Gửi bình luận
Và quan trọng là: giao đúng việc đúng người!
Từ xuất thân khiêm tốn, Napoleon Bonaparte đã trở thành hoàng đế nước Pháp và nắm quyền phần lớn châu Âu. Ông từng có câu nói với sự tự tin mạnh mẽ: "Nếu muốn làm tốt điều gì đó, hãy tự mình làm nó."
Tin tưởng vào khả năng của chính mình là điều tối quan trọng để thành công. Nhưng chẳng giống như vị hoàng đế khét tiếng kia từng tin tưởng, bạn chẳng thể tự làm tất cả mọi việc. Tất cả chúng ta đều cần sự ủy quyền, giao nhiệm vụ.
Nói đến giao việc thì có vẻ dễ dàng, nhưng chắc chắn nói thì dễ hơn làm rồi. Chúng ta thường bảo vệ công việc của mình. Đôi khi chúng ta không tin tưởng khả năng của các thành viên trong nhóm. Hoặc cũng đôi khi, đó là việc chúng ta muốn tự tay làm.
Nhưng để lãnh đạo hiệu quả hơn thì giao việc là điều cần thiết. Bạn cần phải giải phóng bản thân để tập trung vào những vấn đề cao cấp hơn, như phát triển doanh nghiệp.
Vào những ngày đầu khởi nghiệp, tôi đã dành toàn bộ ngày làm việc của mình để giải quyết các vấn đề hỗ trợ. Rồi khi tôi thuê những người đáng tin cậy để chia sẻ khối lượng công việc, thì tôi mới có thời gian để tập trung cho những việc khác như cải thiện sản phẩm hay phát triển các chiến lược mới.
Tôi cũng hiểu được rằng trao quyền hợp lý cũng là một nghệ thuật. Một khi bạn đạt được sự cân bằng phù hợp, nhân viên sẽ hạnh phúc hơn, khách hàng sẽ hài lòng hơn và công ty sẽ tốt hơn.
Bill Gates từng nói: "Trong thế kỷ tới, lãnh đạo là những người biết trao quyền cho người khác." Cả quản lý và nhân viên sẽ được hưởng lợi từ việc trao quyền. Tất nhiên, ban đầu các nhà quản lý cần đầu tư thời gian vào việc đào tạo và tạo ra hệ thống giám sát các nhiệm vụ họ cần giảm tải.
Ví dụ, nếu bạn cần giao việc chăm sóc khách hàng, hãy dành thời gian hướng dẫn nhân viên những quy trình bạn đang làm. Khi họ bắt đầu thực thi nhiệm vụ, hãy nhớ đánh giá công việc của họ vài ngày một lần. Các lần đánh giá sẽ giãn dần theo thời gian. Sau khoảng thời gian đó, người quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung phát triển doanh nghiệp.
Đối với nhân viên, sự gắn kết sẽ tăng lên khi họ đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn. Người lãnh đạo muốn nhân viên gắn bó thì nên liên tục thách thức, cho họ cơ hội phát triển và thăng tiến. Bạn thậm chí có thể thấy nhân viên của bạn có thể thể hiện vượt trội hơn chính bạn.
Khi tôi giao nhiệm vụ cho người khác, họ thường hoàn thành kết quả mong muốn và cải thiện quy trình cơ bản. Lúc này thì cả nhân viên và công ty đều được hưởng lợi từ hành động ủy thác đơn giản này.
Đầu tiên, hãy lựa chọn công việc bạn có thể chuyển giao cho người khác. Nếu bạn không chắc, hãy thử khi:
- Nếu ai đó trong nhóm có thể làm tốt hơn bạn. Tại công ty tôi, luôn có ai đó hiểu biết và có kinh nghiệm phù hợp hơn tôi, và đó là điều tốt. Bởi nó chứng minh rằng tôi đang làm tốt công tác tuyển dụng. Nếu bạn nhận ra ai đó có thể mang lại kết quả tốt trong thời gian ngắn hơn, đừng ngần ngại giao việc cho họ.
