Cải cách công chứng: Bắt đầu từ niềm tin của người dân, doanh nghiệp

Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định lộ trình chuyển đổi mô hình hoạt động của các Phòng Công chứng. Theo đó, toàn bộ các Phòng Công chứng công lập sẽ được chuyển đổi thành Văn phòng Công chứng theo một trong hai phương thức: chuyển giao cho công chứng viên đang là viên chức của phòng hoặc tổ chức bán đấu giá.

Các chuyên gia đánh giá, đây là bước đi thể chế hóa tinh thần xã hội hóa dịch vụ công, hướng tới mục tiêu chuyên nghiệp hóa hoạt động công chứng, giảm gánh nặng ngân sách và nâng cao chất lượng phục vụ. Tuy nhiên, để cải cách đi vào thực chất, điều mà người dân và doanh nghiệp chờ đợi không chỉ là sự thay đổi về mô hình tổ chức, mà là một hệ thống vận hành hiệu quả, thuận lợi và minh bạch hơn.

Người dân và doanh nghiệp kỳ vọng điều gì?

Không chỉ là một thủ tục pháp lý, công chứng hiện diện trong hầu hết các giao dịch dân sự và thương mại, từ mua bán nhà đất, cho đến ký kết hợp đồng tín dụng, thừa kế, ủy quyền… Mỗi điểm nghẽn nhỏ trong quy trình công chứng đều có thể kéo dài thời gian giao dịch và phát sinh chi phí xã hội. Vì vậy, việc cải cách mô hình tổ chức đang được kỳ vọng là “cú hích” để cải thiện toàn diện chất lượng dịch vụ.

Chia sẻ với phóng viên, anh Lưu Văn Tuấn - Cán bộ một công ty bất động sản tại huyện Sóc Sơn (TP Hà Nội) kỳ vọng quá trình chuyển đổi sẽ giúp hệ thống công chứng hoạt động linh hoạt và chuyên nghiệp hơn.

“Đặc biệt ở những khu vực ven đô, nơi người dân giao dịch nhà đất nhiều. Cái người dân cần không phải là thay đổi biển hiệu, mà là cải tiến thực sự về cách làm việc. Rõ ràng từ đầu về giấy tờ cần chuẩn bị, có thể tra cứu online trước, đến nơi không mất quá nhiều thời gian chờ đợi”, anh Lưu Văn Tuấn nói.

Anh Tuấn cũng cho biết thêm, nhiều khách hàng của anh từng phải quay lại phòng công chứng hai, ba lần chỉ vì thiếu giấy tờ mà không được hướng dẫn rõ ràng từ đầu. “Chúng tôi không kỳ vọng phải quá nhanh, mà cần sự chắc chắn, nhất quán, và nếu có thể, hãy số hóa quy trình để giảm bước trung gian”, anh chia sẻ.

Từ góc nhìn doanh nghiệp, ông Nguyễn Duy Phương – Chủ tịch HĐQT Công ty CP Heway Vina nhấn mạnh rằng, với doanh nghiệp, thời gian là yếu tố cốt lõi.

“Chúng tôi ký hợp đồng gần như hằng tuần, thậm chí nhiều ngày phải xoay vòng xử lý từ 3 đến 5 bộ hồ sơ. Nếu hệ thống công chứng vận hành linh hoạt hơn, cho phép đặt lịch trước, cam kết thời gian xử lý, thì hiệu suất của doanh nghiệp sẽ tăng lên rõ rệt”, ông Nguyễn Duy Phương nhận định.

Ông Phương đặc biệt nhấn mạnh yếu tố minh bạch và nhất quán sau chuyển đổi. “Khi chuyển sang mô hình Văn phòng, cần tránh tình trạng “mỗi nơi một giá”, gây khó cho doanh nghiệp trong dự trù chi phí. Cần quy định biểu phí trần, bắt buộc niêm yết rõ ràng và có cơ chế giám sát, xử lý khi phát hiện thu vượt”.

Cũng trao đổi với Diễn đàn Doanh nghiệp, nhiều ý kiến đồng tình cho rằng, cải cách phải bắt đầu từ khâu phục vụ. Sự thuận tiện, minh bạch, chuyên nghiệp và tận tâm, đó là thước đo thực sự cho thành công của cải cách thể chế, chứ không phải số lượng các văn phòng được thành lập.

Chuyển đổi đúng hướng, thực thi phải đồng bộ

Theo nhận định của luật sư Nguyễn Đức Biên – Giám đốc Công ty Luật Đại La, chuyển đổi mô hình Phòng Công chứng sang Văn phòng Công chứng là một chủ trương lớn, phù hợp với tinh thần cải cách thể chế của Nhà nước, thúc đẩy xã hội hóa dịch vụ công. Tuy nhiên, luật sư cho rằng cần xác định ranh giới rất rõ giữa xã hội hóa và buông lỏng quản lý.

Theo ông Biên, Văn phòng Công chứng là tổ chức hành nghề dịch vụ pháp lý nhưng có vai trò hỗ trợ thực thi pháp luật trong xã hội. Vì vậy, quyền kiểm tra, giám sát hoạt động phải được nhà nước duy trì và thực thi hiệu quả.

“Cần có chế tài cụ thể với hành vi không niêm yết biểu phí, hướng dẫn sai quy trình, giữ hồ sơ chậm trễ, hay thậm chí là vi phạm đạo đức hành nghề công chứng. Không thể để mô hình chuyển đổi làm mờ đi vai trò quản lý nhà nước, đó là điểm mấu chốt”, ông Biên nhấn mạnh.

Nhìn từ góc độ thể chế hành chính tư pháp, luật sư Tạ Anh Tuấn – Giám đốc Công ty Luật Emme Law phân tích: “Việc chuyển đổi mô hình cần gắn với việc đầu tư nền tảng dữ liệu pháp lý, liên thông với hệ thống đất đai, dân cư, đăng ký doanh nghiệp… để giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ bản cứng, tăng tốc độ xác minh và rút ngắn quy trình thẩm định hồ sơ”.

Theo ông Tuấn, ngoài yếu tố công nghệ, cần tổ chức đào tạo lại cho đội ngũ công chứng viên, từ kỹ năng nghiệp vụ đến đạo đức hành nghề. Đồng thời, vai trò của các Hội Công chứng viên cần được nâng lên, không chỉ để bảo vệ nghề nghiệp, mà còn để giám sát và phản biện chính sách.

“Một Văn phòng Công chứng có thể hoạt động theo mô hình doanh nghiệp, nhưng không phải là doanh nghiệp thuần túy. Họ thực hiện chức năng đặc thù có yếu tố công quyền, nên phải song hành giữa năng lực hành nghề và trách nhiệm xã hội”, ông Tuấn khẳng định.