê những mục tiêu phát triển dài hạn.

Do vậy, kế hoạch làm việc của CEO không chỉ giới hạn trong thời gian ngắn mà còn bao gồm cả những vấn đề ở thì tương lai cần tập trung và phát triển. Kế hoạch làm việc của CEO không chỉ giới hạn trong thời gian ngắn mà còn bao gồm cả những vấn đề ở thì tương lai cần tập trung và phát triển Để hiểu rõ hơn, chúng tôi đề nghị các CEO nêu lại lịch làm việc của mình trong khoảng thời gian được khảo sát và khoảng thời gian thực hiện các hoạt động ngoài lịch trình. Kết quả nhận được là họ dành một khoảng thời gian khá lớn – trung bình 43% thời gian thực hiện các công việc ngoài kế hoạch.

Do đó, tỉ lệ thời gian các CEO tuân thủ lịch trình được lên sẵn phủ khá rộng từ 14% – 80%. Hầu hết những người tham gia khảo sát đều đồng ý rằng, càng bám sát lịch trình thì bạn sẽ càng cảm thấy thời gian của mình được sử dụng hiệu quả và hợp lý hơn.

Tóm lại, lịch làm việc cụ thể và sát với tình hình chung của công ty là một trong những công cụ quan trọng để các sếp có thể đồng thời thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kiểm soát được tiến độ của các công việc khác nhau thông qua thứ tự ưu tiên và sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn.

Đối phó từ sự cố đến biến cố

Trung bình 36% thời gian làm việc của CEO là dùng để phản ứng và can thiệp. Đối với nhiều người quản lí cấp cao, khó có thể làm rõ khi nào thì nên can thiệp giải quyết những sự cố nhỏ cũng như cách thức can thiệp, giải quyết các sự cố đó.

Ví dụ, sau cuộc họp ban lãnh đạo cấp cao, các thành viên có vẻ bực bội và không đồng tình, lúc này CEO nên làm như thế nào? Đuổi theo và hỏi xem có vấn đề gì không? Hay là nên đợi đến khi các thành viên bình tĩnh rồi nói chuyện sau? Đôi khi những vấn đề nhỏ nhặt, mới chớm như vậy nhưng lại là ngòi nổ cho những biến cố lớn hơn sau này nếu không có sự quan tâm đúng mực và kịp lúc.

Tuy nhiên, cũng có những trường hợp sự can thiệp của CEO lại khiến sự việc nghiêm trọng hơn tính chất thực sự của vấn đề. Do vậy, các CEO cần phải tinh tế và khéo léo để đưa ra những giải pháp, quyết định can thiệp phù hợp với những sự cố thường gặp ở nơi công sở như trên.

Qua phỏng vấn, bản thân các CEO cũng nhận thấy bản thân mình có trách nhiệm giải quyết những khủng hoảng bất ngờ và nghiêm trọng – như sự cố an toàn, sản phẩm thất bại, giá đấu thầu của đối thủ có thay đổi, tấn công mạng nghiêm trọng, thậm chí là những thảm họa tự nhiên như sóng thần, tấn công khủng bố.

Hầu hết các CEO (89% người tham gia khảo sát) dành thời gian để xử lý khủng hoảng của công ty. Dù khủng hoảng, sự cố ít diễn ra (chỉ chiếm 1% lượng công việc trong thời gian khảo sát) nhưng vẫn tốn khá nhiều thời gian để xử lý. Các cuộc khủng hoảng có thể là cú đẩy nếu được xử lý tốt hoặc cú dìm nếu xử lý thất bại đối với sự nghiệp của các CEO.

Do vậy, CEO cần quan sát thật kỹ và can thiệp trực tiếp; tùy vào từng sự cố sẽ có cách xử lý riêng chứ không có một bộ mẫu xử lý khủng hoảng tiêu chuẩn nào. Một vài điều CEO nên làm để giữ vững tinh thần công ty, tăng sức đề kháng cho nội bộ nhân viên trước những khủng hoảng có thể ập đến như: quan tâm đến ý kiến của nhân viên, tránh gây hiềm khích, tăng tương tác giữa các nhân viên với nhau cũng như giữa sếp và nhân viên. Quan trọng nhất là phải tạo được niềm tin rằng công ty sẽ tiếp tục phát triển và lớn mạnh.

Linh hoạt điều chỉnh lịch trình

Việc duy trì lịch làm việc khớp với thời gian biểu cá nhân của CEO rất quan trọng. Do vậy, chúng tôi đề nghị các CEO nên kiểm tra cách sắp xếp lịch trình mỗi quý một lần để xem cách sắp xếp này có thuận tiện với những vấn đề ưu tiên cá nhân hay không?

Bên cạnh đó, họ cũng nên điều chỉnh những vấn đề cá nhân của mình sao cho phù hợp với hoàn cảnh của công ty. Việc CEO làm rõ lịch trình cá nhân với trợ lý riêng và cấp dưới sẽ giúp quá trình làm việc suôn sẻ hơn. Cấp dưới, trợ lý cần nắm rõ lịch cá nhân của sếp để có thể sắp xếp lịch làm việc cũng như lịch họp sao cho phù hợp. Tương tự, trợ lý cũng có thể thông báo những sự kiện, công việc cần ưu tiên giải quyết để sếp có thể sắp xếp lại lịch cá nhân của mình phù hợp với công việc. Sự trao đổi thông tin hai chiều này sẽ giúp hai bên hiểu rõ thời gian, công việc của nhau, từ đó thuận tiện cho việc phân chia công việc cho từng nhóm và từng cá nhân.

Một ngày 24 giờ, một tuần 7 ngày, các CEO dường như bị nuốt chửng bởi các công việc lớn nhỏ của công ty. Đằng sau sự chói sáng của vị trí CEO là những giờ làm việc nối tiếp dài dằng dặc, sức ép thời gian và sức nặng công việc đôi khi khiến họ mất phương hướng, sử dụng thời gian không hiệu quả dẫn đến hiệu suất công việc cũng giảm theo.