- Bạn có thể lấy lại được thời gian, năng lượng và sự tập trung quý giá. Thay vì để thời gian mỗi ngày đều bị bốc hơi với núi công việc bận rộn, hãy giao việc đi. Sau đó bạn có thể dành năng lượng của mình cho những công việc lớn lao hơn mà ngoài bạn không ai có thể làm.
- Một công việc tốn thời gian (mà không yêu cầu kiến thức hay chuyên môn). Các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều công việc nhỏ như nghiên cứu hay xử lý dữ liệu cần được phân công lại. Khi giai đoạn chuẩn bị hoàn tất, bạn có thể dễ dàng xem xét và xử lý tiếp phần việc còn lại.
- Bạn cũng đang có nhiều ưu tiên khác. Đôi khi, chúng ta rơi vào những thời điểm cần hoàn thành nhiều dự án cùng lúc. Thay vì bỏ lại một trong số chúng, hãy nghĩ xem bạn có thể giao chúng cho ai để tập trung vào những phần còn lại.
Khi tôi sẵn sàng giao việc, tôi chỉ tuyển một nhân viên chăm sóc khách hàng. Khi người này đã được đào tạo bài bản thì tôi mới lập ra một nhóm.
Bằng việc làm này, việc chăm sóc khách hàng của chúng tôi không hề bị gián đoạn, ngay cả khi có một nhân viên nghỉ phép hoặc bị ốm. Sau đó, tôi đã tuyển thêm một người để quản lý nhóm hỗ trợ, đưa ra phản hồi khi cần thiết.
Khi bộ phận chăm sóc khách hàng được thiết lập đầy đủ, tôi tập trung vào việc xây dựng nhóm bảo trì. Cứ như vậy, tôi đã hoàn thành việc chuyên môn hóa các bộ phận trong doanh nghiệp,
Giao việc hiệu quả nhất là khi các nhà quản lý giải thích lý do tại sao công việc đang được phân công lại. Khi chúng ta phân tích được làm sao để một nhiệm vụ phù hợp với mục tiêu chung của công ty và tại sao nhân viên này là người phù hợp, chúng ta sẽ tăng cơ hội hoạt động hiệu quả.
Thêm vào đó, giao việc không đồng nghĩa với việc đá quả bóng đi và mặc kệ nó. Khi nhà quản lý giao việc nhưng không kiểm soát thì quá trình này sẽ trở nên tồi tệ.
Người quản lý thành công cần biết đo lường kết quả và đưa ra những thông tin phản hồi. Ngay cả khi bạn không còn quản lý nhóm đó nữa, hãy cứ kiểm tra thường xuyên và theo dõi hiệu suất, quy trình đã tối ưu chưa.
Người quản lý hiệu quả sẽ chỉ định công việc và để nhân viên tìm cách hoàn thành công việc. Thay vì cảm giác bị soi mói, nhân viên sẽ cảm thấy mình có giá trị và động lực để chứng minh khả năng của mình.
Điều này có vẻ là thử thách. Bởi là một doanh nhân, lãnh đạo, bạn yêu doanh nghiệp của mình. Đó là lý do khiến bạn bắt đầu.
Dù có yêu công việc như thế nào, nếu không biết ủy thác, bạn sẽ cản trở sự phát triển của cả nhân viên và công ty.
Một người mở nhà hàng vì cô ấy thích nấu ăn, nhưng trong nhiều trường hợp, cô ta cần bước ra khỏi bếp. Chỉ như thế, cô mới có thể cống hiến hết mình cho những mục tiêu lớn hơn như xây dựng thương hiệu và nâng tầm doanh nghiệp.
Cuối cùng, giao việc có nghĩa là bạn làm ít hơn để có thời gian tập trung vào các phần việc thiết yếu hơn.
Đó là việc cho phép những người có khả năng nhất đảm nhiệm nhiều trách nhiệm hơn.
Đó là việc xây dựng các đội nhóm mạnh hơn, giải phóng bản thân để làm những việc chỉ bạn mới có thể đảm nhiệm. Điều này sẽ giúp toàn bộ tổ chức định vị và phát triển tốt hơn.
