Quản lý cửa hàng thuốc bán lẻ: Không còn là bài toán khó

Tuy nhiên, kinh doanh nhà thuốc là loại hình kinh doanh đặc thù, do đó việc quản lý hàng hóa đầu vào, đầu ra, hay hạn sử dụng của hàng trăm, hàng nghìn loại thuốc được bày bán tại cửa hàng là bài toán hóc búa cho chủ chuỗi nhà thuốc. 

Doanh thu… giảm dần đều 

Thực trạng “cười ra nước mắt này” diễn ra với không ít nhà đầu tư vào chuỗi cửa hàng thuốc hiện nay. Hầu hết các nhà đầu tư thường kinh doanh khá hiệu quả ở cửa hàng đầu tiên. Nhưng khi mở đến cửa hàng thứ 2,3... thì doanh thu, lợi nhuận bắt đầu giảm dần. Nguyên nhân chính là khi số lượng cửa hàng tăng lên, đồng nghĩa với việc số lượng hàng hóa, nhân viên, khách hàng… đều tăng với cấp số nhân và chủ chuỗi nhà thuốc nếu không có công cụ hỗ trợ sẽ rơi vào tình trạng không kiểm soát được chính các cửa hàng do mình mở ra.

Anh Lê Minh Đạt, chủ một hệ thống cửa hàng thuốc tại phố Thái Thịnh (Hà Nội) cũng là người đã từng trải qua những thời điểm như vậy. Cửa hàng thuốc đầu tiên do anh Đạt mở ra khá thuận lợi, nhưng cũng đồng nghĩa với việc anh luôn tất bật từ sáng sớm đến khi tối muộn. Cửa hàng đóng cửa cũng là lúc anh bắt đầu loay hoay với đống sổ sách ghi chép trong cả ngày. Thời gian đầu, việc cộng cộng trừ trừ doanh thu lỗ lãi bằng tay thủ công khiến anh nhiều lần bị nhầm lẫn. Sau này, anh Đạt sử dụng công cụ Excel trên máy tính nên kết quả chính xác hơn, thế nhưng việc nhập dữ liệu từ sổ vào máy tính cũng mất thời gian không kém.

Đến khi cửa hàng thứ 2 và thứ 3 đi và hoạt động, anh Đạt mới thực sự rơi vào cảnh “Càng lớn - càng khổ”. Thuê đến cả 6 nhân viên nhưng hàng ngày anh vẫn cứ phải chạy đi chạy lại để tổng hợp số liệu từ từng cửa hàng, từ số lượng hàng bán ra hàng ngày, cho đến hàng nhập vào, phân phối đến từng cửa hàng ra sao. Cũng không phải lúc nào anh cũng có mặt được ở cửa hàng nên đôi khi cũng phải phó mặc vào sự trung thực nhân viên. “Tôi không nghĩ việc quản lý một hệ thống các cửa hàng lại vất vả đến thế. Đã có lúc tôi nghĩ đến việc chỉ giữ lại một cửa hàng để tập trung quản lý cho hiệu quả. Thế nhưng nếu về lâu dài, muốn phát triển chắc chắn phải mở rộng kênh bán hàng mới có thể tăng doanh thu và lợi nhuận”, anh Đạt chia sẻ.

Lời giải cho bài toán khó

Bài toán đau đầu đó cuối cùng đã được anh Đạt giải quyết bằng một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả. “Tôi đã dùng thử qua rất nhiều phần mềm nhưng cuối cùng chỉ có phần mềm VNPT PHARMACY là phù hợp nhất với hệ thống bán thuốc hiện nay vì giao diện vô cùng thuận tiện, dễ dàng nên có thể xuất nhập dữ liệu nhanh chóng và chuyển giao cho nhân viên thực hiện”- anh Đạt chia sẻ.

Toàn bộ công việc trước đây anh phải trực tiếp làm thủ công nay được vào hoàn toàn bằng máy và được lưu trữ dữ liệu một cách chi tiết, khoa học. Từng mặt hàng thậm chí còn được lưu vào hệ thống với hình ảnh đi kèm để tránh nhầm lẫn cho nhân viên bán hàng, có cả hạn sử dụng, lô sản xuất của mặt hàng đó. Với những lô hàng gần hết hạn, anh Đạt còn được hệ thống cảnh báo trước để có cách xử lý kịp thời, tránh được tình trạng thua lỗ.

Với phần mềm này, anh Đạt có thể giám sát bán hàng 24/7 mà không cần phải có mặt trực tiếp. Chỉ cần với thiết bị di động hoặc máy tính bảng, ngồi tại bất cứ đâu có kết nối Internet, chủ doanh nghiệp có thể ngay lập tức theo dõi được doanh số bán hàng, số liệu hàng tồn kho và dễ dàng phát hiện ra sai sót của nhân viên nếu có. Nhờ có VNPT PHARMACY, anh Đạt đã có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động khác như tìm kiếm nguồn hàng mới, phát triển nhận diện thương hiệu, công tác hậu mãi, chăm sóc khách hàng…